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Comment minimiser la fraude achats ?

, par Bertrand Lesné

De nombreux articles ont été récemment publiés sur la fraude achats, par exemple sur la modification des coordonnées bancaires ou les achats fictifs. Il est devenu capital de mettre en place des solutions pour minimiser cette fraude. Cet article a pour objectif de vous présenter 6 propositions qui vous aideront à réduire votre exposition.

1. Séparer et définir les responsabilités

La séparation des rôles (SOD) de chacun est un moyen d’assurer qu’un salarié n’a pas la maîtrise totale du processus d’achat. Les auditeurs sont particulièrement sensibles à la SOD.

2. Construire des workflows pour chaque scénario

Il est important de bâtir des scénario d’approvisionnement de la saisie de la demande d’achats à la réconciliation de la facture), afin qu’il y ait toujours un approbateur distinct du demandeur.

Les circuits d’approbation permettent de tracer les transactions, et de prévenir la fraude achats. On a souvent tendance, dans les projets informatiques, à définir un workflow général, puis à gérer certaines exceptions par des workflows dégradés.

Ce sont ces failles qui seront exploitées par les fraudeurs. Par exemple : une procédure d’achats exceptionnels en urgence peut ouvrir une brèche dans le processus de contrôle. 

3. Mettre sous haute surveillance la modification des coordonnées bancaires fournisseurs

La meilleure façon de prévenir la fraude achats est d’avoir un outil centralisé de gestion des fournisseurs, sur lequel la lecture/édition de certaines informations sont réservées à une population limitée d’utilisateurs, soumises à un workflow de validation avant publication dans le système financier.

4. Autoriser les paiements uniquement aux fournisseurs validés

Il est vital de n’autoriser les paiements qu’aux fournisseurs validés à travers un processus d’activation. Il est important de ne pas permettre la création « ad hoc » d’un fournisseur directement dans l’ERP.

5. Mettre en place une réconciliation de type « 3-way match »

Ce type de réconciliation doit être adopté pour chacune des factures, afin de sécuriser la correspondance entre le commandé, le reçu et le facturé.

6. Mettre en place un « Spend Analysis »

Une analyse récurrente doit être effectuée avec des alertes spécifiques, autour des factures sans commande, le dépassement budgétaire, la consommation de contrats… afin de contrôler tout comportement récurrent ou atypique.



Ces 6 propositions ont aidé de nombreuses organisations de toutes tailles à lutter contre les fraudes liées à l’approvisionnement.
Nous vous recommandons de réviser, au moins une fois par an, l’ensemble de vos processus achats afin de vous assurer que des actions sont mises en places pour minimiser ce risque.

Vous souhaitez améliorer votre gestion des risques fournisseurs ?