Radiall s’appuie sur l’expertise de Fluxym pour optimiser la gestion de ses factures fournisseurs

Radiall est un fabricant mondial de solutions d’interconnexion en environnements sévères.

L’entreprise compte 2 900 collaborateurs et 13 sites industriels répartis dans 7 pays, dont les Etats-Unis, le Mexique, la France, la Chine et l’Inde.

Grâce à son ancrage territorial, Radiall développe une forte intimité auprès de ses clients, noue des liens durables avec ses communautés locales et donne vie à sa raison d’être : créer les connexions qui comptent.

Avec le passage à la facture électronique, le nombre d’écarts à gérer s’est considérablement réduit. Le temps de traitement de nos factures fournisseurs est passé de 7 à 4 jours en moyenne.


Christiane Rebaud, 
Responsable du CSP comptabilité fournisseurs 

Contexte et Enjeux

Dès 2014, sous l’impulsion du Directeur Finances & Juridique soucieux de moderniser et de centraliser la fonction comptable, la société Radiall SA a créé un Centre de Services Partagés Fournisseurs et déployé la solution Basware en version on premise. Ce premier projet a permis d’harmoniser la gestion des factures fournisseurs entre les trois sites de production et simplifier le circuit de validation, en évitant les photocopies et les transferts de documents par navette interne. 

«La dématérialisation des factures fournisseurs s’inscrit dans un projet de transformation globale et d’amélioration continue que nous avons initié dès 2015. L’approche zéro papier et la préservation de l’environnement sont des enjeux très forts chez Radiall, que ce soit pour nos activités de production ou nos fonctions support», souligne Guy de Royer, Directeur Finances & Juridique. 

Forte de ce premier succès, la Direction Comptabilité a démarré un nouveau déploiement en 2020 afin de profiter des avantages de la version SaaS de Basware et de mettre en œuvre le module e-Invoicing de la plateforme. 

«Nous souhaitions nous affranchir des multiples tâches manuelles et chronophages inhérentes à la dématérialisation des factures papier (la collecte, le scan et le vidéo-codage)», déclare Christiane Rebaud, Responsable du CSP comptabilité fournisseurs. «De plus, nous voulions anticiper l’obligation légale du passage à la facture électronique en 2024 et nous mettre en conformité avec cette nouvelle réglementation». 

Secteur :

  • Fabricant de solutions d’interconnexion

Chiffres clés :

  • 6 comptables
  • 300 valideurs
  • 1 200 fournisseurs actifs
  • 45 000 factures par an
  • 85% factures avec commandes

Modules Basware

  • e-Invoicing
  • Invoice
  • Analytics

Interface

  • ERP : SAP

La migration des interfaces, un enjeu important

Très satisfaite de Basware, la Direction Comptabilité de Radiall a choisi de poursuivre sa collaboration avec les équipes de Fluxym pour la migration de sa plateforme.
«D’un point de vue fonctionnel, nous avons simplement procédé à une analyse d’écarts. Cette phase de préparation avec les équipes de Fluxym qui connaissent nos besoins métier a été l’occasion de remettre à plat certains processus et d’ajouter de nouvelles fonctionnalités», déclare Christiane Rebaud.

Toutefois, le véritable enjeu de cette migration se situait au niveau technique. Les consultants de Fluxym ont su apporter à Radiall une expertise technique forte pour reconfigurer les interfaces avec SAP et gérer la reprise de l’historique des factures sur six ans.

Notre projet s’est déroulé sans tension car les consultants de Fluxym ont fait preuve de disponibilité et de réactivité. Nous avons travaillé dans une ambiance de confiance et de transparence qui nous a permis de faire face aux aléas du projet et de tenir les délais. 

François-Guillaume Tari
Chef de projet SI 

Une transition tout en douceur

Le changement de plateforme s’est fait sans difficulté pour les utilisateurs car les évolutions fonctionnelles étaient peu importantes. Une formation de deux heures a été suffisante pour les comptables fournisseurs qui ont immédiatement adhéré à la nouvelle version. Ils ont particulièrement apprécié l’accessibilité de la plateforme SaaS en version mobile ou sur leur poste, au bureau ou en télétravail.

Les fournisseurs actifs ont été contactés par email pour s’inscrire sur le portail Basware. «Nous avons reçu un accueil très favorable de nos fournisseurs. En 6 mois seulement, la part des factures téléchargées directement sur le portail e-Invoicing par nos fournisseurs a dépassé les 50% ; les autres sont envoyées par mail en format PDF. Le nombre de factures papier est aujourd’hui totalement marginal», se réjouit Christiane Rebaud.

Les avantages de la facture électronique pour Radiall

La mise en œuvre du module e-Invoicing de Basware a changé la vie de l’équipe comptable de Radiall. La plus grande avancée est d’être déchargée de toutes les tâches rébarbatives qui ne relèvent pas de la fonction comptable fournisseurs, comme le scan et le vidéo-codage des factures.

«Le traitement automatisé de 400 factures par jour représente l’équivalent d’un ETP. C’est autant de temps gagné pour la résolution des exceptions qui a une vraie valeur ajoutée comptable».

Grâce au module Analytics, les responsables et les équipes Comptabilité ont gagné en visibilité sur les volumétries de factures, les délais de paiement et le suivi d’approbation des écarts demandé par le contrôle de gestion. Ils constatent également :

  • La diminution des erreurs et du nombre de doublons
  • La suppression des archives papier
  • L’enregistrement automatique de la piste d’audit
  • La diminution des risque de fraude avec le portail fournisseurs sécurisé
  • L’accès plus rapide aux documents
  • Le suivi des litiges plus efficace.

Enfin, Radiall profite des avantages du modèle SaaS de Basware qui lui permet de s’affranchir de l’infrastructure technique et simplifie la gestion des utilisateurs.

Si vous souhaitez obtenir la version PDF de ce témoignage, vous pouvez le télécharger en cliquant ci-dessous.

Comme Radiall, vous cherchez à améliorer la gestion de vos factures fournisseurs ?