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6 bonnes questions à se poser pour choisir sa solution achats

, par y.rhezouani

Votre organisation a décidé de déployer une solution Source-to-Pay en 2020 ? Félicitations ! En vous lançant avec votre équipe, vous allez embarquer dans un projet stratégique de transformation des achats qui sera générateur de nouveaux gains.


Voici donc les 6 questions que vous devez vous poser lors de la sélection de votre solution Source to Pay.

1. Les fonctionnalités sont-elles en phase avec vos besoins ?

Bien évaluer les fonctionnalités de la solution est primordial pour la réussite d’un projet de Source-to-Pay (S2P). Avant de consulter le marché, vous devez tout d’abord identifier les besoins de votre organisation, c’est-à-dire collecter les spécifications, à la fois techniques et fonctionnelles.

Ce n’est qu’une fois ce travail effectué que vous pourrez alors rechercher les principaux fournisseurs de solutions S2P. Pour vous aider, n’hésitez pas à lire les derniers rapports Gartner, et Forrester ou à contacter les experts du Source to Pay.
Dans votre processus d’appel d’offres, demandez une démonstration des solutions afin d’évaluer chaque alternative sur un ensemble de critères pondérés :

  • Challengez les fournisseurs sur les fonctionnalités de leur solution en fonction des spécifications de votre organisation
  • Vous souhaitez gérer le sourcing stratégique, les contrats, les relations fournisseurs, les risques, le reporting ? Assurez-vous d’obtenir le Produit Minimum Viable (MVP) et que les fonctionnalités additionnelles n’alourdissent pas vos spécifications
  • Proof of Concept : vous pouvez choisir de réaliser un POC ou simplement de définir quelques cas métiers pour voir comment la solution répond à vos besoins. Ne perdez pas de vue que ce que vous verrez à l’écran pourra nécessiter des adaptations. C’est donc le meilleur moyen de différencier les fonctionnalités standards de celles qui nécessiteront un développement spécifique !

2. L’expérience utilisateur est-elle optimale ?

Soyez sûr que les utilisateurs vous remercieront si vous choisissez une solution intuitive, ergonomique et simple à utiliser.

L’UX favorisera l’adoption des utilisateurs d’autant plus si le design personnalisé et la puissance technologique de la solution permettent de rationaliser les processus Source-to-Pay.

3. Avez-vous pris en compte les impacts organisationnels et l’accompagnement du changement ?

Même si vous avez déjà mené un projet de transformation digitale, la conduite du changement sera toujours un challenge important pour la réussite de votre projet. Pour cela, il convient d’impliquer à la fois vos équipes internes (IT, Achats, Finance) et les parties prenantes externes (fournisseurs, partenaires). Evaluez l’impact du déploiement d’un nouveau système d’information et construisez une démarche sur mesure avec des ressources dédiées.

Naturellement, votre intégrateur peut vous aider dans cette démarche.

4. Votre démarche permet-elle une intégration progressive ?

Grâce à l’expérience acquise lors des 375 projets que nous avons menés, nous savons que la meilleure recommandation est de viser les “quick wins”. Pour cela, lors du choix de la solution, interrogez-vous sur la flexibilité de son implémentation et la possibilité d’une approche étape par étape.

Définissez un périmètre limité pour commencer puis faites un déploiement progressif afin d’assurer la couverture globale et la convergence des données.

5. Quel sera le Coût Total d’Acquisition ?

Piloter un projet implique de surveiller les délais, les coûts et les ressources. Ainsi, lors du choix de la solution, pensez au Coût Total d’Acquisition (TCO). Il comprend non seulement les coûts d’implémentation, de licences et de maintenance mais aussi l’estimation des coûts internes pour les phases d‘implémentation et de mise en production. Vous pourrez donc comparer le coût du projet au retour sur investissement attendu.

6. Best-of-breed ou pure player ?

C’est l’éternel débat lorsqu’il est question de choisir une solution Source to Pay. Qu’il s’agisse de sourcing simple ou stratégique, d’achats directs ou indirects, votre choix final doit satisfaire les principaux besoins actuels et futurs de votre organisation.

Pour éclairer votre choix, analysez et comparez les feuilles de route des éditeurs, les innovations produits (Intelligence Artificielle, Blockchain), leurs stratégies commerciales et leur capacité à délivrer les évolutions annoncées :