La digitalisation de vos processus achats et finance n’est plus un « nice to have ».
C’est un impératif stratégique qui déterminera votre compétitivité pour les années à venir. Pourtant, face à la multitude de solutions logicielles sur le marché, comment s’assurer de faire le bon choix ? Comment éviter les pièges qui transforment un projet prometteur en gouffre financier et organisationnel ?
Dans cet article, nous analysons les 6 critères incontournables qui doivent guider votre décision. Chacun d’eux peut faire ou défaire votre projet de transformation digitale.
1. La couverture fonctionnelle, colonne vertébrale de votre solution de digitalisation
Avant toute prise de décision, il est crucial de vérifier si les fonctionnalités standard de la plateforme répondent effectivement à vos besoins métiers. La solution permet-elle, sans développement complémentaire, de gérer l’ensemble des cas d’usage que vous avez identifiés lors de la phase de cadrage ?
Au-delà de la couverture fonctionnelle, interrogez les capacités d’automatisation native de la solution. Peut-elle gérer des workflows de validation configurables, des règles de contrôle paramétrables et des processus Source-to-Pay entièrement automatisés ?
Il est préférable que ces fonctionnalités soient nativement intégrées à la solution. Dans le cas contraire, chaque développement spécifique alourdit le projet. Cela représente non seulement un surcoût immédiat, mais aussi un risque à moyen terme pour la maintenance, les évolutions et les mises à jour. Le calendrier du projet s’en trouve également affecté, repoussant souvent la date de mise en service de plusieurs semaines.
Faut-il demander un POC (Proof of Concept) ?
Le POC constitue un test permettant d’évaluer la faisabilité d’un processus clé au sein de la solution envisagée. Il s’agit d’une expérimentation limitée à un périmètre défini, qui reproduit des conditions quasi réelles d’utilisation. Réalisé durant la phase d’avant-vente, ce dispositif vise à faire valider le choix de la solution tout en rassurant les parties prenantes sur sa pertinence.
L’intérêt est surtout de lever les incertitudes techniques liées au projet. Toutefois, si votre objectif consiste simplement à choisir entre plusieurs solutions, une démo avancée peut s’avérer une alternative plus appropriée. Cette dernière met en lumière les fonctionnalités spécifiques de l’outil qui répondent précisément à votre besoin au travers de cas d’usage concrets.
Le conseil de Fluxym
Intégrez un cas métier dès la phase de cadrage. Cette approche consiste à réaliser une ou plusieurs démonstrations portant sur des processus spécifiques à votre entreprise. L’intérêt est triple : vous validez rapidement la réponse fonctionnelle à vos besoins particuliers, les parties prenantes peuvent se projeter concrètement dans le fonctionnement réel de la solution (ce qui facilite leur adhésion), et cette démarche reste simple à mettre en place.
2. L’expérience utilisateur, la clé d’une adoption durable
« Le ROI de votre projet = Taux d’optimisation x Taux d’adoption »
Vincent Lounaouci, COO de Fluxym
Sans adhésion de la part des utilisateurs, la solution de digitalisation achats / finance que vous choisirez restera une coquille vide, et votre projet risque de tomber à l’eau. Pour répondre à cet enjeu, une conduite du changement, même bien préparée, ne suffit pas.
L’expérience utilisateur joue un rôle tout aussi essentiel et ne doit pas être négligée. Elle doit permettre à l’ensemble des profils (administrateurs et utilisateurs) de travailler efficacement et en autonomie. Une solution intuitive limite les besoins de formation, réduit les tickets support, et améliore la satisfaction dès les premières semaines. Pour les administrateurs, cette ergonomie doit se traduire par une capacité réelle à configurer les workflows, gérer les rôles ou produire des rapports sans dépendre systématiquement d’un prestataire ou de l’éditeur.
À l’inverse, une interface rigide et complexe génère une cascade de problèmes : résistance au changement, multiplication des tickets support, baisse de productivité et, dans le pire des cas, risque d’abandon du projet. C’est pourquoi l’expérience utilisateur, souvent considérée comme un critère « secondaire », doit être au cœur de vos priorités dès le choix de votre solution logicielle.
3. L’intégration dans votre système d’information, la mécanique invisible du succès
Une solution de gestion des achats et de la finance ne doit pas seulement être performante sur le plan fonctionnel : elle doit aussi s’intégrer efficacement dans votre écosystème applicatif afin de garantir l’échange des données et l’automatisation des processus entre les différents services de l’entreprise.
Cela suppose une interopérabilité éprouvée avec votre ERP via des connecteurs préconfigurés, des API ou encore des web services.
Mais la capacité technique ne suffit pas : l’expérience concrète de l’intégrateur avec votre environnement est tout aussi déterminante pour éviter les écueils lors de la mise en œuvre. A-t-il déjà connecté la solution choisie à votre ERP, ou à une architecture similaire ?
Une expérience préalable réduira les aléas techniques, accélérera le projet, et surtout facilitera les échanges entre les différentes équipes embarquées sur le projet
À ce sujet, le retour d’expérience de notre client Radiall est particulièrement éclairant. Il met en lumière l’accompagnement des experts Fluxym lors de l’intégration de la solution Basware à leur ERP, ainsi que les clés de réussite du projet.
