Dans cet article, nous avons décidé de prendre le contrepied des sempiternelles «best practices » pour vous présenter tout ce qu’il ne faut pas faire ou croire lorsque l’on aborde un projet de transformation digitale Source to Pay. Ces conseils sont le fruit de nos 17 ans d’expérience dans la mise en œuvre de ces solutions.

• Anti-Conseil n°1 : Ne perdez pas de temps à préparer vos données
La qualité des données fournisseurs n’a que peu d’incidence sur la réussite des projets Source to Pay et sur l’utilisation optimale des solutions déployées. Avant de démarrer, il n’est donc pas nécessaire de vérifier que vos données fournisseurs sont fiables et exploitables, ni de prévoir une phase de nettoyage et d’enrichissement de votre base. Vous aurez tout loisir de faire les correctifs au fil de l’eau, notamment lorsque vous constaterez des problèmes de rapprochement entre les commandes et les factures. En résumé, pour bien démarrer, ne pensez pas à vos données !

• Anti-Conseil n°2 : Vous n’avez rien à faire, l’intégrateur se charge de tout
Une fois que vous avez choisi le prestataire et la solution, votre mission est terminée. En effet, c’est l’intégrateur qui va prendre les rênes de votre projet et le piloter sans que vous n’ayez à intervenir. Nul besoin donc d’animer des ateliers de cadrage en amont avec toutes les parties prenantes pour identifier les axes stratégiques et les actions préalables à réaliser comme la définition des processus cibles.
Notre conseil : démarrez tout de suite et ne perdez pas de temps à étudier les modes de fonctionnement et les besoins respectifs de chaque équipe. Les utilisateurs vous communiqueront leurs demandes d’évolution quand la solution sera mise en place.

• Anti-Conseil n°3 : Ne réfléchissez pas à faire évoluer vos processus achat, reprenez l’existant
La meilleure approche est de reproduire à l’identique les processus que vous gérez manuellement ou dans plusieurs applications. Ainsi, vous visualiserez vos données exactement comme dans vos fichiers Excel. Pas de changement ! Cela vous évite d’ajuster les processus existants, voire d’en créer de nouveaux, comme la mise du jour du référentiel fournisseurs. Voir vos données comme dans un tableur est largement suffisant. Vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités de votre solution Source to Pay, notamment la gestion des catalogues ou des appels d’offres.

• Anti-Conseil n°4 : N’hésitez pas à demander des développements spécifiques
Par expérience, nous vous conseillons de recourir au maximum aux développements spécifiques. Ils vous permettront d’adapter l’application à vos besoins particuliers ou de reproduire des processus existants. Même si l’ajout de ces prestations peut ralentir un peu le projet, vous serez assuré.e d’avoir une application véritablement unique qui ne profitera pas des nouvelles fonctionnalités développées par l’éditeur. Dans le calcul du TCO, n’oubliez pas de prévoir un budget supplémentaire pour refaire ces développements à chaque changement de version.

Ne manquez pas la seconde partie…

Menu