Benefit Cosmetics digitalise ses notes de frais en s’appuyant sur l’expertise de Fluxym et Notilus

Challenges

  • Simplifier la gestion des notes de frais pour les collaborateurs en supprimant la saisie dans un tableur et l’envoi par courrier
  • Supprimer la manipulation d’un grand volume de papier et réduire l’espace de stockage
  • Eviter les erreurs (montants erronés, justificatifs non conformes, seuils de remboursement non respectés) et la perte des justificatifs
  • Raccourcir le temps de traitement des notes de frais pour que les validations soient effectuées avant les campagnes de règlement chaque mois.

Chiffres clés

  • Chiffre d’Affaires : 94 Millions €
  • Effectif : 475 collaborateurs

Contexte

  • 170 notes de frais mensuelle
  • 150 profils actifs

Modules Notilus

  • Expense
  • Mobility

Réponses

  • Déploiement du module Expense – Projet mené entièrement à distance
  • Intégration des relevés de cartes affaires dans l’application
  • Mise en place de l’archivage à valeur probante des justificatifs et de la mobilité
  • Transfert de compétences auprès des administrateurs de Notilus.

Bénéfices

  • Gain de temps pour les collaborateurs qui saisissent leurs frais en mobilité, en prenant en photo leurs justificatifs et en les ajoutant à leur note de frais au fil de l’eau
  • Fiabilité des informations grâce au paramétrage des seuils de remboursement et à la gestion des montants de TVA
  • Fluidité et rapidité des validations et des contrôles
  • Suivi en temps réel de l’avancée de la note de frais dans le process de validation
  • Suppression de l’espace de stockage physique
  • Simplification de la recherche de documents grâce à l’archivage à valeur probante.

Lors de la mise en place de Notilus, le consultant de Fluxym s’est montré présent et à l’écoute de nos besoins. Il était disponible pour répondre à nos demandes, mêmes les plus urgentes. 

Julie FOURRIER CHAUVIN,
Accounting Manager Mainland Europe