Restalliance automatise sa comptabilité fournisseurs avec Basware et Fluxym
Pour mener une transformation numérique complète des fonctions financières et des opérations de comptabilité fournisseurs, Restalliance a choisi la solution de comptabilité fournisseurs de Basware comme plateforme de gestion du cycle de vie des factures, et Fluxym comme intégrateur pour accompagner cette mise en œuvre.
Depuis plus de 30 ans, le groupe Restalliance imagine et conçoit des solutions personnalisées de restauration, de services hôteliers, de bionettoyage et de formations professionnelles à destination des établissements de santé, ainsi que des structures d’hébergement et d’accompagnement. Le groupe réalise un chiffre d’affaires annuel de 300 millions d’euros et emploie 3 200 collaborateurs. Il fournit chaque année 60 millions de repas à plus de 1 500 établissements.
Du traitement manuel à une gestion fiable de la comptabilité fournisseurs
Auparavant, les équipes comptables de Restalliance géraient la comptabilité fournisseurs principalement de façon manuelle. Les relevés d’achats directs, les factures de frais généraux et les bordereaux de paiement étaient tous saisis à la main. Outre le manque de traçabilité de ces documents, les factures étaient souvent validées après leur règlement. L’équipe Comptabilité fournisseurs consacrait près de 50% de son temps à vérifier manuellement les données et à réclamer les avoirs manquants.
« Nous devions moderniser nos outils et processus de gestion de la comptabilité fournisseurs avec une solution capable de prendre en charge l’ensemble du cycle de vie des factures, afin d’optimiser notre comptabilité fournisseurs. Grâce à SmartPDF, nous avons gagné encore plus de temps, réduit les erreurs et améliorer la traçabilité des factures. » explique Pierre-Louis Caputo, Directeur des comptabilités et Projets Finances du groupe Restalliance.
Le projet visait à automatiser la gestion de la comptabilité fournisseurs afin de dégager des gains de productivité sur les tâches les plus simples. Une fois libérés des tâches répétitives, les comptables se positionnent davantage comme des gestionnaires de données que comme de simples opérateurs de saisie. Cela leur permet de bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle accrus sur les données financières.
Pierre-Louis Caputo
Directeur des comptabilités et Projets Finances du Groupe
Avantages clés
10 mois
De déploiement piloté par la direction financière
70 %
Des factures traitées de façon automatisée
50 %
Du temps de l’équipe Comptabilité fournisseurs libéré
Concevoir une fonction Comptabilité fournisseurs centrée sur les données
Bien plus qu’un simple projet de numérisation, le groupe Restalliance a entrepris une véritable transformation digitale de sa fonction Finance. L’objectif de cette initiative était de renforcer les contrôles internes en améliorant la fiabilité et la traçabilité des flux de données tout au long du cycle de vie des factures, de leur réception jusqu’à leur validation et leur paiement.
« Avant tout, nous voulions nous assurer de ne payer une facture que si elle était réellement due », poursuit Pierre-Louis Caputo. Ce principe peut sembler évident, mais il devient difficile à appliquer lorsqu’une entreprise reçoit 600 000 factures par an, traitées par une équipe de 15 personnes seulement.
Il leur est difficile de vérifier au quotidien que chaque facture a bien été validée par la bonne personne, qu’elle est rattachée à une commande ou à un bon de livraison et qu’elle est conforme, puis d’identifier d’éventuels écarts.
Le groupe souhaitait également responsabiliser l’ensemble des collaborateurs impliqués dans la chaîne de facturation et les sensibiliser à l’importance des données.
« Cette dimension de responsabilisation des équipes était au cœur du projet », souligne Pierre-Louis Caputo. « En effet, la réception d’une commande entraîne des coûts pour l’entreprise : il incombe donc à l’opérateur chargé de cette réception de s’assurer qu’elle correspond bien au bon de commande. »
Le projet visait à automatiser la gestion de la comptabilité fournisseurs afin de dégager des gains de productivité sur les tâches les plus simples. « Une fois libérés des tâches répétitives, les comptables se positionnent davantage comme des gestionnaires de données que comme de simples opérateurs de saisie.
Cela leur permet de bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle accrus sur les données financières », ajoute Pierre-Louis Caputo.
Un déploiement en 10 mois avec une adoption immédiate par les utilisateurs
Le projet de déploiement de la solution de comptabilité fournisseurs de Basware a été piloté par la direction financière, et non par la DSI.
Pierre-Louis Caputo explique : « Nous avons commencé par une phase de cadrage au cours de laquelle nous avons défini les processus de comptabilité fournisseurs que nous souhaitions mettre en place. Cette étape a également été essentielle pour gagner en efficacité lors des ateliers de conception. »
Une fois l’outil paramétré, des phases de test et de recette ont été menées avec la participation des équipes utilisatrices, pour s’assurer que la solution répondait aux besoins opérationnels réels. Le groupe a également profité de cette phase de recette pour former les équipes, afin qu’elles soient opérationnelles dès le déploiement de l’outil.
