Insead améliore les performances de ses processus Achats grâce à Fluxym et Basware

Challenges

  • Harmoniser les processus financiers sur quatre pays différents
  • Rationaliser les processus d’achats et appliquer les bonnes pratiques
  • Automatiser les factures traitées manuellement (impression et scan)
  • Création d’une équipe finance et achats avec de nouvelles responsabilités à Singapour
  • Améliorer la solution de facturation
  • Mettre en place une conduite du changement pour les utilisateurs.

Chiffres clés

  • Chiffre d’Affaires : 243 Millions €
  • Effectifs : 3 100 employés

Contexte

  • 6 entités en France, Singapour, Émirats Arabes Unis et Etats-Unis
  • 40 000 factures annuelles
  • 8 000 demandes d’achat par an
  • ERP : Oracle EBS

Modules Basware

  • Basware P2P
  • Basware Marketplace
  • Basware e-invoicing for receiving
  • Basware Analytics

Réponses

  • Inclusion de toutes les parties prenantes sur les phases de design et de test
  • Création d’un nouveau processus achat standard pour toutes entités dans Basware Procurement
  • Définition d’un processus de traitement des factures pour toutes les entités dans Basware Invoice
  • Automatisation des réceptions de factures dans Basware E-invoicing for receiving
  • Onboarding des fournisseurs pour l’envoi direct des factures sur le portail Basware.

Bénéfices

  • 100 % d’amélioration sur la visibilité et la prévision des dépenses
  • 100 % des départements inclus dans le projet
  • 75 % des achats avec commandes *
  • Amélioration de la couverture Achat de 12 % à 70 % *
  • 20 % des factures sont désormais électroniques, contre 0 % auparavant *
  • Toutes les catégories de dépenses sont couvertes par l’outil
  • L’amélioration du Sourcing Fournisseurs a permis une réduction des coûts
  • Gain de temps grâce à l’automatisation des factures (réduction des coûts).

* Données collectées en Mars 2021

En travaillant avec Basware et Fluxym, au cours des 18 derniers mois, nous avons étudié nos dépenses en détail ; nous avons examiné les tendances et réévalué où se trouvaient nos risques. Notre approche décentralisée n’était pas standardisée.

Il y avait d’excellentes pratiques, mais elles étaient différentes dans chaque département.

Un an après la mise en œuvre, nos processus P2P fonctionnent parfaitement au sein de chaque département et à travers le monde.

Anne-Gaëlle GONET,
Directrice Achats Monde