VINCI Construction optimise sa transition vers la Facture Électronique 2026 avec Fluxym et Basware
VINCI Construction est un acteur majeur de la construction, présent dans plus de 100 pays.
L’entreprise compte 1300 business units et plus de 300 entités légales en France. Elle opère dans un large périmètre allant du génie civil aux travaux routiers, en passant par le bâtiment et la réhabilitation. Le groupe traite chaque année plus de 72 000 projets et génère 44% de son activité en France.
« Les premiers bénéfices sont très positifs avec un délai de traitement des factures amélioré de +15% en un an et un taux de dématérialisation des factures fournisseurs dorénavant de 92% »
Sandrine Le Péru,
Directrice de projet
VINCI Construction face à l’obligation réglementaire
En 2021, la dématérialisation des factures était peu présente chez VINCI Construction. Initialement fixée au 1er janvier 2023, l’échéance règlementaire imposait une mise en œuvre rapide dans un délai contraint avec un contexte interne complexe (organisation décentralisée, écosystème applicatif hétérogène, processus métiers disparates, résistance au changement).
Sandrine Le Péru, Directrice de projet, rappelle : « VINCI Construction repose sur un modèle décentralisé avec des réalités terrain très différentes devant absolument être prises en compte dans le cadre de ce projet.»
Trois défis stratégiques identifiés
Le premier enjeu consistait naturellement à dématérialiser l’ensemble des flux de facturation entrants et sortants. Par conséquent, la priorité a été donnée au volet fournisseurs en raison de l’obligation de réception imposée à tous par la réforme. Mais très rapidement le périmètre s’est étendu pour lancer en parallèle le volet Clients.
Le second défi était de recenser l’ensemble des processus métier dans un objectif de convergence et d’automatisation.
Enfin, au regard du contexte interne, il était indispensable de poser une architecture évolutive capable de s’interfacer avec l’écosystème applicatif existant et de concevoir une démarche permettant d’industrialiser le déploiement des 300 entités .
Secteur :
- Construction
Chiffres clés :
- 300 entités légales Françaises
- 177 400 collaborateurs
- 31,8 Mds € de chiffre d’affaires
Contexte
- 250 000 factures clients estimé par an
- 2,5 M de factures fournisseurs estimé par an
- 49 000 approbateurs
- 1000 comptables
« Ce n’est pas un projet informatique, ni un projet métier, ni un projet fiscal, c’est un projet qui rassemble toutes ces compétences. »
Sandrine le Péru,
Directrice de Projet
Editeur – Intégrateur, le duo gagnant
Le groupe a retenu la solution Basware pour couvrir l’ensemble du périmètre (clients-fournisseurs) et s’est appuyé sur Fluxym, en tant que partenaire AMOA et intégrateur spécialisé. «VINCI Construction a pour habitude d’être son propre intégrateur. Mais pour ce projet, nous n’avions pas d’expertise Basware. L’accompagnement de Fluxym, intégrateur historique de Basware, a fait partie des choix décisifs lors du lancement de ce projet », témoigne Sandrine Le Péru.
Une démarche méthodologique bien préparée
Dès le démarrage du Projet, plusieurs chantiers ont été ouverts :
- Recensement de l’intégralité des processus métiers
- Cartographie de l’écosystème applicatif pour identification des éventuels impacts
- Inventaire et mise en qualité des référentiels clés (Entités légales et Tiers)
- Veille règlementaire et anticipation des sujets spécifiques à la règlementation (Cycle de vie, Annuaire, E-Reporting).
L’objectif était la mise en place d’un core model évolutif, interfacé aux 2 ERP existants pour répondre aux besoins des entités françaises, tout en restant déclinable pour l’international.
Une stratégie de déploiement progressive et maîtrisée
La méthodologie adoptée reposait sur une organisation structurée associant dès l’origine des référents métiers pour chaque site.
Après un premier déploiement de sites pilotes ayant pour objectif de valider l’approche envisagée, la mise en œuvre s’est poursuivie en 2 temps :
- Déploiement en « big bang » sur le volet Client pour les 300 entités du groupe
- Déploiement en six vagues de 30 à 50 entités chacune sur le volet fournisseur
avec toujours en continu, les ajustements nécessaires basés sur les retours d’expérience réalisés après chaque mise en production.
Une conduite du changement sur mesure
La conduite du changement a été adaptée en fonction des profils utilisateurs :
- Des webinars de 2 heures pour les approbateurs occasionnels
- Des formations en présentiel de 2 à 3 jours pour les comptables.
Chaque session de formation incluait systématiquement un représentant métier pour favoriser l’appropriation et répondre aux questions très opérationnelles.
Des résultats tangibles et mesurables
Le déploiement de la solution a déjà mis en évidence des gains de productivité significatifs avec une amélioration de plus de 15% du temps de traitement des factures constatée sur les sites déployés depuis un an.
L’accélération du traitement des factures fournisseurs ayant été grandement facilité par le choix de mise en place du rapprochement automatisé commande-réception-facture dans la plateforme Basware.
La transformation la plus spectaculaire concerne très certainement le taux de dématérialisation des factures fournisseurs qui atteint dorénavant 92%
Outre la rationalisation des processus métier, la contrainte réglementaire s’est finalement révélée très bénéfique car elle a forcé l’abandon des pratiques papier et/ou mauvaises pratiques existantes.
Dorénavant toutes les factures Clients et Fournisseurs sont centralisées et archivées dans la plateforme Basware.
Ne pas négliger les impacts transverses du projet
La réussite du projet VINCI Construction repose sur une gouvernance solide et une vision constante de l’objectif cible 2026.
Sandrine Le Péru résume : « Ce n’est pas un projet informatique, ni un projet métier, ni un projet fiscal, c’est un projet qui rassemble toutes ces compétences.»
Elle complète : « La dématérialisation ne consiste pas simplement à recevoir ou émettre une facture en PDF ». « C’est une approche transverse et il convient de ne pas sous-estimer son impact sur les process opérationnels. »
Avec l’appui de Fluxym et Basware, VINCI Construction aborde désormais la seconde phase du projet pour préparer la mise en place de la réforme 2026 avec l’intégration de l’annuaire, du cycle de vie des factures et les cas d’usages (dont ceux spécifiques au BTP comme Groupements – Sous-traitance – Sociétés En Participation).
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