Benefit Cosmetics digitalise la gestion de ses notes de frais avec Notilus & Fluxym
Fondée en 1976 aux Etats Unis, la société Benefit Cosmetics a connu une expansion internationale rapide et a rejoint le groupe LVMH en 1999. Spécialisée dans la cosmétique et le maquillage, son business modèle original repose sur la vente de produits et de services proposés dans plus de 3000 bars à sourcils dans le monde.
Présente dans 70 pays, elle réalise 42% de son chiffre d’affaires en Amérique du Nord et 25% en Europe, où elle se place en première position des marques de cosmétique chez Sephora.
La mise en place de Notilus avec l’accompagnement de Fluxym a répondu à tous nos enjeux.
Nos collaborateurs sont heureux
et nos comptables aussi.
C’est un deal gagnant-gagnant !
Céline Kuntzmann,
Controlling & Accounting Manager Mainland Europe
Contexte
Pour Benefit Cosmetics, le traitement manuel des notes de frais occasionnait de nombreux dysfonctionnements : perte des justificatifs, pas de visibilité sur les étapes du processus de validation, d’importants risques d’erreurs de saisie dans la comptabilisation et les montants de TVA ; sans oublier, le stockage physique des justificatifs papier très contraignant pour le service financier.
Après avoir consulté les principaux acteurs du marché, le choix de Benefit Cosmetics s’est porté sur la solution Notilus qui s’est distinguée par sa simplicité d’utilisation et la facilité de paramétrage. La flexibilité de l’outil a permis de l’adapter aux besoins du service financier et des autres parties prenantes, valideurs et utilisateurs.
Le projet d’intégration, démarré en mars 2020, s’est déroulé entièrement à distance. Les délais annoncés ont été respectés malgré la période de confinement. Le projet a été d’autant plus apprécié que la plupart des collaborateurs travaillaient alors à distance.
Secteur :
- Industrie cosmétique
Chiffres clés :
- 300 utilisateurs
- 120 notes de frais par mois
Modules Notilus
- Expense
- Mobility
Interfaces
- ERP : Microsoft Dynamics
- Logiciel RH : ADP
Les points clés de la réussite du projet
- Une analyse fonctionnelle approfondie
L’équipe projet a procédé à un état des lieux très poussé pour bien identifier tous les cas de figure à prendre en compte. Cette analyse fonctionnelle en amont a également permis d’ajuster les arbres de validation en fonction des départements et de remettre à plat les processus existants, notamment les seuils de dépenses autorisés.
- Une recette fonctionnelle et technique
Une attention particulière a été portée à la phase de recette. Après avoir identifié les utilisateurs-clés, de nombreux tests ont été effectués pour valider l’adéquation de l’application aux besoins de chaque catégorie d’utilisateurs et sécuriser les interfaces avec les autres applications (système comptable et paie).
- L’accompagnement de Fluxym
Le chef de projet de Fluxym a pris en charge l’analyse fonctionnelle, le paramétrage de la solution ainsi que la réalisation des interfaces. Un transfert de compétences a été opéré auprès de l’équipe projet pour qu’elle soit autonome sur le paramétrage et la formation des utilisateurs.
La gestion technique des interfaces réalisée par Fluxym a été totalement indolore pour nous. Nous avons pu nous concentrer sur la partie financière et métier du projet. L’expertise du consultant et sa disponibilité ont facilité l’avancement du projet et l’adaptation de la solution à notre organisation.
Céline Kuntzmann,
Controlling & Accounting Manager Mainland Europe
Les bonnes pratiques du projet
- Impliquer les services tout au long du projet pour adresser les besoins des opérationnels et pas seulement ceux de la finance.
- Interfacer Notilus avec le logiciel de paie pour automatiser la création des nouveaux collaborateurs et la mise à jour du workflow de validation en intégrant la notion de N+1.
- Faciliter la prise en main des utilisateurs : la note de frais peut être un sujet sensible. La conduite du changement ne doit donc pas être négligée. C’est pour cette raison que l’équipe projet de Benefit a réalisé des formations à distance ainsi qu’un guide de prise en main détaillant les principales fonctionnalités de la solution. Cela lui a permis de gagner du temps et de rendre les utilisateurs plus autonomes.
Des bénéfices pour toutes les parties prenantes
- Pour le service financier :
Le bénéfice clé est le gain de temps. Ainsi, la vérification comptable (présence des justificatifs, concordance des montants, signature des valideurs, respect des seuils) est passée d’une journée à deux heures ; le paiement se fait maintenant en une heure.
La comptabilisation automatique des écritures et de l’imputation analytique simplifie énormément le travail des comptables. Ce temps libéré leur permet de se recentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle plutôt que la saisie ou la relance des valideurs.
En outre, l’archivage à valeur probante permet de conserver les justificatifs au-delà de la période légale pour une durée de 10 ans, sans avoir à gérer la contrainte du stockage physique.
- Pour les collaborateurs :
Du côté des utilisateurs aussi, la satisfaction est au rendez-vous. L’utilisation intuitive de l’application, la possibilité de saisir les notes de frais avec leur smartphone, d’intégrer le détail du frais en prenant les justificatifs en photo et de récupérer automatiquement les relevés des cartes affaire a grandement simplifié la saisie des notes de frais. A présent, ces opérations peuvent se faire au fil de l’eau plutôt qu’en fin de mois.
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