Rapprochement à trois voies
Rapprochement à trois voies : définition
Le rapprochement à trois voies est un contrôle qui compare le bon de commande, la réception du bien ou du service et la facture du fournisseur avant d’autoriser son paiement.
Il permet de vérifier que les éléments commandés, livrés et facturés correspondent, notamment en matière de quantités, de prix, de références, de frais et, selon les règles de contrôle, de taxes.
L’objectif est de distinguer automatiquement les factures conformes des factures présentant un écart ou nécessitant une vérification.
Le terme en bref
- Autres appellations : 3-way matching, rapprochement commande-réception-facture.
- Nature : méthode de contrôle des factures.
- Objectifs : prévention des erreurs et automatisation des factures conformes.
Comment fonctionne le rapprochement à trois voies ?
Lorsqu’une facture est reçue, le système recherche la commande et les réceptions associées. Il compare ensuite les informations présentes sur les trois documents selon des règles et des tolérances prédéfinies. En cas d’écart, elle est orientée vers un workflow d’exception afin d’être analysée et corrigée.
Le processus comprend généralement quatre étapes :
- Identifier la commande et les lignes correspondant à la facture
- Vérifier les réceptions des biens ou la validation du service fait
- Comparer les quantités, les prix, les références, les frais et les autres données de contrôle
- Valider automatiquement la facture ou transmettre l’écart au bon interlocuteur.
À quoi sert le rapprochement à trois voies ?
- Eviter le paiement de biens non reçus
- Détecter les écarts de quantité, de prix ou de référence
- Automatiser le traitement des factures conformes (touchless)
- Détecter rapidement les écarts de prix ou de quantité
- Orienter rapidement les factures en exception..
Exemple
Une entreprise commande 100 unités au prix de 20 euros l’unité. La réception enregistrée dans le système confirme la livraison de seulement 90 unités, tandis que la facture porte sur 100 unités.
Le système identifie l’écart entre la commande, la réception et la facture. Si l’écart dépasse la tolérance définie, la facture est bloquée ou mise en attente. Elle est ensuite transmise au service achats, au réceptionnaire ou au fournisseur afin d’être vérifiée et, si nécessaire, corrigée.
Quelle différence avec le rapprochement à deux voies ?
Le rapprochement à deux voies compare la facture au bon de commande. Le rapprochement à trois voies ajoute la réception ou la preuve de service fait. Il permet donc de vérifier que les biens ou services facturés ont effectivement été livrés ou réalisés.
Principaux enjeux
Les principaux enjeux du rapprochement à trois voies sont les suivants :
- Définir des tolérances adaptées aux catégories d’achat, aux montants et aux niveaux de risque
- Gérer les écarts de prix ou de quantité sans bloquer inutilement les factures conformes
- Gérer les factures partielles, les livraisons fractionnées et les réceptions multiples
- Analyser les causes récurrentes d’écarts
- Identifier les responsables du traitement des exceptions.
FAQ
Quels documents sont comparés ?
Le rapprochement compare généralement le bon de commande, la réception ou la preuve de service fait, ainsi que la facture du fournisseur.
Le rapprochement doit-il être exact au centime ?
Pas toujours : des tolérances peuvent être définies selon les montants, les catégories d’achat, les unités de mesure et la politique de contrôle de l’entreprise.
Que faire si la réception manque ?
Il faut vérifier si le bien a été livré ou si le service a été réalisé, puis demander au réceptionnaire ou au responsable concerné d’enregistrer la réception ou le service fait. La facture peut rester en attente tant que les éléments nécessaires au contrôle ne sont pas disponibles.
Une facture sans commande peut-elle faire l’objet d’un rapprochement à trois voies ?
Non, pas au sens strict. Sans commande, le système ne peut pas comparer la facture à un engagement préalable. La facture doit alors suivre un circuit spécifique, avec des contrôles et des approbations adaptés aux factures sans commande.
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