Chez Fluxym, nous le constatons chaque jour sur le terrain, lors de l’implémentation de solutions Procure-to-Pay et Source-to-Pay : la donnée est le véritable carburant de tout projet de digitalisation. Sans données fiables, à jour et correctement gouvernées, même la meilleure solution atteint rapidement ses limites.
Or, sans actions dédiées, la qualité des bases fournisseurs et clients se dégrade vite. En moyenne, près de 30 % des référentiels deviennent obsolètes chaque année. À cela s’ajoutent les erreurs, les champs incomplets et les doublons ! Résultat : vous risquez de prendre des décisions stratégiques sur la base d’informations peu fiables.
C’est précisément pour éviter ces écueils qu’une gouvernance des données rigoureuse s’impose comme un prérequis indispensable à toute transformation digitale réussie.
1. Qu’est-ce que la gouvernance
des données ?
La gouvernance des données, ou Data Gouvernance, désigne l’ensemble des pratiques et processus qui garantissent que vos données demeurent accessibles, traçables, de qualité et sécurisées. Elle englobe plusieurs dimensions essentielles :
- Le respect des réglementations : RGPD, loi Sapin II, CSRD, facturation électronique… Les obligations légales se multiplient et imposent une rigueur accrue dans la gestion des données.
- Le pilotage des politiques internes : définition des procédures de création, modification et suppression des données, attribution des rôles et responsabilités, règles d’accès et de partage.
- La garantie de la qualité des données : c’est ici que la Data Gouvernance rejoint la Data Quality. En effet, la gouvernance définit le cadre stratégique tandis que la Data Quality regroupe l’ensemble des actions opérationnelles pour maintenir cette qualité dans la durée.
2. Les risques d’une absence de gouvernance des données
Sans procédures clairement établies, votre entreprise s’expose à de multiples risques qui peuvent affecter directement votre activité :
- Risques opérationnels
Les données obsolètes peuvent vous conduire par exemple à passer des commandes auprès de fournisseurs en difficulté financière ou ayant déposé le bilan, créant ainsi une dépendance vis-à-vis de partenaires non fiables et des risques de rupture d’approvisionnement.
- Risques financiers
La présence de doublons dans votre base fournisseurs ou clients vous prive de visibilité sur les montants totaux des achats ou des ventes. Vous perdez ainsi un levier de négociation important et risquez de ne pas appliquer les tarifs contractuels. La qualité de vos reportings s’en trouve également dégradée.
- Risques réglementaires
L’absence de certaines données extra-financières demandées par la CSRD ou de numéros SIREN – obligatoires dans les factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 – peut vous exposer à de lourdes pénalités réglementaires.
3. Construire une politique de gouvernance des données en 5 étapes
Étape 1 : Définir les responsabilités des acteurs internes
L’objectif est d’assurer une gestion cohérente de la donnée et d’éviter les erreurs dues à un manque de clarté dans les rôles.
- Attribuez des rôles spécifiques aux acteurs clés : le Chief Data Officer (CDO), les Data Quality Managers, la direction des achats, la direction financière… Chacun doit connaître précisément son périmètre d’action et ses habilitations.
- Élaborez des politiques d’accès claires : qui peut consulter les données ? Qui peut les modifier ou les supprimer ? Cette segmentation des droits est essentielle pour maintenir l’intégrité de votre base.
- Prévoyez une ségrégation des tâches sur les informations sensibles pour sécuriser la donnée et éviter les risques de fraude (par exemple, n’assignez pas la modification des RIB à une seule personne).
Étape 2 : Centraliser les données tiers
Pour diminuer le risque d’erreurs et d’incohérences, adoptez le principe de la Single Source of Truth (SSOT) en créant un référentiel unique (master data), pour vos données fournisseurs et clients. Cette centralisation peut se faire dans votre ERP ou une solution SRM/CRM. Elle permettra à tous les collaborateurs d’accéder aux mêmes informations mises à jour, en temps réel.
N’hésitez pas à vous appuyer sur les portails de vos fournisseurs pour faciliter la collecte et la mise à jour des données.
Étape 3 : Élaborer une politique de gestion des données
Cette étape consiste à formaliser l’ensemble des règles qui encadreront la vie de vos données. Elle passe par quatre actions clés :
- Créez un catalogue de données regroupant l’ensemble des métadonnées : source, sauvegarde, utilisation, contrôle, propriétaire… Le but est de bien connaître votre base et d’identifier les informations critiques pour votre activité.
- Définissez des règles de gestion précises pour la création, la modification et la suppression des données. Ces règles doivent être documentées et accessibles à tous les collaborateurs concernés.
- Mettez en place des procédures pour gérer l’accès, le partage, la sauvegarde, la protection et la récupération des données en cas d’incident.
- Organisez la normalisation de vos données et implémentez-la dans vos outils métier. C’est la clé pour faciliter la lecture, l’utilisation et la gestion de vos données tiers. Une bonne pratique pour éviter les doublons : contrôler automatiquement le numéro de SIRET à chaque création d’un fournisseur ou d’un client dans votre référentiel.
Étape 4 : sensibiliser et former et vos collaborateurs
La meilleure politique de gouvernance restera lettre morte si vos équipes ne l’appliquent pas au quotidien. La sensibilisation et la formation sont donc indispensables.
- Impliquez vos collaborateurs dans l’identification des données stratégiques pour leur métier et celui des autres services. Cela permet de créer une vision transverse et de faire comprendre que la data est l’affaire de tous.
- Sensibilisez-les aux risques concrets qu’encourt l’entreprise. Appuyez-vous sur des exemples réels et des cas pratiques tirés de votre expérience ou de celle de vos pairs.
- Présentez les procédures spécifiques à mettre en pratique dans le cadre de leur métier et communiquez régulièrement sur leurs éventuelles mises à jour.
- Encouragez le développement d’une véritable culture de la donnée grâce à une communication régulière essentielle pour embarquer les équipes et maintenir leur engagement.
Étape 5 : Analyser et contrôler la qualité des données en continu
La gouvernance des données n’est pas un projet ponctuel mais un processus continu d’amélioration. Vous devez donc régulièrement vérifier l’efficacité et la pertinence de vos procédures.
- Mettez en place un processus de monitoring de la qualité des données au travers d’indicateurs : taux de doublons, pourcentage de valeurs manquantes, contrôles de cohérence… Définissez également la fréquence de ces contrôles selon la criticité des données concernées.
- Implémentez un système d’alerte pour identifier rapidement les anomalies : données manquantes, formats non conformes, seuils dépassés…
- Ajustez vos politiques en fonction des évolutions : nouvelles réglementations, nouveaux KPI, identification de données devenues inutiles… Impliquez les utilisateurs dans des revues régulières pour obtenir leurs retours d’expérience et alimenter un processus d’amélioration continue.
En résumé, la gouvernance des données n’est pas une option mais une nécessité stratégique pour toute entreprise engagée dans la digitalisation.
Elle permet non seulement de limiter les risques opérationnels, financiers et réglementaires, mais aussi d’optimiser l’efficacité de vos processus et d’alimenter de façon pertinente les applications basées sur l’intelligence artificielle.
Vous souhaitez évaluer la qualité de vos données fournisseurs ou clients et identifier les axes d’amélioration prioritaires ? Les experts Fluxym réalisent un audit gratuit de votre base clients et fournisseurs pour vous accompagner dans cette démarche.