Sortir les achats du trou noir

Même s’ils font partie intégrante du cycle de vente, le manque de visibilité des achats peut occasionner de nombreux incidents, allant de la perte d’opportunités commerciales jusqu’à la rupture totale de la chaîne d’approvisionnement. Les solutions de Source to pay comme la suite Ivalua permettent de pallier ces difficultés en apportant l’efficience, la transparence et des fonctionnalités étendues.
En tant que Directrice des achats de Covéa, une des principales mutuelles françaises, Sylvie Noël connaît parfaitement les défis à relever lorsque le cycle de vente est mal maîtrisé : le mécontentement des clients, la déception des fournisseurs, l’opposition des collaborateurs sans oublier le risque de non-conformité. C’est pourquoi, lors de sa mission de professionnalisation des achats chez Covéa, elle s’est attachée à faire évoluer les outils, les méthodes et les ressources de l’assureur.
Depuis près de 10 ans, Sylvie Noël est impliquée dans les projets de transformation digitale des achats et, à ce titre, elle est reconnue comme experte dans la mise en œuvre de solution Source to Pay. Fréquemment sollicitée pour ses connaissances encyclopédiques sur le sujet, elle nous fait l’amabilité de partager certaines de ses expériences récentes.

L’histoire

Sylvie Noël a débuté chez Covéa en tant que consultante à la fin des années 2010. Elle a contribué à repenser et optimiser le département achat avant d’en prendre la direction en 2012. Lors de sa mission, elle a étudié les besoins de centaines de clients internes répartis dans plusieurs dizaines de services. Sa définition d’une éthique favorisant l’ouverture, la transparence et la collaboration a convaincu la direction de Covéa de lui confier le pilotage des achats. Depuis, ses responsabilités n’ont cessé de croître et ses objectifs sont toujours plus exigeants.

Le challenge

Sylvie Noël a suggéré de mettre en œuvre une solution achats ambitieuse, obligeant l’assureur à bousculer ses habitudes en travaillant de façon plus collaborative et plus globale. Elle a également interrogé les clients en leur posant des questions simples et directes en lien avec les processus achats : Les achats peuvent-ils vous aider ? Pourquoi et comment ? A quelles difficultés êtes-vous actuellement confrontés ? Quelle est la valeur ajoutée sur votre résultat net ?
Mais elle ne s’est pas contentée de questionner les clients. Sylvie Noël a également sollicité tous les services impliqués dans les processus achats. Cela lui a permis d’appréhender les enjeux de l’assureur dans leur globalité et de transformer ses collègues en ambassadeurs pour proposer des processus radicalement nouveaux.

La solution – Une approche à trois niveaux

Avec son équipe, Sylvie Noël a défini un processus cible unique pour répondre aux besoins opérationnels de toute l’organisation. Ce n’était pas chose facile car l’entreprise qui compte plus de 22 000 employés disposait d’une multitude de processus achats. De plus, le département achats est composé plus de 50 experts répartis sur cinq zones géographiques. Son objectif était donc de trouver une solution Source to Pay capable de répondre aux besoins quotidiens et d’assurer la transition vers des processus plus optimisés.
Par ailleurs, elle a défini un langage spécifique aux achats qui puisse être utilisé et compris à la fois par les clients, les fournisseurs et les employés.
Enfin, elle s’est attachée à définir un processus achat totalement transparent, digitalisé et accessible à tous les utilisateurs, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.

Une solution puissante et globale

Sylvie Noël et son équipe ont retenu Ivalua pour la capacité de la plateforme à manager simplement la quasi-totalité des processus achats : l’émission des appels d’offres, l’import des budgets, la gestion et la validation des workflows, le traitement des litiges et des plans d’actions, la gestion des catalogues et de la contrathèque, tout en tenant compte des exigences légales et réglementaires. Ainsi, la plateforme permet aux utilisateurs de suivre chaque étape du cycle d’achat.

Un succès incontestable et pérenne

Aujourd’hui, l’application de Covéa regroupe 4500 utilisateurs et 17 000 fournisseurs sur une seule plateforme entièrement digitalisée. Désormais, Sylvie Noël peut facilement étendre l’accès à tous les membres de son équipe. Toutes les interactions sont enregistrées dans la plateforme créant ainsi un espace d’échanges d’informations sécurisé entre Covéa, ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.

La Directrice des achats de Covéa a d’autres projets pour les mois à venir, comme la mise en place d’une base de données ouverte. Elle fera partie des intervenants de nos prochaines tables rondes dédiées aux achats en février prochain à Montréal et Toronto.

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