La donnée fournisseurs est souvent considérée comme un pilier incontournable de la performance achat. Pourtant, beaucoup d’organisations s’appuient encore exclusivement sur leur ERP pour centraliser ces informations stratégiques.
Bien qu’indispensables pour la bonne gestion d’une entreprise, les ERP n’ont cependant pas été conçus pour répondre aux enjeux spécifiques de la fonction achats comme le pilotage de la performance, l’analyse de risques, la conformité réglementaire ou encore la collaboration étroite avec certains fournisseurs.
C’est précisément sur ce terrain qu’interviennent les solutions SRM (Supplier Relationship Management), en proposant des outils dédiés qui transforment la gestion des données fournisseurs en véritable levier stratégique.
Dans cet article, nous décryptons les limites structurelles de l’ERP pour une gestion maîtrisée des données fournisseurs et les avantages concrets d’un SRM pour les directions achats qui souhaitent gagner en efficacité.
1. Pourquoi l’ERP n’est pas l’outil idéal pour gérer vos données fournisseurs ?
Un outil pensé pour la transaction, pas pour la relation
Les ERP sont très performants pour gérer des flux financiers et opérationnels : commandes, factures, paiements, stocks. Leur ADN est donc transactionnel et financier.
Or, la gestion des données fournisseurs requiert une approche plus complète et transverse pour assurer :
- La collecte et la mise à jour en continu des informations fournisseurs
- Le suivi de la conformité documentaire (RGPD, RSE, certifications, documents légaux)
- L’évaluation quantitative et qualitative de la performance
- La cartographie des risques (géographiques, financiers, de dépendance, RSE…)
Ainsi, dans un ERP, les données fournisseurs sont souvent figées, incomplètes et rarement actualisées.
Des données fragmentées et pas toujours fiables
Dans l’ERP, les informations fournisseurs sont souvent dispersées entre plusieurs modules : le référentiel fournisseurs, l’historique des commandes dans le module achats, les factures et règlements dans la comptabilité.
Cette fragmentation est la source de nombreuses difficultés : doublons non identifiés vision consolidée des fournisseurs impossible et pas de partage d’informations entre les équipes achats, qualité, juridique, logistique…
Selon l’étude Ardent Partners 2025, 92 % des directions achats considèrent que la qualité des données fournisseurs est critique pour leur performance. Pourtant, elles reconnaissent que seulement 64 % de leurs données sont réellement précises, complètes et à jour.
Collaboration fournisseurs : le chaînon manquant
L’ERP est un système interne à l’entreprise. Il n’offre pas de fonctionnalités permettant d’interagir efficacement avec les fournisseurs pour la mise à jour des informations administratives ou la réponse aux questionnaires d’évaluation par exemple
Cette absence d’outils collaboratifs affecte la productivité des équipes achats qui doivent gérer des échanges d’emails et des relances manuelles chronophages.
Des limites en matière d’analyse et de pilotage
L’ERP propose des tableaux de bord comptables et opérationnels, mais rarement des reportings sur le référentiel, la cartographie des risques de dépendance ou le scoring des fournisseurs.
Par ailleurs, les données présentes dans l’ERP concernent essentiellement les fournisseurs déjà référencés et ne permet pas de gérer les fournisseurs de substitution.
Pour extraire ces informations, les équipes Achats doivent jongler entre exports Excel, requêtes SQL et retraitements manuels avec une perte de temps considérable qui les éloigne de leur cœur de métier.
2. Les avantages d’un SRM pour la gestion des données fournisseurs
Une base de données fournisseurs centralisée, complète et fiable
La première fonction d’un SRM est de centraliser toutes les informations fournisseurs dans un référentiel unique et structuré :
- Données administratives et financières
- Documents légaux et certifications
- Scoring et évaluations
- Historique des échanges et des litiges
- Contrats et conditions négociées.
