Etam fait appel à Fluxym et Notilus pour simplifier la gestion de ses notes de frais

Challenges

  • Simplifier la gestion des notes de frais pour les collaborateurs et le service comptable
  • Supprimer les saisies de données dans SAP et de la gestion manuelle des justificatifs
  • Eviter les erreurs de TVA
  • Gérer les seuils autorisés par nature de frais.

Chiffres clés

  • Chiffre d’Affaires : 907 Millions €
  • Effectif : 6 230 collaborateurs

Contexte

  • 14 filiales équipées en France, Belgique, Pologne, Suisse, Allemagne et Espagne
  • 520 utilisateurs actifs
  • 3 400 notes de frais par an
  • SI RH : SAP en France

Modules Notilus

  • Expense
  • Travel
  • Mobility

Réponses

  • Déploiement de Notilus au siège en France et dans les filiales européennes
  • Création et mises à jour des profils utilisateurs issus de HR SAP
  • Export des notes de frais dans SAP
  • Intégration des relevés de cartes affaires dans l’application
  • Mise en place de l’archivage à valeur probante des justificatifs et de la mobilité
  • Transfert de compétences auprès des administrateurs de Notilus
  • Prise en charge des paramétrages complexes et des interfaces.

Bénéfices

  • Gain de productivité importants dans le traitement des notes de frais par la suppression des transferts de fichiers, des pertes de documents et des saisies de données
  • Facilité de saisie pour les collaborateurs avec la reconnaissance automatique des montants et des natures de frais à partir de la photo des justificatifs sur smartphone
  • Traçabilité à tout moment des documents et des workflows (contrôle, validation et paiement)
  • Accélération du circuit de validation
  • Economies réalisées grâce à l’application de la politique voyage et la réduction des coûts d’archivage
  • Autonomie dans le paramétrage de la plateforme.

Nous avons choisi Notilus pour sa simplicité d’utilisation et de paramétrage. Les équipes de Fluxym font preuve d’une vraie empathie avec leurs clients. C’est très appréciable ! 

Catherine PREVEAUX
Responsable Comptabilité Analytique Europe