A première vue, l’épidémie du COVID-19 et ses répercussions (arrêt de l’activité économique, confinement, fermeture des frontières) pourrait sembler peu propice au démarrage d’un projet Source to Pay. Et pourtant, Fluxym a relevé ce défi en mobilisant ses équipes et en adaptant sa méthodologie de projet.
Résultat : le module SRM de la solution Ivalua mis en production en 4 semaines chrono et entièrement à distance !

Le projet Source to Pay : une priorité stratégique pour 2020

Début 2020, un groupe international de conseil et de services aux entreprises décide de passer en priorité 1 le déploiement d’une solution unique pour suivre l’ensemble de sa chaîne achat.
Ce projet d’automatisation des processus métiers répond à plusieurs enjeux. Naturellement, les attentes du groupe sont fortes en termes de gains financiers, d’efficacité opérationnelle et de visibilité des dépenses. Mais la transformation digitale des processus achats est aussi une opportunité d’améliorer le confort des utilisateurs, d’accroître l’engagement des collaborateurs, en supprimant de nombreuses tâches fastidieuses.

Une méthodologie repensée pour démarrer le projet en plein confinement

Bien évidemment, la crise du COVID-19 a obligé Fluxym et son client à revoir l’organisation et le planning du projet. L’intégrateur a donc adapté sa méthodologie pour coordonner le déploiement de l’ensemble des modules de la suite Ivalua (Supplier Management, Contract, Catalogs, Items, Procurement et Invoice) en 3 mois seulement.

Bertrand Lesné – Source to Pay Leader de Fluxym

« Pour réussir ce challenge, nous avons décidé, en accord avec notre client, de coller au maximum aux processus standards de la solution, en prévoyant quelques adaptations à la marge, et de gérer le projet avec des sprints courts de 15 jours. Par ailleurs, nous avons revu l’organisation des sessions de travail sur des formats plus resserrés de 3 heures, mieux adaptés au travail à distance des participants répartis dans plusieurs pays. De ce fait, les workshops ont été très efficaces, chacun étant mobilisé sur les objectifs à atteindre et les délais à respecter ».

Une bonne pratique à garder pour le monde d’après ?

Le premier lot Fournisseurs déployé en 4 semaines

Avec le module SRM d’Ivalua, Fluxym a bâti le socle de la solution Source to Pay en créant un référentiel unique pour les 1200 fournisseurs du groupe. Après avoir suivi une formation utilisateur, 20 acheteurs ont eu pour mission de

  • Créer les nouveaux fournisseurs
  • Mettre à jour les données des fournisseurs existants (documents légaux, certificats…)
  • Accréditer les sociétés qui se sont référencées sur le portail de la solution, en enregistrant leurs homologations géographiques et leurs catégories d’achat.

Les secrets de cette réussite

Pour ce projet, les facteurs clés de succès sont à la fois technologique, méthodologique et humain :

  • Technologique : parce que la richesse fonctionnelle du paramétrage standard d’Ivalua a répondu aux attentes d’une entreprise internationale en quête d’une gestion complète et unifiée de ses processus achats.
  • Méthodologique : car la démarche projet a été totalement repensée pour s’adapter au contexte. Elle y a forcément gagné en agilité, notamment en raison de la participation des décideurs aux groupes de travail et aux revues très régulières qui ont permis d’appliquer des mesures correctives au fil de l’eau et d’éviter les dérives.
  • Humains : car, comme il est coutume de rappeler lors des remises de prix, rien n’aurait été possible sans la mobilisation et la réactivité conjointes des équipes de Fluxym et de son client. L’engagement de chacun fût nécessaire pour faire avancer le projet à un rythme élevé, avec des décideurs engagés, pour ne laisser aucun point bloquant ouvert à la fin des sessions d’ateliers.

L’intégralité de la solution déployée en 3 mois

Le projet est donc sur les rails et les équipes de Fluxym sont déjà à pied d’œuvre pour déployer les lots suivants, à savoir les modules contrats, catalogues et articles, suivis des modules Procurement et Invoice, pour un Go live final prévu fin juillet.

Christophe Rivayran – Directeur associé de Fluxym

« Nous sommes très fiers d’accompagner notre client dans la réussite de ce projet, d’autant plus stratégique dans le contexte actuel.
La méthode agile que nous avons élaborée nous permet de proposer à nos futurs clients une solution qui répond rapidement aux nombreux défis du « monde d’après » comme évaluer les fournisseurs pour anticiper les risques, trouver des fournisseurs alternatifs pour sécuriser la Supply Chain, travailler et collaborer à distance en toute sécurité.
»

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