« Le projet a été mené en dix mois, de l’appel d’offres au lancement », précise Pierre-Louis Caputo. Dès sa mise en service, la solution a été en mesure de traiter l’ensemble des factures entrantes.
Un haut niveau d’automatisation sur l’ensemble du cycle de facturation
Grâce à la solution Basware, 80% des factures annuelles du groupe Restalliance sont traitées automatiquement : elles sont reçues via des flux EDI et rattachées à un bon de commande. Près de 70% sont gérées sans intervention humaine (traitement « touchless »), de la réception jusqu’à la validation pour paiement.
Nicolas Chassard, Responsable Comptabilité fournisseurs du groupe Restalliance, explique : « Notre objectif est de nous inscrire dans une démarche d’amélioration continue et de pousser au maximum l’automatisation du processus de facturation de bout en bout. L’automatisation n’est pas un projet ponctuel, mais un processus de longue haleine. »
L’IA au coeur du traitement de la comptabilité fournisseurs
L’intelligence artificielle joue un rôle clé pour atteindre un haut niveau d’automatisation et de fiabilité tout au long du cycle de vie des factures chez Restalliance.
Avec le déploiement de SmartPDF de Basware, Restalliance a franchi une nouvelle étape dans l’automatisation de ses processus de comptabilité fournisseurs. Grâce à cette solution, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures au format PDF à une adresse e-mail dédiée. SmartPDF, qui intègre des technologies d’IA et de machine learning entraînées sur des millions de factures, transforme les PDF en factures électroniques prêtes à être traitées automatiquement par le système.
« 20% de nos factures sont traitées via SmartPDF, dont 90% de façon entièrement automatisée », indique Nicolas Chassard.
« SmartPDF apprend au fur et à mesure du traitement des factures, améliorant en continu la reconnaissance des données et leur fiabilité. L’objectif est d’éliminer progressivement les interventions manuelles. Grâce à SmartPDF, nous avons gagné encore plus de temps, réduit les erreurs et amélioré la traçabilité des factures. »
Dans la continuité de cette démarche d’automatisation et d’optimisation, Restalliance exploite désormais les données générées par le processus grâce à Basware Insights.
Nicolas Chassard souligne : « Cet outil d’analyse nous permet de tirer pleinement parti des indicateurs disponibles issus du traitement des factures piloté par l’IA, afin d’identifier de nouveaux leviers de performance, d’éclairer les décisions managériales et d’améliorer la gestion de la comptabilité fournisseurs. Nous prévoyons également d’exploiter davantage ces indicateurs afin d’améliorer la qualité de nos données et la gestion de notre performance quotidienne. »
Aujourd’hui, le groupe Restalliance poursuit l’optimisation de son utilisation de la solution Basware. « Nous continuerons à renforcer l’automatisation des tâches afin de permettre à notre équipe Comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée », poursuit-il.
Redéfinir le rôle des équipes en charge de la comptabilité fournisseurs
Grâce à ces outils, le rôle du gestionnaire de comptabilité fournisseurs a profondément évolué au sein du groupe Restalliance. Les collaborateurs conservent une place essentielle, mais leur activité se concentre désormais davantage sur de nouvelles missions : la communication avec les différents services et parties prenantes, la gestion de la qualité des données, ainsi que la préparation aux audits et la conformité. « Nous avons dû réinventer la profession », détaille Nicolas Chassard.
Il continue : « Nous avons désigné trois référents Basware, chargés d’accompagner les équipes au quotidien pour garantir une utilisation optimale de la solution. Ils veillent au respect des bonnes pratiques, travaillent avec les achats sur les référentiels et usages, et collaborent avec les valideurs pour les sensibiliser et les accompagner. »
Ces référents assurent également le lien avec les fournisseurs pour communiquer les attentes du groupe. « Leur rôle est aujourd’hui moins centré sur la comptabilité au sens strict et davantage sur l’accompagnement, la gouvernance et la coordination », précise-t-il.
Une conformité intégrée, pensée pour durer
Nicolas Chassard explique : « Nous avons l’intention de nous appuyer sur la plateforme Basware homologuée afin de répondre aux obligations de facturation électronique, en commençant par la réception des factures. Ainsi, nous pouvons suivre les changements réglementaires tout en maintenant la continuité de nos opérations financières. »
La standardisation des processus de facturation, le renforcement de la conformité et l’automatisation intelligente du cycle de vie des factures ont permis à Restalliance de transformer sa comptabilité fournisseurs en une fonction Finance fiable et évolutive. En s’appuyant sur Basware comme plateforme de gestion du cycle de vie des factures, le groupe dispose désormais de bases solides pour accompagner sa croissance future, faire face aux évolutions réglementaires et poursuivre sa démarche d’amélioration continue.