Cette approche (single source of truth) garantit les 3 piliers fondamentaux de la qualité de données, que sont :
- La fiabilité : des données validées et à jour
- L’accessibilité : des informations disponibles pour toutes les parties prenantes (achats, finance, juridique, qualité…)
- La traçabilité : un historique complet des sources et des modifications.
Une collaboration fluide avec les fournisseurs
La plupart des solutions SRM intègre un portail collaboratif qui offre aux fournisseurs un accès unique pour :
- Déposer leurs documents
- Remplir les formulaires de qualification et d’évaluation
- Consulter leurs performances et axes d’amélioration
- Partager leur plan de production.
Ce espace partagé limite les risques d’erreurs de saisie lors de la création ou de la mise à jour d’un fournisseur.
Les solutions SRM les plus performantes proposent également des connecteurs avec des bases de données comme Altares, Ecovadis, Approval…pour offrir une vision à 360° des fournisseurs.
L’automatisation de la collecte et de la validation des données
Les solutions SRM automatisent de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée comme :
- La vérification des numéros SIRET/SIREN pour éviter les doublons
- Le contrôle de cohérence des données bancaires
- La validation des documents obligatoires (Kbis, attestations fiscales et sociales, assurances, certifications RSE)
- La gestion de relances automatiques pour les documents manquants ou expirés
- La création de rapports de conformité en cas de contrôle.
L’impact est facilement mesurable par la réduction significative de la charge administrative (divisée par 3 voire même par 5) et la conformité garantie face aux obligations croissantes (devoir de vigilance, RGPD, CSRD, loi Sapin II, facture électronique…)
Des analyses qui transforment les données en décisions
Contrairement à l’ERP, le SRM propose des tableaux de bord et des outils d’analyse véritablement dédiés à la fonction achats comme :
- La cartographie des risques : identification des fournisseurs critiques, des zones géographiques sensibles, des situations de dépendance…
- Le scoring : évaluation des fournisseurs sur la qualité, les délais, l’innovation, la RSE, la santé financière
- La segmentation du panel : classification par catégorie, identification des leviers de négociation
- Le reporting RSE et devoir de vigilance : suivi des engagements environnementaux et sociaux
Ces analyses permettent aux directions Achats de prendre les bonnes décisions, d’éviter les risques et de démontrer la valeur créée par leur fonction.
Le saviez-vous ?
Selon l’étude Ardent Partners 2025, 92 % des directions achats considèrent que la qualité des données fournisseurs est critique pour leur performance. Pourtant, elles reconnaissent que seulement 64 % de leurs données sont réellement précises, complètes et à jour.
Flexibilité et innovation
Le SRM s’adapte facilement aux évolutions de votre organisation : restructurations, changements de portefeuilles acheteurs, opérations de croissance externe… Une agilité que l’ERP, par nature rigide, peine à offrir.
De plus, les éditeurs de SRM ont tous une roadmap produit qui intègre de nombreuses innovations, provenant notamment de l’intégration de l’IA générative et agentique. La majorité de ces évolutions sont issues de demandes utilisateurs, et donc en totale adéquation avec les besoins des directions achats.
Enfin, les directions IT constatent également les avantages d’une solution SRM pour la gestion des interfaces car elles prévoient des bundles d’intégration avec de nombreux ERP du marché. La gestion des montées de versions est également moins complexe à gérer que celle des ERP.
SRM et ERP : une parfaite complémentarité
En conclusion, le SRM ne remplace pas l’ERP car ces deux outils sont totalement complémentaires et répondent à des enjeux distincts mais connexes.
L’ERP est un outil essentiel pour gérer les flux transactionnels et financiers de votre entreprise. Le SRM, quant à lui, apporte les fonctionnalités métier spécifiques dont les directions achats ont besoin pour piloter la relation fournisseurs et la performance achat. En adoptant un SRM, les Directeurs Achats transforment la gestion fournisseurs en levier de création de valeur.