La digitalisation des processus Source to Pay représente un véritable projet structurant pour les entreprises cherchant à optimiser leurs fonctions achats et finance. Après avoir choisi la solution qui répond à vos besoins, une décision déterminante pour la réussite de votre digitalisation s’impose : confier la mise en œuvre de la solution aux équipes projet de l’éditeur ou d’un intégrateur partenaire.
Découvrez comment la deuxième alternative permet de sécuriser votre investissement.
Éditeur ou intégrateur : comprendre ce qui les distingue vraiment
L’éditeur est le développeur de la solution digitale. Ses priorités s’articulent autour de la vente de licences, du développement d’innovations et du respect de sa roadmap. Sa vision est naturellement centrée sur son offre logicielle.
L’intégrateur, quant à lui, est un prestataire de services dont la mission est d’accompagner les clients dans le déploiement et la configuration optimale de la solution. Sa priorité est donc de mettre en œuvre tous les leviers à disposition pour garantir la réussite de votre projet dans la durée.
Vous hésitez ? Voici 3 bonnes raisons de faire équipe avec un intégrateur.
I. Un cadrage projet qui anticipe tous vos besoins
Contrairement à l’éditeur, l’intégrateur propose un accompagnement en amont du projet. Il vous assiste donc lors du cadrage, une étape pilier de la préparation d’un projet de digitalisation Source to Pay. En effet, elle permet :
- de définir des objectifs alignés avec la stratégie globale de l’entreprise ;
- de mobiliser les parties prenantes en clarifiant les objectifs communs et les processus à digitaliser ;
- d’anticiper les risques potentiels liés à la qualité des données, la disponibilité des ressources humaines ou encore le taux d’adoption par les utilisateurs.
Pour y parvenir, l’intégrateur déploie quatre types de prestations stratégiques :
- l’audit de vos outils, vos processus et votre organisation interne ;
- l’analyse de vos référentiels et la mise en place d’une gouvernance des données ;
- l’accompagnement dans la définition des processus cibles ;
- la définition des KPI à suivre, selon votre objectif – rentabilité, optimisation ou conformité – et leurs valeurs cibles.
Un intégrateur multi-solutions pour une vision panoramique
Un intégrateur travaillant avec plusieurs éditeurs dispose d’une expertise multi-solutions dans les projets S2P et P2P, ainsi que d’un référentiel de bonnes pratiques et d’indicateurs de performance issus d’expériences clients très variées.
Vous profiterez également d’une vision transverse couvrant à la fois les processus achats et finance, permettant d’anticiper l’ensemble des enjeux internes.
En amont du déploiement, la prestation de l’intégrateur se concrétise par la construction d’une feuille de route complète détaillant la stratégie de déploiement, les étapes clés, les ressources à mobiliser et les plannings. Son expertise en la matière s’avère précieuse pour les projets complexes, notamment lors de déploiements internationaux.
II. Un déploiement sur mesure orchestré par des experts
Une intégration qui vous ressemble
L’avantage majeur de l’intégrateur est sa maîtrise quadridimensionnelle des métiers finance et/ou achat, des solutions digitales, des systèmes d’information et de la gestion de projet. Elle lui permet de trouver des solutions :
- fonctionnelles – en identifiant les bonnes pratiques et solutions de contournement du paramétrage standard pour éviter des développements spécifiques trop lourds ;
- techniques – en résolvant efficacement les problèmes potentiels liés aux interfaces ;
- organisationnelles – en s’appuyant sur son expérience auprès d’autres clients pour anticiper les défis spécifiques à votre contexte.
Cette expertise est d’autant plus utile lorsque vos besoins dépassent le cadre du paramétrage standard. Dans ce contexte, le rôle de l’intégrateur est de challenger le besoin du client pour lui proposer la meilleure réponse fonctionnelle et technique.
Une gestion de projet à quatre mains
La gouvernance de projet joue un rôle critique pour éviter les dérives en termes de délais et de budget. Bonne nouvelle : l’intégrateur peut proposer des services d’AMOA/AMOE.
Ces services incluent la synchronisation avec les directions support, l’adéquation entre les besoins métiers et la solution fonctionnelle, la préparation et la coordination de la phase de recette.
III. Un suivi à long terme pour une adoption maximale
L’intégration d’une solution ne marque que le début du projet… L’adoption réelle par les utilisateurs détermine le succès à long terme de votre digitalisation. L’intervention de l’intégrateur prend tout son sens dans la phase post-déploiement. Il propose notamment :
- une aide à la conduite du changement via des supports personnalisés (formations adaptées, dispositifs vidéo, FAQ, webinars…) ;
- un suivi des indicateurs de performance pertinents, par exemple le taux d’adoption ;
- des services de maintenance externalisée (TMA ou Tierce Maintenance Applicative).
Comment sélectionner l’intégrateur idéal pour votre projet ?
Choisir le bon intégrateur ne s’improvise pas : voici les critères à passer en revue.
- Les marqueurs d’expertise des consultants : leurs certifications, leurs spécialisations, l’ancienneté dans le métier, etc. Vérifiez aussi le nombre de consultants par rapport à la taille de l’entreprise et son turn-over.
- Les références clients, témoignant de l’expérience de l’intégrateur dans votre secteur et de sa capacité à livrer des projets dans des contextes comparables au vôtre.
- La méthodologie, reflétant la rigueur et le professionnalisme de l’intégrateur. Elle doit être basée sur des jalons clairs, une gouvernance projet bien définie et des outils de pilotage performants.
- Les modalités de support technique et de TMA. Renseignez-vous sur la réactivité du support, les niveaux de service garantis (SLA), et les dispositifs de suivi mis en place pour assurer la pérennité de votre solution.
- La localisation géographique par rapport à vos équipes. Travailler avec un intégrateur a minima dans le même fuseau horaire permet une collaboration fluide, surtout lors des étapes critiques. Il intervient plus rapidement et établit plus facilement un rapport de confiance avec vos équipes. Et lors d’un déploiement multi-pays, privilégiez un intégrateur présent dans différents endroits du globe.
- Les garanties proposées en matière de conformité et de cybersécurité. Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant (RGPD, ISO 27001, etc.), votre intégrateur doit pouvoir démontrer des engagements clairs en matière de sécurité des données, de confidentialité et de conformité.
Le “must-have” : un partenaire revendeur-intégrateur
L’avantage ? Vous centralisez dans un contrat unique l’achat de licences et des prestations de services avec un seul interlocuteur qui porte l’entière responsabilité de votre projet.
L’intégrateur représente un choix stratégique pour sécuriser votre projet dès son lancement, accéder aux meilleures pratiques du marché et aider vos équipes à gagner en expertise.
Vous envisagez de digitaliser vos processus Source to Pay ? Faites appel à Fluxym, intégrateur spécialisé en conseil, implémentation et maintenance de solutions digitales pour les processus achat et finance.
« Les consultants de Fluxym ont bien compris notre métier et nos problématiques. Nos échanges ont toujours été fluides et l’accompagnement avec la TMA après le “go live” nous permet de sécuriser le déploiement de la solution. »
Marie Bodet, Responsable contrôle de gestion achats
Nhood Services France