VINCI SA digitalise son processus Procure to Pay avec Basware et Fluxym
VINCI est un acteur mondial des métiers des concessions, de l’énergie et de la construction, employant 260 000 collaborateurs dans près de 120 pays.
Sa mission est de concevoir, financer, construire et gérer des infrastructures et des équipements qui contribuent à l’amélioration de la vie quotidienne et à la mobilité de chacun.
Il est important pour nous de travailler avec un intégrateur qui connaît parfaitement nos problématiques métier. Choisir Fluxym était une bonne décision que nous ne regrettons pas
Amine Dahar
Chef de projet AMOE Finance
Contexte et Enjeux
En 2016, le Groupe VINCI a choisi de déployer la solution Basware pour fluidifier le traitement des factures fournisseurs et respecter les délais de paiement, conformément aux exigences de la loi LME. L’ergonomie, la fiabilité ainsi que les fonctionnalités des modules Network et AP Automation de la plateforme ont su remporter l’adhésion des équipes comptables et des contributeurs.
Forte de ce succès, VINCI SA, la holding du groupe, a décidé en 2021 de digitaliser l’ensemble du processus Procure to Pay en intégrant le module Procurement de Basware. L’équipe projet de VINCI SA a fait appel à Fluxym qui avait déjà accompagné la holding dans l’automatisation du traitement des factures sans commandes.
Les collaborateurs de VINCI SA font maintenant leurs demandes d’achat (essentiellement des prestations de services et des frais généraux) en remplissant un formulaire en texte libre. En parallèle, deux punch-out ont été mis en place avec les fournisseurs générant les volumes de commandes les plus importants. L’accès direct aux catalogues est très apprécié des utilisateurs car il évite de ressaisir les commandes sur le portail de ces fournisseurs.
Plusieurs workflows de validation ont été configurés en fonction des montants et de la structure organisationnelle de VINCI SA ainsi que les échanges avec l’ERP, tout au long du circuit d’approbation. Le déploiement du module Procurement a été réalisé sur trois directions pilote avant d’être généralisé à l’ensemble des services. Par ailleurs, l’extension de la plateforme Basware se poursuit avec la gestion des provisions et le contrôle budgétaire.
Secteur :
- Concessions et construction
Chiffres clés :
- 200 utilisateurs
- 20 000 factures par an
Modules Basware
- Network
- AP Automation
- Procurement
- Budget
- Analytics
Interface
- ERP : JD Edwards
- Middleware : Talend
L’accompagnement technique et fonctionnel de Fluxym
Les consultants de Fluxym ont accompagné l’équipe projet de VINCI SA lors des ateliers de spécifications fonctionnelles, la rédaction de la documentation technique, le paramétrage des workflows, la configuration des interfaces et la formation des key users.
« Les consultants techniques et fonctionnels de Fluxym connaissent parfaitement l’application Basware et communiquent facilement avec l’éditeur», souligne Victor Rodrigues, Responsable Dématérialisation du Groupe VINCI.
Amine Dahar, Chef de projet AMOE Finance, ajoute : « Ils ont montré une grande disponibilité et une vraie envie de comprendre le besoin métier, aussi bien de la part du consultant fonctionnel que du consultant technique.
Nous avions des exigences fortes en matière de développements spécifiques qui ont occasionné des difficultés techniques. Ils ont su challenger nos demandes pour bien comprendre nos enjeux. »
Nous avons confié la TMA de notre projet aux équipes support de Fluxym dont nous apprécions la réactivité et la qualité de service.
Amine Dahar
Chef de projet AMOE Finance
Des gains de temps et de visibilité grâce à la digitalisation du processus Procure to Pay
- Pour les équipes comptables :
Elles constatent un gain de temps important et une amélioration de la qualité du traitement des factures fournisseurs par la diminution du nombre d’erreurs. L’intégration des provisions dans l’ERP améliore la fiabilité des données et accélère les clôtures comptables. L’accès à une piste d’audit fiable en cas de contrôle est également un avantage indéniable apporté par l’automatisation des processus P2P.
- Pour la direction comptable :
Avec le module Analytics, la direction comptable a mis en place des tableaux de bord personnalisés pour contrôler le cycle de validation des factures, repérer les goulots d’étranglement et suivre différents KPI comme le taux de factures réglées dans les temps.
- Pour les directions opérationnelles :
Elles ont une vision globale des dépenses passées ou à venir par catégorie car le mode de validation des engagements est maintenant centralisé et harmonisé.
Prochainement, le module Budget permettra aux directions opérationnelles de piloter beaucoup plus facilement les révisions budgétaires trimestrielles.
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