Le RFI (Request For Information) est une pratique courante dans le processus de sourcing qui consiste à collecter et organiser des informations sur les fournisseurs potentiels et leurs offres.
S’il est bien fait, il fournit de nouvelles données au responsable du sourcing ainsi qu’aux parties prenantes pour évaluer qualitativement l’état du marché. Couplé aux données quantitatives des RFQ (Request For Quote) comme le prix et la disponibilité, il permet à l’équipe dédiée au sourcing stratégique de réduire le nombre d’offres lors de la sélection d’un fournisseur.
Malheureusement, les appels d’offres ne sont pas toujours bien faits. Il n’est pas rare qu’ils contiennent des centaines, voire des milliers, de questions et deviennent de véritables « usines à gaz » pour les fournisseurs mais aussi pour les acheteurs qui frôlent l’overdose d’informations. Cela se traduit côté vendeurs par une augmentation des prix pour compenser les coûts de vente additionnels et la perte de temps et, du côté des acheteurs, par des efforts colossaux pour lire et comprendre chaque réponse reçue.
Une telle opinion peut sembler paradoxale de ma part, moi qui ai vendu pendant plus de 20 ans des logiciels pour faciliter la rédaction, l’envoi, l’analyse et l’attribution des RFI et RFQ ! En définitive, je suis dans la même position qu’un marchand d’armes qui traverserait un champ de bataille en criant “Ne tirez pas !”, à la fois coupable et accusé.
Cependant, j’ai moi aussi essuyé des tirs durant toutes ces années quand je répondais aux RFI sur notre logiciel de gestion des dépenses. J’ai dû engager une équipe dédiée pour absorber la charge de travail et j’ai vécu cette situation du point de vue du fournisseur.
Dans la grande majorité des cas, la réponse aux RFI représentait un travail considérable. Jour après jour, nous répondions aux mêmes questions mais de manière différente puisque chaque acheteur avait sa propre formulation, rendant toute automatisation impossible. De toutes façons, aucun vendeur qui se respecte ne confierait cette tâche à une ressource offshore ou un robot car c’est pour lui une occasion unique d’être en contact avec son prospect. Mais encore une fois, nous doutions fortement qu’il lise chacune des 500 réponses des 5 ou 10 fournisseurs sollicités.
Ce système est encore plus pervers quand les acheteurs créent leur propre grille de notation. Au premier abord, cela peut sembler être une bonne idée. Mais en réalité, pour la plupart des achats indirects, ce sont des services ou des produits sur-mesure que vous recherchez. Dans certains cas, les RFI détaillent des fonctionnalités que les acheteurs vont ensuite considérer comme faisant partie intégrante des livrables sous garantie. Pourtant, ce n’est pas parce qu’un fournisseur est en capacité de proposer telle ou telle fonctionnalité que l’acheteur est en droit de l’exiger gratuitement, une fois le contrat est négocié.
A l’évidence, ce sont des enjeux importants qui provoquent une augmentation du prix de vente de vos fournisseurs et un allongement du délai de sourcing pour vos acheteurs, réduisant par là même le nombre de missions réalisables dans une année. Tout ceci n’est pas bon pour vos finances !
Cependant, il existe des stratégies alternatives qui peuvent être appliquées. Je vous propose d’en examiner quelques-unes :
Demander la meilleure réponse
Si vous faites du sourcing dans une catégorie pour laquelle les fournisseurs répondent régulièrement à des appels d’offres, vous pouvez profiter de leur expérience en leur demandant leur meilleure réponse.
L’intérêt de cette démarche est de raccourcir le temps de préparation du RFI et d’obtenir des retours rapides. Vos fournisseurs gagnent du temps et de l’argent en vous envoyant le dossier avec lequel ils ont gagné une affaire récemment. Bien sûr, vous obtiendrez un éventail de réponses très large mais l’idée de voir comment ils ont remporté un marché et sur quels critères ils sont les plus performants.
De plus, il est très intéressant de voir les questions posées par d’autres acheteurs auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé. Cela vous donne une nouvelle vision du marché. Profitez du temps gagné lors de la phase de préparation pour élaborer des processus de suivi plus ciblés et pour approfondir vos connaissances du marché.
Consulter les analystes
De nombreux organismes ont mis au point des pratiques d’analyse très élaborées. Auparavant, ils se contentaient d’interviewer les fournisseurs et de regarder des démonstrations. Aujourd’hui, ils envoient leurs propres RFI et les utilisent pour créer des classements par secteur comme Gartner Magic Quadrant, Forrester Wave… Dans la catégorie des logiciels de gestion des dépenses que je connais bien, nous répondions à leur RFI chaque année et nous devions même mettre à jour certains tous les trimestres !
Si cela existe dans la catégorie que vous ciblez, vous pouvez utiliser les classements des analystes. Les meilleurs d’entre eux donnent libre accès à leurs recherches et vous permettent de modifier la pondération des secteurs évalués en fonction de votre situation particulière.
Exiger des réponses détaillées
Cela peut sembler contre-intuitif mais demander une réponse approfondie à un fournisseur peut vous offrir des perspectives intéressantes et vous faire gagner du temps sur le long terme. Si vous recherchez une catégorie pour laquelle tous les fournisseurs satisfont parfaitement les besoins de base, vous souhaiterez sûrement analyser ce qui les différencie.
Un bon moyen d’y parvenir est de poser moins de questions mais d’exiger des réponses plus complètes. Par exemple, dans la catégorie des achats de services, vous pouvez demander aux fournisseurs de rédiger un document sur leur méthodologie de gestion des risques liés à votre projet en leur soumettant un cas concret. Les meilleurs vous apporteront une réponse personnalisée qui reflétera ce qu’ils ont compris de votre projet. Ils présenteront leur expérience acquise lors de projets similaires et mentionneront des risques que vous n’auriez peut-être pas identifiés. Les « moins bons » se contenteront de joindre un document décrivant leur philosophie sur la gestion des risques.
Avec quelques questions ouvertes, vous pouvez donc analyser en profondeur les différences entre les vendeurs sans surcharger vos appels d’offres de questions en quantité astronomique.
Pour chacune de ces méthodes, tenez bien compte des étapes de suivi. Comme vous allez obtenir des informations intéressantes plus rapidement, vous devrez les examiner avec les fournisseurs ou les parties prenantes. Ceci aura une incidence sur la structure finale de votre appel d’offres.
Donc faites preuve de célérité pour que le processus d’appels d’offres ne devienne pas un obstacle chronophage qui entrave la réussite de vos projets de sourcing !
A propos de l’auteur :
Paul Noel a consacré sa carrière à l’amélioration de la rentabilité des entreprises par l’efficacité des opérations et la gestion des dépenses. De par son travail chez Ivalua, Ariba, Softface et Blackhog, la spécialité de Paul est d’exploiter les logiciels et services standards pour créer des solutions spécifiques pour les entreprises, petites et grandes, locales et internationales. Il a fait évoluer les solutions logicielles B2B pour répondre à la demande explosive du marché sans jamais sacrifier la réussite des clients existants.