Benefit Cosmetics digitalise ses notes de frais en s’appuyant sur l’expertise de Fluxym et Notilus
Challenges
- Simplifier la gestion des notes de frais pour les collaborateurs en supprimant la saisie dans un tableur et l’envoi par courrier
- Supprimer la manipulation d’un grand volume de papier et réduire l’espace de stockage
- Eviter les erreurs (montants erronés, justificatifs non conformes, seuils de remboursement non respectés) et la perte des justificatifs
- Raccourcir le temps de traitement des notes de frais pour que les validations soient effectuées avant les campagnes de règlement chaque mois.
Chiffres clés
- Chiffre d’Affaires : 94 Millions €
- Effectif : 475 collaborateurs
Contexte
- 170 notes de frais mensuelle
- 150 profils actifs
Modules Notilus
- Expense
- Mobility
Réponses
- Déploiement du module Expense – Projet mené entièrement à distance
- Intégration des relevés de cartes affaires dans l’application
- Mise en place de l’archivage à valeur probante des justificatifs et de la mobilité
- Transfert de compétences auprès des administrateurs de Notilus.
Lors de la mise en place de Notilus, le consultant de Fluxym s’est montré présent et à l’écoute de nos besoins. Il était disponible pour répondre à nos demandes, mêmes les plus urgentes.
Julie FOURRIER CHAUVIN,
Accounting Manager Mainland Europe
Bénéfices
- Gain de temps pour les collaborateurs qui saisissent leurs frais en mobilité, en prenant en photo leurs justificatifs et en les ajoutant à leur note de frais au fil de l’eau
- Fiabilité des informations grâce au paramétrage des seuils de remboursement et à la gestion des montants de TVA
- Fluidité et rapidité des validations et des contrôles
- Suivi en temps réel de l’avancée de la note de frais dans le process de validation
- Suppression de l’espace de stockage physique
- Simplification de la recherche de documents grâce à l’archivage à valeur probante.