Enfin, demandez-vous si la solution choisie s’adapte à votre feuille de route. Une plateforme logicielle, conçue pour s’adapter à votre rythme, facilite un déploiement progressif par modules, pays, entités, sans perturber les processus existants. Elle ne risque pas de provoquer une rupture opérationnelle ni une surcharge organisationnelle auprès de vos équipes. Cette souplesse limite les coûts, sécurise la conduite du changement et facilite l’adhésion sur le terrain.
4. L’évolutivité, votre meilleure garantie de pérénnité
Une entreprise est en perpétuelle transformation. Croissance externe et interne, fusion, rachat, internationalisation… À ce titre, le logiciel achats / finance que vous choisirez doit accompagner ces transformations.
Cela implique une capacité de montée en charge (augmentation du nombre de fournisseurs, de transactions, de factures) tout en continuant à fonctionner de manière fluide, sans ralentissement ni complexification excessive de la gestion au quotidien.
Elle doit également accompagner les évolutions de votre organisation sans nécessiter de refonte ou de paramétrages complexes : création d’entités, extension géographique, croissance des effectifs… C’est cette capacité à grandir avec vous qui garantit un retour sur investissement durable et la pérennité de la solution.
5. La réputation et les innovations technologiques, preuves d’un partenaire de confiance
Choisir un éditeur fiable et novateur est un gage de sérénité sur le long terme. Pour s’en assurer, plusieurs critères doivent être évalués.
D’abord, interrogez sa feuille de route : quels sont les évolutions et développements majeurs programmés pour les 12 à 24 prochains mois ? Une vision claire sur la technologie utilisée (Agents IA, Blockchain, …) ou en cours de déploiement sera révélateur de sa capacité d’innovation dans le temps.
Vient ensuite le moment de s’intéresser à la réputation de l’éditeur. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des études réalisées par les principaux analystes du marché (Gartner, Forrester, Ardent Partners, …). Ces rapports offrent une vision objective du positionnement concurrentiel et des forces/faiblesses de chaque solution.
Complétez cette veille en analysant les références clients des différents éditeurs consultés : sont-elles identiques à votre organisation (taille, secteur d’activité, ERP, …) ?
Vous pouvez également solliciter des prises de référence. Rien ne vaut un bon retour d’expérience ! Interrogez vos interlocuteurs sur les difficultés rencontrées, le respect des délais et budgets, la qualité du support post-déploiement et leur satisfaction globale.
Enfin, n’oubliez pas de vous intéresser à l’existence d’un club utilisateurs. Cela témoigne d’une culture d’amélioration continue et d’une proximité éditeurs-clients. C’est souvent lors de ce type d’évènements que sont échangées les bonnes pratiques entre pairs et que naissent les innovations les plus pertinentes.
6. La conformité légale et la cybersécurité, des incontournables à ne pas sous-estimer
Derniers sur la liste, mais souvent décisifs dans l’arbitrage final, la conformité réglementaire et la sécurité sont des critères qui ne doivent pas être négligés.
Vérifiez que la solution garantit votre conformité aux réglementations en vigueur ou à venir (facture électronique 2026, loi omnibus, loi Sapin II…).
En cas d’audit ou de contrôle, vous devez pouvoir accéder facilement aux justificatifs, communiquer une traçabilité complète des opérations (Piste d’Audit Fiable) et générer les rapports de conformité nécessaires.
Assurez-vous également de la présence des mécanismes de sécurité essentiels : authentification multifacteur, le chiffrement des données sensibles, la détection et prévention des fraudes.
Au-delà des aspects techniques, questionnez précisément les responsabilités de chacun en matière de sécurité. L’éditeur gère-t-il l’infrastructure, les sauvegardes et la surveillance ? Quelles sont vos responsabilités concernant les accès utilisateurs et les procédures ?
Cette répartition doit être contractualisée avec des engagements chiffrés et des responsabilités juridiques claires en cas d’incident.
Vous avez désormais entre les mains les informations essentielles pour évaluer, comparer et choisir la solution la plus adaptée à votre organisation et à vos enjeux.
Mais croire que sélectionner la bonne plateforme suffit à garantir la réussite de votre projet serait une erreur. La digitalisation des achats et de la finance est un chantier complexe, qui dépasse largement le seul aspect technologique.
Préparation du projet, conduite du changement, choix du bon partenaire (éditeur ou intégrateur) : autant de leviers à maîtriser pour faire de votre digitalisation un véritable succès.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous avons conçu un Guide Pratique, fruit de plus de 20 ans d’expérience et 500 projets réalisés avec succès, dans lequel vous retrouverez :
• Les retours d’expérience de nos clients et experts pour réussir votre digitalisation ;
• Une checklist qui reprend point par point et de façon visuelle les critères abordés dans cet article ;
• Un comparatif éditeur / intégrateur pour trouver le partenaire qui vous correspond ;
• Les 6 erreurs à ne surtout pas commettre lors de votre préparation.