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Automatiser pour mieux respirer !

, par t.jaffry

Si vous travaillez au sein des Achats ou de la Comptabilité fournisseurs (comptes payables), vous avez forcément été confronté à l’une de ces questions : A qui la marchandise a été livrée ? Qui a récupéré les feuilles de temps des consultants ?Où est le bon de commande original validé ? Est-ce juste un courriel ou est-il imprimé ? Le fournisseur a-t-il bien été créé dans l’ERP ? Est-ce que ses données de contact et de compte bancaire sont bien à jour ? Sur quel centre de coût la facture doit-elle être imputée ? Et quel est le bon numéro de fournisseur, j’en ai 3 avec le même nom !

Bref, autant de questions qui génèrent une perte de temps considérable et nuisent à l’efficacité des équipes.

La solution : se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, non répétitives, et qui créent de la richesse pour l’entreprise.

Oui, mais comment y arriver ?

1. Automatiser le traitement de la facture fournisseurs

Première étape d’une transformation S2P réussie, l’automatisation des comptes payables permet d’aller chercher un ROI rapide. En effet, rapidement implantée et à la portée de toutes les entreprises, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs fluidifie l’ensemble du processus d’approvisionnement, améliore la relation fournisseurs et permet une réduction significative des coûts de gestion administrative des factures.

A la base de la transformation digitale des achats, le traitement automatisé des factures permet aux équipes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, comme la gestion des fournisseurs, l’optimisation des paiements, le respect et le suivi des budgets notamment.

Cette phase d’automatisation permet de développer une collaboration harmonieuse entre les services Achats et Finance à travers une solution transversale. En découle une meilleure productivité grâce à un accès à l’information, centralisé et rapide, réduisant considérablement les erreurs.

La fluidité des workflows qu’offre les différentes solutions sur le marché permet d’intégrer les collaborateurs dans un processus de vérification et de validation sous contrôle en assurant la complète traçabilité.

On peut également citer comme bénéfice l’optimisation de la trésorerie, à travers des outils de pointe tels que le « Dynamic discounting », qui permet d’obtenir des rabais substantiels en échange d’un paiement anticipé des fournisseurs.

Imaginez un instant, sur une dépense totale de 300M par exemple, que vous négociez un taux de remise de 2% pour 15% de vos fournisseurs, voici une économie directe de près d’1 million.

De même, la gestion efficace et concertée des litiges sur les factures viendra renforcer la relation fournisseur et accroître son efficience.

L’automatisation des comptes payables a donc un impact direct sur les résultats de l’entreprise : le ROI est atteint en moins d’un an !

2. Dématérialiser le flux transactionnel d’approvisionnement

Cette démarche consiste à développer la fluidité du traitement de la demande d’achat jusqu’à la facture, pour obtenir un processus Procure-to-Pay (P2P) digitalisé de bout en bout.

Les transactions quotidiennes, telles que la demande d’achats (PR), sa validation et la commande fournisseurs peuvent être automatisés. L’expérience pour l’utilisateur final, à travers des catalogues intuitifs similaires à Amazon, favorise l’adoption, ce qui est synonyme d’un ROI rapide.

Les gestionnaires, industrialisant la validation et le contrôle, peuvent se concentrer sur le suivi des budgets et la stratégie autour des catégories d’achats.

Le P2P vient ainsi s’intégrer nativement avec la gestion des factures digitalisées, et permet une communication harmonisée à travers la chaîne d’approvisionnement, du demandeur au comptable en passant par l’acheteur. Avoir l’ensemble du processus hébergé dans un système unique permet également de faciliter l’adoption et garantit l’intégration sans efforts.

 3. Chercher de nouveaux gisements via les technologies dédiées au volet stratégie des achats

 Une fois libérés du transactionnel et de l’administratif, les acheteurs peuvent se concentrer sur les tâches stratégiques à valeur ajoutée, comme par exemple identifier des opportunités, collaborer avec les fournisseurs sur l’innovation ou encore avoir une gestion fine de leur portefeuille de catégories.

Les Achats sont ainsi positionnés comme un véritable centre de profit de l’entreprise.

Les technologies d’aujourd’hui permettent d’accompagner l’acheteur dans la prise de décision stratégique, à travers plusieurs axes :

  • L’analyse des dépenses, qui grâce au « machine learning » et aux analyses prédictives permettent l’anticipation et l’analyse approfondie. L’acheteur utilise ses tableaux de bord pour identifier des opportunités et déclencher de nouvelles initiatives (regroupement de contrats, mitigation du risque, renégociation, appel au marché…)
  • Le SRM qui permet une collaboration totale avec le fournisseur sans intégration, l’évaluation de la performance et du risque, le traitement des litiges et des plans de progrès et la vision 360° de l’activité notamment.
  • Le Sourcing, qui fait aujourd’hui appel à l’intelligence artificielle pour suggérer de nouveaux fournisseurs, ou à des technologies de simulation avancées pour élaborer des scénarios parfois complexes d’évaluation des offres.
Schéma circuit Source-to-Pay

4- Orchestrer le tout autour de données propres

Les processus Source-to-Pay reposent sur la donnée. Les décisions et stratégies d’achats sont l’interprétation de ces données. Il est primordial pour les entreprises d’avoir une donnée fiable, ce qui requiert un nettoyage préalable et un processus de gouvernance clair et contrôlé.

Une solution dédiée de gestion de la donnée fournisseurs (SIM : Supplier Information Management) est indispensable pour un SI Achats performant. Il est difficile (impossible ?) de gérer de manière fiable la donnée de plusieurs milliers de fournisseurs sans une solution irriguant l’ensemble du système d’information (ERP, e-sourcing, logiciel de dématérialisation de factures, etc…) avec une donnée unifiée provenant d’une seule source.

L’absence d’une solution de ce type entraînerait la création de données obsolètes ou inexactes et les conséquences qui en résultent pourraient être graves pour l’entreprise.

En savoir plus sur les données obsolètes ou inexactes

En conclusion

Aujourd’hui, seulement 10% des Directeurs Achats considèrent avoir les meilleurs outils à leur disposition pour équiper leur processus Source-to-Pay. Une stratégie « crawl, walk, run » permet aux directions achats de se doter des outils les plus performants en favorisant un ROI permettant de les financer et une conduite du changement douce, tout en donnant une bouffée d’air frais aux équipes.

Respirez… Automatisez… Respirez….Automatisez….

Pour vous aider dans cette transformation, et construire ensemble une feuille de route gagnante, faites appel aux équipes Fluxym !