La préparation est le (seul) secret pour réussir
la transformation digitale des achats

Cet article a été écrit par Thierry Jaffry, Vice-Président, North America de Fluxym, et publié pour la première fois en anglais sur LinkedIn

Cela fait bien longtemps que j’avais envie d’écrire un article sur ce sujet. Après 12 ans d’implémentation de solutions Source to Pay, j’ai pu identifier un facteur clé de succès, commun à tous les projets, quelle que soit la taille de l’entreprise, son niveau de maturité ou le périmètre du projet : la préparation.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Comment une organisation peut-elle se préparer à la transformation digitale des achats ?

Je trouve intéressant de constater que l’approche PPT (Process, People, Tools), déjà en vogue dans les années 60, est toujours d’actualité. Tout département Achats désireux de réussir son projet de transformation digitale doit s’atteler à la préparation des Processus, des Personnes et de la Technologie.

1. Préparation des Processus

C’est l’un des principaux sujets de discussion avec nos clients, et je commencerai par cette affirmation : « les ateliers de conception des solutions n’ont pas vocation à découvrir ou à définir les processus cibles, mais seulement à établir comment ils vont s’intégrer dans la nouvelle solution ». En d’autres termes, un travail de préparation doit être effectué avant le démarrage de l’implémentation, non seulement pour évaluer et documenter les processus existants, mais aussi pour définir le modèle opérationnel et les processus cibles.

D’aucuns diront : « Comment puis- je définir mes processus cibles sans connaître les fonctionnalités de mon futur système ? ». Et cette question est légitime. Voici quelques pistes de réflexion :

  • Les processus cibles peuvent être définis avant le choix de la solution. L’évaluation des outils se fera sur la base de cas d’usages concrets et sur la capacité de la technologie à adresser vos besoins.
  • La plupart des systèmes peuvent en effet apporter des bonnes pratiques, mais il n’y a pas de modèle unique pouvant convenir à toutes les organisations, même au sein d’un secteur d’activité. Les sessions de conception seront alors l’endroit idéal pour faire une analyse d’écarts entre vos processus cibles et les best practices intégrées dans l’outil. Le résultat pourra demander un léger ajustement du processus, mais sans faire de compromis.
  • Faites appel à une société de conseil qui connaît les capacités des applications. Cela fait toute la différence. Chez Fluxym, nous proposons systématiquement de faire intervenir notre équipe dédiée au conseil. Elle est composée de professionnels des Achats et de la supply chain qui peuvent faire appel à la demande à nos consultants technico-fonctionnels, experts des solutions. C’est une vraie valeur ajoutée !
  • Préparer vos processus cibles va naturellement vous apporter un éclairage sur votre feuille de route et vos choix technologiques. Personnellement, je suis un grand fan de l’approche « crawl-walk-run », car les meilleurs résultats sont obtenus par des démarches progressives, notamment en raison de la composante humaine de la transformation. Cela permet de se concentrer sur les points de blocage immédiats et les moteurs de la création de valeur, et parfois de se rendre compte qu’une approche technologique best of breed sera la plus adaptée pour couvrir vos besoins matures.

2. Préparation des Personnes

Bien sûr, il est toujours question de Conduite du Changement. Cela semble banal, mais j’ai vu de grandes entreprises avec des processus cibles bien définis, un projet d’implémentation long et méticuleux, avec en bout de course un faible taux d’adoption. Il y a de nombreuses explications à cela, la principale est que l’accompagnement au changement s’est résumé à des sessions de formation et quelques communications.

La stratégie de conduite du changement facilitera l’adoption, aidera à surmonter les barrières culturelles et comportementales face à la transformation digitale, et à minimiser le risque et l’impact du changement sur les opérations et la continuité de services.

Alors, à quoi ressemble une bonne préparation des personnes ?

  • Évaluation de l’impact et des parties prenantes
  • Mobilisation des acteurs-clés
  • Alignement de l’équipe de direction
  • Gestion de la résistance au changement
  • Communication efficace et ciblée
  • Stratégie de transition
  • Stratégie de conduite du changement en externe (fournisseurs)
  • Et (souvent oubliés), les indicateurs de mesure de la réussite (Satisfaction, Adoption, Performance, Engagement, Bénéfices..)

Cet aspect de la transformation ne doit pas être sous-estimé et nécessite d’avoir recours à des professionnels de la conduite du changement dès les premières étapes du projet.

3. Préparation de la Technologie

Enfin et surtout, l’écosystème informatique doit être prêt pour la transformation. Il convient donc de travailler sur les points suivants :

Nettoyage des données : c’est une étape obligatoire. Les données fournisseurs doivent être nettoyées avant l’implémentation d’un nouveau système S2P, car elles sont généralement obsolètes, incomplètes, inexactes ou simplement en double. Et croyez-moi, c’est un mini-projet dans le projet.
Une fois les données de mauvaise qualité identifiées, l’étape suivante consiste à définir une stratégie pour les systèmes sources (exemple : peut-on désactiver un fournisseur en doublon qui a une commande en cours ?). Cela garantira le succès de la future solution (pensez à l’onboarding fournisseurs par exemple), quality in, quality out. Mais, le nettoyage est une activité ponctuelle et dès le lendemain, de nouveaux doublons seront créés. Chaque mois, 2% de vos données fournisseurs deviennent obsolètes. D’excellentes solutions existent comme Tealbook pour enrichir la donnée fournisseurs, vérifier son exactitude et explorer des alternatives à vos fournisseurs actifs ou HICX pour gérer une base de données fournisseurs, fiable, unique et globale qui permet d’adopter une stratégie « best of breed » fluide et optimale en vue de l’intégration avec d’autres composants S2P. Elles seront d’une grande aide avec un ROI éprouvé sur toute votre architecture de solutions Source to Pay.

Intégration et bande passante des ressources IT : même si l’intégration a été considérablement facilitée par les solutions SaaS, il est toujours nécessaire que votre intégrateur dialogue avec des experts systèmes internes qui ont une connaissance approfondie de vos solutions historiques (idem pour les migrations d’ailleurs). Nos projets d’implémentation ont parfois été ralentis en raison de la disponibilité des ressources informatiques (y compris la sécurité) ou du manque de connaissances internes sur la façon d’intégrer un logiciel de niche en place. Parfois, l’option choisie pour atténuer ce risque est de se contenter d’une intégration limitée et quelques applications en stand alone, mais je pense que cela entraîne une perte de valeur significative et un écart d’adoption.

En conclusion, il existe de nombreux aspects obligatoires concernant la préparation P/P/T par lesquels une entreprise doit passer, et il est presque impossible de le faire en temps et en heure sans l’assistance externe d’experts chevronnés. L’intégrateur de la solution (ou l’éditeur SaaS) doit toujours effectuer une vérification préalable (audit du niveau de préparation), avant de commencer toute implémentation. Cela évitera beaucoup de frustration ou de déception lors du Go Live et améliorera le ROI de l’automatisation des processus achats.

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