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Comment rater son projet Source to Pay ?

, par t.jaffry

Dans cet article, nous avons décidé de prendre le contrepied des sempiternelles «best practices » pour vous présenter tout ce qu’il ne faut pas faire ou croire lorsque l’on aborde un projet de transformation digitale Source to Pay. Ces conseils sont le fruit de nos 17 ans d’expérience dans la mise en œuvre de ces solutions.

Anti-Conseil n°1 : Ne perdez pas de temps à préparer vos données

La qualité des données fournisseurs n’a que peu d’incidence sur la réussite des projets Source to Pay et sur l’utilisation optimale des solutions déployées.

Avant de démarrer, il n’est donc pas nécessaire de vérifier que vos données fournisseurs sont fiables et exploitables, ni de prévoir une phase de nettoyage et d’enrichissement de votre base. Vous aurez tout loisir de faire les correctifs au fil de l’eau, notamment lorsque vous constaterez des problèmes de rapprochement entre les commandes et les factures. En résumé, pour bien démarrer, ne pensez pas à vos données !

Anti-Conseil n°2 : Vous n’avez rien à faire, l’intégrateur se charge de tout

Une fois que vous avez choisi le prestataire et la solution, votre mission est terminée. En effet, c’est l’intégrateur qui va prendre les rênes de votre projet et le piloter sans que vous n’ayez à intervenir. Nul besoin donc d’animer des ateliers de cadrage en amont avec toutes les parties prenantes pour identifier les axes stratégiques et les actions préalables à réaliser comme la définition des processus cibles.

Notre conseil : démarrez tout de suite et ne perdez pas de temps à étudier les modes de fonctionnement et les besoins respectifs de chaque équipe. Les utilisateurs vous communiqueront leurs demandes d’évolution quand la solution sera mise en place.

Anti-Conseil n°3 : Ne réfléchissez pas à faire évoluer vos processus achat, reprenez l’existant

La meilleure approche est de reproduire à l’identique les processus que vous gérez manuellement ou dans plusieurs applications. Ainsi, vous visualiserez vos données exactement comme dans vos fichiers Excel. Pas de changement !

Cela vous évite d’ajuster les processus existants, voire d’en créer de nouveaux, comme la mise du jour du référentiel fournisseurs. Voir vos données comme dans un tableur est largement suffisant. Vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités de votre solution Source to Pay, notamment la gestion des catalogues ou des appels d’offres.

Anti-Conseil n°4 : N’hésitez pas à demander des développements spécifiques

Par expérience, nous vous conseillons de recourir au maximum aux développements spécifiques. Ils vous permettront d’adapter l’application à vos besoins particuliers ou de reproduire des processus existants. Même si l’ajout de ces prestations peut ralentir un peu le projet, vous serez assuré.e d’avoir une application véritablement unique qui ne profitera pas des nouvelles fonctionnalités développées par l’éditeur. Dans le calcul du TCO, n’oubliez pas de prévoir un budget supplémentaire pour refaire ces développements à chaque changement de version.

Anti-Conseil n°5 : Pensez à changer votre organisation achat pendant le projet

Avant de démarrer, il n’est pas nécessaire de s’interroger sur l’organisation du service achat, la pertinence des critères d’évaluation des fournisseurs, la gouvernance des données ou le choix des KPI.

Vous pourrez aisément faire évoluer votre organisation en cours de projet sans aucune répercussion sur le planning de mise en œuvre. Certes, vos équipes internes seront fortement mobilisées puisqu’elles devront gérer deux projets au lieu d’un, mais cela n’aura aucun impact sur la satisfaction et l’adhésion des utilisateurs.

Anti-Conseil n°6 : Ne vous préoccupez pas des disponibilités de votre équipe projet

Valider la disponibilité des équipes avant d’établir le planning de déploiement n’est pas indispensable. Pas utile non plus d’intégrer des plages dédiées au projet dans leur charge de travail en prévoyant de décaler ou déléguer les tâches qu’ils ne pourront prendre en charge.

Il en est de même pour le service IT. Les projets de Source to Pay sont initiés et menés par les directions métier. Vous ferez appel à la direction informatique le moment venu, en particulier pour le développement des interfaces. Comme elle n’a pas d’autres projets en cours, elle pourra répondre immédiatement à vos demandes.

Anti-Conseil n°7 : Déployez tout, tout de suite. Vos collaborateurs adorent le big bang

Dans la grande majorité des cas, il n’est pas pertinent de lotir le projet en débutant sur un périmètre restreint, simple et bien délimité, comme la demande d’achat, le SRM ou la gestion des appels d’offre.

Tout changer du jour au lendemain et gérer simultanément les tâches quotidiennes et l’adaptation à un nouveau logiciel ne pose aucun problème aux utilisateurs. Au contraire, ils adorent le changement surtout quand il est radical et pas préparé. L’accompagnement lors du déploiement (hotline, formation, e-learning…) est donc totalement superflu.

Anti-Conseil n°8 : Ne vous occupez plus de rien quand la solution sera mise en place

Le jour de la mise en production, vous pouvez considérer votre projet comme terminé !  Il est rare d’effectuer des ajustements ou des évolutions après le déploiement. Comme vous n’avez pas préparé le projet et tout déployé d’un coup sans accompagner les utilisateurs, vous avez mis toutes les chances de votre côté pour un ROI optimal.

Créer une communauté d’utilisateurs, favoriser les échanges réguliers avec les key users ou mettre en place une gouvernance des données sont donc des « worst pratices ». S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue demande trop de temps et d’investissement pour vos équipes qui ont sûrement mieux à faire. Il sera bien temps d’envisager des évolutions dans un an ou deux…ou pas !

Vous cherchez à totalement rater réussir votre projet Source-to-Pay ?