Une bonne gestion de la donnée fournisseurs (SRM : Supplier Relationship Management) est la pierre angulaire indispensable pour bâtir un SI Achats performant. Il est difficile (impossible ?) de gérer de manière fiable la donnée de plusieurs milliers de fournisseurs sans un système dédié irriguant l’ensemble de votre système d’information (ERP, logiciel de sourcing, logiciel de dématérialisation, etc…) alors que le moindre défaut d’information ou de mise à jour de l’une de vos données fournisseurs peut :
- vous faire courir des risques financiers importants (amendes, problèmes de paiements, etc…). Ou encore des risques environnementaux, de dépendance, voire même d’approvisionnement
- rendre difficile l’élaboration d’une analyse de la dépense fiable
- générer de la frustration dans la communication interne autour d’un fournisseur, mais également avec les fournisseurs eux-mêmes.
Alors que certaines études démontrent que la gestion de la donnée d’un fournisseur actif peut coûter jusqu’à 500 euros par an, peu d’entreprises ont conscience des enjeux.
Et vous, avez-vous évalué ce coût au sein de votre organisation ?
Aujourd’hui, les technologies de gestion de la donnée fournisseur sont un sujet majeur pour la plupart des organisations. En effet, ils manipulent cette donnée de façon hétérogène (multiplication des systèmes, gouvernance de la donnée, processus complexes…). Cela implique une urbanisation et une mise à jour en temps réel des données fournisseurs.
Voici quelques intérêts majeurs de la mise en place d’une base de donnée fournisseurs :
- Le nettoyage de la donnée
- Le contrôle du processus de création
- La garantie de l’intégrité / fiabilité des données dans le temps
- La centralisation de l’information
- La synchronisation avec l’ensemble des systèmes de l’entreprise
- Le partage des documents
- La délégation de responsabilité au fournisseur lui-même sur la maintenance de certaines données.