Petroineos fait appel à Ivalua et Fluxym pour restructurer son service Achats

Challenges

  • Restructurer le service Achats en évoluant d’un mode transactionnel vers un mode catégoriel (42 catégories d’achats réparties sur 3 marchés)
  • Optimiser les activités du service Achats en modélisant de nouveaux processus
  • Harmoniser les processus et centraliser la donnée afin de réduire les coûts et les tâches manuelles des collaborateurs
  • Améliorer la rigueur dans la sélection et la connaissance des fournisseurs compte tenu des enjeux sécuritaires (site Seveso)
  • Gérer l’ordonnancement complexe et les risques financiers liés aux arrêts de maintenance des unités de production.

Chiffres clés

  • Chiffre d’Affaires : 540 Millions €
  • Effectif : 700 collaborateurs

Contexte

  • 350 Millions € d’Achats
  • Plus de 200 utilisateurs
  • Plus de 8 000 fournisseurs
  • 200 contrats à archiver
  • Systèmes connectés : SAP REP / SAP EOP / IBM – Maximo

Modules Ivalua

  • Supplier Information Management
  • Sourcing
  • Contract
  • Spend Analysis

Réponses

  • Déploiement de la solution Ivalua pour gérer le processus Source to Contract
  • Intégration de la fonctionnalité de classification et analyse des dépenses
  • Méthodologie de projet Agile et déploiement « big bang »
  • Volonté de déployer au UK dans la foulée.

Bénéfices

  • Meilleure visibilité sur les dépenses et les gains générés par les appels d’offres
  • Amélioration de la rigueur grâce à la standardisation et l’audit des processus 
  • Maîtrise du risque industriel et financier grâce à une meilleure qualification et connaissance fournisseurs et l’implémentation de workflows HSE
  • Mise en place d’une solution collaborative automatisant et traçant les échanges (pistes d’audit, workflow) entre les différentes parties prenantes
  • Recherche optimisée grâce à une zone unique de stockage pour les documents, les prix, les fournisseurs,…
  • Des données fournisseurs de meilleure qualité permettant de mieux gérer les relations commerciales (mise en place de questionnaire, évaluation de performance, etc.)
  • Mise à disposition d’indicateurs clés permettant de piloter les dépenses et les fournisseurs
  • Processus contractuel fluidifié grâce à la mise en place de modèles de contrats et d’un circuit d’approbation permettant la collaboration en interne et en externe.

Nous avons nettement amélioré la connaissance de nos fournisseurs.

A présent, nous sommes en mesure de sélectionner ceux qui nous apportent le plus de valeur.

En digitalisant nos processus avec Ivalua et Fluxym, nos acheteurs ont plus de temps pour analyser les dépenses et bâtir des stratégies d’achat par catégorie.

Jean-François HENNINGER, Procurement Team Leader