La digitalisation des processus achats et finance ne se résume plus à un projet technologique : elle constitue désormais un levier structurant de gouvernance, de performance et de pilotage pour l’entreprise. Pour les Directeurs Financiers et Achats, il ne s’agit pas seulement d’automatiser l’existant, mais de poser les fondations d’une fonction plus agile, résiliente et pilotable.
Pourtant, dans de nombreuses entreprises, ces projets peinent à atteindre leurs objectifs. Non pas par manque de moyens, mais parce que certaines erreurs structurelles se répètent.
Voici six écueils que nous observons fréquemment lors de nos projets chez Fluxym à ne surtout pas reproduire.
1. Faire l’impasse sur la transversalité
Une transformation réussie implique toutes les composantes de l’entreprise. Pourtant, bon nombre de projets de digitalisation sont encore menés en silo : pilotés par la DSI, portés par la direction achats ou finance seule, sans réelle implication des autres acteurs clés (comptabilité, contrôle de gestion, juridique, fournisseurs, etc.).
Cette approche, qui peut sembler plus simple à orchestrer, génère en réalité des complications majeures en cours de route.
Les ajustements tardifs deviennent inévitables, impactant directement votre budget et votre planning. Plus grave encore, cette méthode nourrit les tensions internes et renforce la résistance à l’adoption de l’outil par les équipes qui se sentent exclues du processus de décision. Le risque de non-conformité s’accroît également, car certains enjeux réglementaires ou opérationnels peuvent être négligés.
A retenir : La transversalité n’est pas une contrainte supplémentaire mais un levier de cohérence et d’efficacité. Elle garantit que la solution retenue sert un modèle opérationnel partagé, et pas seulement un objectif métier isolé.
2. Sous-estimer le rôle du sponsor
Trop souvent négligé, le rôle de sponsor est pourtant structurant dans la réussite d’un projet de digitalisation. Il ne s’agit pas d’un simple appui hiérarchique, mais d’un acteur de gouvernance à part entière.
Son engagement permet d’arbitrer les choix, d’aligner les parties prenantes sur une vision commune et de lever les réticences. Sans ce leadership, les décisions structurantes sont différées, les équipes désorientées, et l’élan du projet s’érode au fil du temps.
Le choix de ce sponsor ne doit rien laisser au hasard : son influence interne et sa capacité à maintenir le cap stratégique déterminent largement le succès de votre transformation.
Le saviez vous ? : Selon Prosci, leader mondial en gestion du changement, 72 % des projets soutenus par un sponsor fortement engagé atteignent ou dépassent leur objectif, contre seulement 29 % pour ceux sans sponsor ou très faiblement impliqué.
3. Négliger le cadrage
L’un des écueils les plus fréquemment rencontrés consiste à aborder la phase de conception sans cadrage préalable.
Les ateliers de design de l’outil n’ont pas vocation à définir vos processus cibles, mais à valider leur mode d’intégration dans la nouvelle solution.
Leur définition doit donc être abordée en amont, dans une phase de cadrage rigoureuse qui identifie les points de friction, cartographie les flux existants à optimiser et digitaliser, et hiérarchise les besoins fonctionnels.
Cette préparation minutieuse vous fait gagner un temps précieux en phase projet et garantit que la solution retenue serve réellement votre modèle opérationnel cible. Sans ce travail préparatoire, vous risquez de découvrir en cours de route des incompatibilités majeures ou des besoins non anticipés qui risquent d’occasionner un dépassement du budget.
A retenir : Le temps investi en phase de cadrage est un investissement qui se traduit directement en réduction des risques et en maîtrise des coûts.
4. Répliquer à l’identique les processus manuels
Faire le choix d’une solution de digitalisation ne se limite pas à remplacer des fichiers Excel. Pourtant, de nombreuses entreprises choisissent de reproduire à l’identique leurs processus existants dans la nouvelle solution, par souci de confort, de continuité ou par peur du changement.
En reproduisant des schémas obsolètes, vous privez votre organisation des bénéfices de la digitalisation :
- Simplification et automatisation : les gains d’efficience restent marginaux
- Réduction des tâches à faible valeur ajoutée : les équipes restent mobilisées sur des activités opérationnelles
- Amélioration de la traçabilité et du pilotage : les processus complexes limitent l’exploitation de la donnée.
Par ailleurs, répliquer à l’identique vos processus complexifie inutilement les paramétrages de la solution choisie, ce qui impactera l’expérience utilisateur, augmentera les coûts de maintenance et freinera la capacité d’évolution.
A retenir : La transformation digitale doit être l’occasion de repenser fondamentalement vos processus, en tirant parti des meilleures pratiques et des capacités natives de la solution retenue.
5. Personnaliser la solution à l’excès
Il est légitime de vouloir adapter l’outil aux spécificités de son organisation. Mais la tentation de sur-personnaliser entraîne bien souvent un projet plus long, plus coûteux, et plus fragile.
Chaque développement spécifique complexifie la maintenance, allonge les délais de mise en œuvre, et rend toute mise à jour plus risquée. À l’inverse, tirer parti du standard de la solution permet de bénéficier de ses évolutions futures, tout en facilitant l’adoption.
La vraie question à se poser est la suivante : quelle part de nos exigences est réellement différenciante ? Tout ce qui ne relève pas d’un avantage concurrentiel clair mérite d’être challengé.
À retenir : 80 % des besoins sont généralement couverts par le standard. Le reste doit faire l’objet d’un arbitrage stratégique.
6. Opter pour un déploiement « big bang »
Le déploiement en une seule vague peut séduire par sa simplicité apparente. Mais il représente une prise de risque majeure : incident généralisé, rejet des utilisateurs, saturation des équipes support.
Un déploiement progressif permet de maîtriser les impacts, d’ajuster les paramétrages à partir des premiers retours, et d’accompagner le changement dans la durée. Il offre également la possibilité de prioriser certains périmètres stratégiques ou plus matures.
Dans les environnements complexes, cette approche par lot est de loin la plus efficace, notamment pour embarquer les entités les plus réticentes.
Anticiper les erreurs, structurer la réussite
Une digitalisation réussie ne tient ni du hasard, ni de la chance.
Elle repose sur une démarche structurée, portée par les bonnes personnes, fondée sur des processus repensés, et alignée avec les ambitions de l’entreprise.
Les 6 erreurs que nous avons identifiées sont fréquentes, mais évitables. À condition de les anticiper avec méthode.
C’est tout l’objet du Guide Pratique rédigé par les experts Fluxym : un concentré d’expérience terrain pour vous aider à cadrer, déployer et piloter votre projet dans les meilleures conditions.
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