De nombreux articles ont été publiés sur la fraude achats, par exemple sur la modification des coordonnées bancaires ou les achats fictifs. Il est devenu capital de mettre en place des solutions pour minimiser cette fraude. Dans cet article, découvrez 6 propositions qui vous aideront à réduire votre exposition à la fraude achats.
1. Séparer et définir les tâches
La séparation des tâches (Separtation Of Duties – SOD) de chacun est un moyen d’assurer qu’un salarié n’a pas la maîtrise totale du processus d’achat. Impliquer plusieurs personnes dans l’accomplissement et la validation des tâches permet de prévenir les fraudes et les erreurs. Il devient par exemple impossible pour un individu seul de créer des fausses factures fournisseurs, ou de modifier frauduleusement des coordonnées bancaires. Les auditeurs sont particulièrement sensibles à la SOD car c’est un moyen simple de contrôler les risques fournisseurs.
2. Construire des workflows pour chaque scénario
Il est important de bâtir des workflows d’approvisionnement (de la saisie de la demande d’achats à la réconciliation de la facture). Ainsi, il y a toujours un approbateur distinct du demandeur.
Les workflows d’approbation permettent de retracer les transactions, et de prévenir la fraude achats. On a souvent tendance, dans les projets informatiques, à définir un workflow général, puis à gérer certaines exceptions par des workflows dégradés. Ce sont ces failles qui seront exploitées par les fraudeurs. Par exemple, une procédure d’achats exceptionnels en urgence peut ouvrir une brèche dans le processus de contrôle. S’il n’y a pas de processus clairement établi, un achat exceptionnel risquerait d’être validé sans passer par les contrôles habituels.
3. Mettre sous haute surveillance la modification des coordonnées bancaires fournisseurs
La meilleure façon de prévenir la fraude achats est d’avoir un outil centralisé de gestion des fournisseurs. Cela permet de réserver la lecture/édition de certaines informations à une population limitée d’utilisateurs. Ces modifications sont ensuite elle-même soumises à un workflow de validation avant publication dans le système financier.
L’un des autres avantages d’avoir un outil centralisé est de garantir l’intégrité des données pour toutes les applications du système d’information. En effet, le risque fournisseurs est minimiser car l’outil permet d’une source de données unique et fiable. La donnée est également de meilleur qualité car elle est dédoublonnée et les formats sont normalisés.
4. Autoriser les paiements uniquement aux fournisseurs validés
Il est vital de n’autoriser les paiements qu’aux fournisseurs validés à travers un processus d’activation. Bloquer la création « ad hoc » d’un fournisseur directement dans l’ERP permet d’éviter la fraude achats.
5. Mettre en place une réconciliation de type « 3-way match »
Le 3-way matching, ou réconciliation des factures à 3 facteurs, consiste à comparer le bon de commande, le bon de réception et la facture avant d’appouver une facture. Ce type de réconciliation doit être adopté pour chacune des factures, afin de sécuriser la correspondance entre tous les documents.
6. Mettre en place un « Spend Analysis »
Une analyse récurrente doit être effectuée avec des alertes spécifiques autour des factures sans commande, le dépassement budgétaire, la consommation de contrats… Tout comportement récurrent ou atypique doit être identifié et contrôlé.
L’analyse des dépenses permet d’identifier qui achète quoi, quand et à qui afin de mieux contrôler les dépenses à venir. La visibilité des dépenses est primordiale à la performance des Achats.
Ces 6 propositions ont aidé de nombreuses organisations de toutes tailles à lutter contre les fraudes liées à l’approvisionnement.
Nous vous recommandons de réviser, au moins une fois par an, l’ensemble de vos processus achats. En effet, cela vous permet de vous assurer que des actions soient bien mises en places pour minimiser ce risque. L’évolution des pratiques et des processus au sein d’une entreprise ouvre toujours la porte à de nouvelles opportunités de fraude.