La mise en place d’une solution Procure to Pay se révèle être bien plus qu’une simple évolution technologique pour les entreprises. Il s’agit en fait d’un réel outil stratégique que les Directions Achats et Finance se doivent de mettre en œuvre et maîtriser afin de répondre aux enjeux économiques, financiers et légaux auxquels elles sont confrontées. Mais avant de mettre en place une solution P2P, il faut savoir de quoi on parle : les experts Fluxym vous expliquent.
Le Procure to Pay, kézako ?
Le Procure to Pay, ou P2P, décrit le processus d’achat et de facturation d’une entreprise, et permet de faire le lien entre les fonctions achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs.
Depuis l’expression du besoin d’achat jusqu’au paiement de la facture finale, les services Achats et Finance travaillent main dans la main. Ils s’assurent que les différentes étapes du processus Procure to Pay détaillées ci-après soient bien pensées et conçues afin :
- d’optimiser la productivité des équipes ;
- de contrôler et réduire les coûts ;
- d’assurer la conformité de l’organisation vis-à-vis des réglementations en vigueur.
Les différentes étapes du processus Procure to Pay
Trois grandes étapes, soutenues par un outil d’automatisation, viennent rythmer le processus Procure to Pay – pas plus, pas moins !
#1 L’acte d’achat
- L’identification du besoin : c’est là que tout commence. Les clients internes ont accès aux produits ou prestations de services des fournisseurs référencés par l’entreprise et expriment leur besoin. Ils passent par l’intermédiaire de catalogues, de marketplaces, ou encore de formulaires électroniques.
- La demande d’achat : à la suite de l’identification du besoin, la demande est formalisée auprès de la Direction Achats et est approuvée. Elle peut également être refusée si elle ne respecte pas la politique d’achats de l’entreprise ou si elle n’est pas justifiée.
- La création du bon de commande : après la validation de la demande, un bon de commande est automatiquement émis et envoyé au fournisseur référencé.
#2 La livraison
- Réception de la livraison : lors de la livraison des biens ou des prestations de services, le réceptionneur s’assure de sa conformité vis-à-vis de la commande. Les quantités commandées sont-elles les mêmes que celles réceptionnées ? Les marchandises sont-elles en bon état ? La prestation de service est-elle conforme à ce qui avait été vendu ?
- Création du bon de réception : à l’issue de l’étape précédente, un bon de réception – qui tient compte des éventuels retours du réceptionneur – est émis et envoyé au département comptable de l’entreprise.
#3 La gestion des factures fournisseurs
- Réception de la facture : la validation d’une commande auprès d’un fournisseur déclenche la création d’une facture. Celle-ci peut être envoyée avant, pendant ou après la livraison.
- Traitement de la facture : c’est la dernière étape du processus Procure to Pay. Ici, les factures sont transformées en données, aussi bien compréhensibles par les hommes que par les machines. L’objectif est qu’elles puissent être automatiquement comparées aux bons de commande et aux bons de réception, afin de s’assurer que ce qui va être payé correspond à ce qui a été commandé et réceptionné. C’est ce qu’on appelle le rapprochement automatique, ou le « three-way-matching » (commande, livraison, paiement).
Si la corrélation entre ces trois documents n’est pas établie, par exemple si les montants diffèrent (c’est ce qu’on appelle une « exception »), ou que le bon de commande est inexistant (facture sans commande, aussi appelé « achat sauvage »), les factures sont alors soumises à un examen approfondi de contrôle et d’approbation.
Dans le cas où le rapprochement entre ces trois documents est validé, s’ensuit la procédure suivante :
- une imputation analytique est automatiquement effectuée, permettant de rattacher la dépense au centre de coût concerné (services, entités juridiques, BU, etc.) et de mettre à jour les budgets – cette action permettra par la suite de renforcer et faciliter les analyses de dépenses ;
- la personne physique responsable de la dépense reçoit la facture pour validation, et ce, par l’intermédiaire d’un workflow tenant compte de plusieurs critères spécifiques à la politique de facturation de l’entreprise ;
- l’ordre de paiement est envoyé dans l’ERP à destination du Département Comptable ;
- le statut de paiement de la facture est mis à jour (paiement refusé, en attente, validé) directement sur le portail fournisseurs, permettant à ces derniers d’obtenir une visibilité en temps réel sur les différents états de traitement. Il est à noter que le gain de temps obtenu ici – grâce à la réduction des échanges par mail ou par téléphone – est non négligeable.
Quelles différences entre Procure to Pay, Purchase to Pay et Source to Pay ?
Entre Procure to Pay et Purchase to Pay, la différence… est inexistante ! Il s’agit tout simplement de deux appellations diverses pour un seul et même processus, qu’on appelle aussi « P2P ».
La différence avec le Source to Pay est cependant plus notable. Tandis que le processus P2P regroupe l’ensemble des étapes précédemment évoquées, le processus Source to Pay le complète en y ajoutant des étapes préliminaires regroupées sous la dénomination de « Source to Contract » :
- sourcing des fournisseurs ;
- gestion de la Relation Fournisseurs (SRM) ;
- gestion des appels d’offres et des contrats.
Le Source to Pay est donc la combinaison des étapes Source to Contract d’une part, et Procure to Pay d’autre part. Il offre une solution de gestion des achats totalement automatisée de bout en bout.
Mettre en place une solution Procure to Pay dans votre entreprise, c’est optimiser votre processus d’achat tout en répondant aux nombreux enjeux des Directions Achats et Finance de votre organisation. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d’une solution P2P, consultez notre article dédié !