Cet article est la seconde partie de « Comment rater son projet Source to Pay ? » où nous avons décidé de prendre le contrepied des sempiternelles « best practices » pour vous présenter tout ce qu’il ne faut pas faire ou croire lorsque l’on aborde un projet de transformation digitale Source to Pay. Ces conseils sont le fruit de nos 17 ans d’expérience dans la mise en œuvre de ces solutions.

  • Anti-Conseil n°5 : Pensez à changer votre organisation achat pendant le projet

Avant de démarrer, il n’est pas nécessaire de s’interroger sur l’organisation du service achat, la pertinence des critères d’évaluation des fournisseurs, la gouvernance des données ou le choix des KPI.

Vous pourrez aisément faire évoluer votre organisation en cours de projet sans aucune répercussion sur le planning de mise en œuvre. Certes, vos équipes internes seront fortement mobilisées puisqu’elles devront gérer deux projets au lieu d’un, mais cela n’aura aucun impact sur la satisfaction et l’adhésion des utilisateurs.

  • Anti-Conseil n°6 : Ne vous préoccupez pas des disponibilités de votre équipe projet

Valider la disponibilité des équipes avant d’établir le planning de déploiement n’est pas indispensable. Pas utile non plus d’intégrer des plages dédiées au projet dans leur charge de travail en prévoyant de décaler ou déléguer les tâches qu’ils ne pourront prendre en charge.

Il en est de même pour le service IT. Les projets de Source to Pay sont initiés et menés par les directions métier. Vous ferez appel à la direction informatique le moment venu, en particulier pour le développement des interfaces. Comme elle n’a pas d’autres projets en cours, elle pourra répondre immédiatement à vos demandes.

  • Anti-Conseil n°7 : Déployez tout, tout de suite. Vos collaborateurs adorent le big bang

Dans la grande majorité des cas, il n’est pas pertinent de lotir le projet en débutant sur un périmètre restreint, simple et bien délimité, comme la demande d’achat, le SRM ou la gestion des appels d’offre.

Tout changer du jour au lendemain et gérer simultanément les tâches quotidiennes et l’adaptation à un nouveau logiciel ne pose aucun problème aux utilisateurs. Au contraire, ils adorent le changement surtout quand il est radical et pas préparé. L’accompagnement lors du déploiement (hotline, formation, e-learning…) est donc totalement superflu.

  • Anti-Conseil n°8 : Ne vous occupez plus de rien quand la solution sera mise en place

Le jour de la mise en production, vous pouvez considérer votre projet comme terminé !  Il est rare d’effectuer des ajustements ou des évolutions après le déploiement. Comme vous n’avez pas préparé le projet et tout déployé d’un coup sans accompagner les utilisateurs, vous avez mis toutes les chances de votre côté pour un ROI optimal.

Créer une communauté d’utilisateurs, favoriser les échanges réguliers avec les key users ou mettre en place une gouvernance des données sont donc des « worst pratices ». S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue demande trop de temps et d’investissement pour vos équipes qui ont sûrement mieux à faire. Il sera bien temps d’envisager des évolutions dans un an ou deux…ou pas !

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