Vinci SA digitalise son processus Procure to Pay avec Basware et Fluxym

VINCI est un acteur mondial des métiers des concessions,  de l’énergie et de la construction, employant 260 000  collaborateurs dans près de 120 pays.

Sa mission est de  concevoir, financer, construire et gérer des infrastructures et  des équipements qui contribuent à l’amélioration de la vie  quotidienne et à la mobilité de chacun.

Il est important pour nous de travailler avec un intégrateur qui connaît parfaitement nos problématiques métier. Choisir Fluxym était une bonne décision que nous ne regrettons pas

Amine Dahar
Chef de projet AMOE Finance

Contexte et Enjeux

En 2016, le Groupe VINCI a choisi de déployer la solution Basware pour fluidifier le traitement des factures fournisseurs et respecter les délais de paiement, conformément aux exigences de la loi LME. L’ergonomie, la fiabilité ainsi que les fonctionnalités des modules Network et AP Automation de la plateforme ont su remporter l’adhésion des équipes comptables et des contributeurs.

Forte de ce succès, VINCI SA, la holding du groupe, a décidé  en 2021 de digitaliser l’ensemble du processus Procure to  Pay en intégrant le module Procurement de Basware.  L’équipe projet de VINCI SA a fait appel à Fluxym qui avait  déjà accompagné la holding dans l’automatisation du  traitement des factures sans commandes.

Les collaborateurs de VINCI SA font maintenant leurs  demandes d’achat (essentiellement des prestations de  services et des frais généraux) en remplissant un formulaire  en texte libre. En parallèle, deux punch-out ont été mis en  place avec les fournisseurs générant les volumes de  commandes les plus importants. L’accès direct aux  catalogues est très apprécié des utilisateurs car il évite de  ressaisir les commandes sur le portail de ces fournisseurs.

Plusieurs workflows de validation ont été configurés en  fonction des montants et de la structure organisationnelle de  VINCI SA ainsi que les échanges avec l’ERP, tout au long du circuit d’approbation. Le déploiement du module  Procurement a été réalisé sur trois directions pilote avant  d’être généralisé à l’ensemble des services. Par ailleurs, l’extension de la plateforme Basware se poursuit avec la gestion des provisions et le contrôle budgétaire.

Secteur :

  • Concessions et construction

Chiffres clés :

  • 200 utilisateurs
  • 20 000 factures par an

Modules Basware

  • Network
  • AP Automation
  • Procurement
  • Budget
  • Analytics

Interface

  • ERP : JD Edwards
  • Middleware : Talend

L’accompagnement technique et fonctionnel de Fluxym

Les consultants de Fluxym ont accompagné  l’équipe projet de VINCI SA lors des ateliers de  spécifications fonctionnelles, la rédaction de la  documentation technique, le paramétrage des  workflows, la configuration des interfaces et la  formation des key users.

« Les consultants techniques et fonctionnels de Fluxym connaissent parfaitement l’application  Basware et communiquent facilement avec  l’éditeur», souligne Victor Rodrigues, Responsable  Dématérialisation du Groupe VINCI.

Amine Dahar, Chef de projet AMOE Finance,  ajoute : « Ils ont montré une grande disponibilité et  une vraie envie de comprendre le besoin métier,  aussi bien de la part du consultant fonctionnel que  du consultant technique.

Nous avions des exigences fortes en matière  de développements spécifiques qui ont  occasionné des difficultés techniques. Ils ont su challenger nos demandes pour bien  comprendre nos enjeux. »

Nous avons confié la TMA de notre projet aux équipes support de Fluxym  dont nous apprécions la réactivité et la qualité de service.

Amine Dahar
Chef de projet AMOE Finance

Des gains de temps et de visibilité grâce à la digitalisation du processus Procure to Pay

  • Pour les équipes comptables :

Elles constatent un gain de temps important et une amélioration de la qualité du traitement des  factures fournisseurs par la diminution du nombre d’erreurs. L’intégration des provisions dans l’ERP améliore la fiabilité des données et accélère les clôtures comptables. L’accès à une piste d’audit fiable en cas de contrôle est également un avantage indéniable apporté par l’automatisation des processus P2P.

  • Pour la direction comptable :

Avec le module Analytics, la direction comptable a mis en place des tableaux de bord personnalisés pour contrôler le cycle de validation des factures, repérer les goulots d’étranglement et suivre différents KPI comme le taux de factures réglées dans les temps.

  • Pour les directions opérationnelles :

Elles ont une vision globale des dépenses passées ou à venir par catégorie car le mode de validation des engagements est maintenant centralisé et harmonisé.

Prochainement, le module Budget permettra aux directions opérationnelles de piloter beaucoup plus facilement les révisions budgétaires trimestrielles.

Si vous souhaitez obtenir la version PDF de ce témoignage, vous pouvez le télécharger en cliquant ci-dessous.

Comme Vinci, vous cherchez à digitaliser vos processus Procure to Pay ?