Choisir une PDP : une option devenue une obligation
Le 15 octobre 2024, la DGFiP a redéfini les contours de la réforme de la facturation électronique en modifiant le périmètre du PPF (Portail Public de Facturation) et en rendant obligatoire le recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), sans pour autant modifier le calendrier de mise en application.
En clair, d’ici le 1er septembre 2026 au plus tard, pas moins de 8 millions d’entreprises assujetties à la TVA devront avoir choisi et intégré (au moins) une PDP.
Face à la multiplication des acteurs immatriculés, choisir la bonne plateforme ressemble de plus en plus à un casse-tête, en particulier pour les entreprises qui n’ont pas encore entamé leur processus de sélection.
Pas d’inquiétude ! Les experts de Fluxym vous accompagnent pour faire le bon choix.
Pourquoi le choix d’une PDP est-il un sujet brûlant ?
Une offre pléthorique :
Depuis les premières immatriculations en août 2024, le nombre de plateformes PDP ne cesse d’augmenter. Selon la DGFiP, plus de 80 opérateurs ont déjà obtenu leur immatriculation « sous réserve », et ce chiffre pourrait atteindre la centaine dans les mois à venir.
Les immatriculations définitives seront accordées aux PDP qui auront validé les tests d’interopérabilité avec le PPF d’ici fin 2025. Elles devront alors produire un rapport d’audit de conformité dans les 12 mois.
En parcourant la liste des plateformes déjà immatriculées, on constate une grande diversité d’acteurs:
- Pure players ou nouveaux entrants
- Acteurs issus de l’EDI, de la gestion documentaire ou du secteur bancaire
- Editeurs de solutions Procure to Pay, Source to Pay ou Order to Cash
- Plateformes gratuites ou payantes, en marque blanche ou pas, nationales ou internationales, avec des fonctionnalités standards ou avancées…
Pas facile de s’y retrouver !
Des impacts à ne pas sous-estimer
Quel que soit le contexte, le choix d’une PDP est structurant pour deux raisons principales :
- Des changements organisationnels importants : la mise en œuvre d’une PDP ne se limite pas à l’intégration d’une plateforme de dématérialisation. Dans la partie immergée de l’iceberg, on trouve l’adaptation des processus de facturation, l’évolution des systèmes d’information et la mobilisation des équipes.
- Un engagement sur le long terme : bien que la « portabilité » entre les plateformes soit prévue dans les spécifications de l’administration, changer de PDP en cours de route sera sans aucun doute coûteux et complexe techniquement. Les entreprises ont donc tout intérêt à faire le bon choix dès le départ.
Trois étapes clés pour bien choisir sa PDP
Le choix de la PDP est une décision stratégique qui nécessite une analyse approfondie du contexte et des besoins de votre entreprise ainsi qu’une évaluation claire des alternatives possibles. Elle comporte 3 étapes indispensables :
- Faire un état des lieux de l’existant :
en analysant les flux de facturation entrants et sortants : volumes de factures, formats de fichiers, typologies de tiers (B2B, B2C, B2G, international)… et tous les processus métier associés
- Cartographier le système d’information :
en dressant un inventaire précis des outils en place (ERP, logiciel OCR, solution Procure to Pay ou Order to Cash, GED…) et leur rôle dans la gestion de la facturation. L’objectif est de choisir la meilleure option pour votre organisation, à savoir une PDP unique pour gérer tous les échanges ou plusieurs solutions spécialisées par flux de facturation
- Evaluer les ressources internes et externes :
En identifiant précisément les compétences disponibles en interne ainsi que les ressources externes à mobiliser pour accompagner l’intégration de la PDP sélectionnée, configurer les interfaces avec vos applications, effectuer la mise à niveau de votre ERP…
Cette étude liminaire vous permettra d’élaborer un cahier des charges exhaustif et cohérent avec votre organisation et vos ressources.
Les 8 critères essentiels pour choisir votre PDP
Pour optimiser vos chances de réussite, voici les principaux points à étudier avec attention :
- Gestion des flux de facturation
Vérifiez que la couverture fonctionnelle de la PDP est bien conforme à vos attentes pour gérer les flux de facturation entrants et/ou sortants (qu’ils soient ou non concernés par la réforme) ainsi que les différents cas d’usage comme l’acompte, l’affacturage ou l’auto-facturation.
- Evolutivité
Assurez-vous que la PDP soit capable d’absorber facilement des volumes croissants de factures, qu’ils soient liés à la saisonnalité, à la croissance organique de votre activité ou aux évolutions de votre organisation (comme les rachats ou fusions). Elle doit également proposer des évolutions fonctionnelles en adéquation avec vos besoins à moyen ou long terme.
- Interopérabilité
Ce critère est particulièrement sensible dans le cadre de la réforme en France, étant donné que la PDP occupe une place centrale au cœur du dispositif. Elle doit être en mesure de s’interfacer à la fois avec le PPF, les autres PDP, Chorus Pro ainsi que les différents ERPs, logiciels de comptabilité et autres outils de gestion en place. Vérifiez à minima que la PDP est bien Point d’accès Peppol et qu’elle prend en charge les formats obligatoires (Factur-X, UBL, CII).
- Ergonomie
Le recours à une PDP va transformer les habitudes de travail de nombreux collaborateurs. Une interface intuitive est donc essentielle pour garantir une prise en main rapide et l’adhésion des utilisateurs. Ne négligez pas ce critère dans votre processus de sélection
- Conformité internationale
Si votre entreprise opère à l’échelle internationale, vérifiez que la PDP est conforme avec les exigences réglementaires des pays concernés
- Couverture fonctionnelle
Toutes les PDP ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et certaines dépassent largement les standards attendus par la réforme. Elles proposent par exemple le rapprochement automatique des commandes-réceptions-factures, des contrôles métier personnalisables, les imputations comptables, l’archivage… Autant d’opportunités pour optimiser vos processus et gagner en efficacité en automatisant les cycles fournisseurs (Procure to Pay) et clients (Order to Cash).
- Tarification
Analysez le modèle tarifaire proposé (volume de factures, nombre d’utilisateurs, abonnement…) et les coûts de mise en œuvre (configuration, intégration et support) Assurez-vous que la tarification et les engagements de service soient bien adaptés à votre structure.
- Accompagnement au déploiement
Privilégiez un partenaire qui propose une méthodologie, une expertise technique et fonctionnelle reconnues pour l’intégration de solutions ainsi que des prestations de support et TMA pour garantir un bon niveau d’accompagnement après le déploiement. N’hésitez pas à rencontrer des sociétés déjà clientes de la solution pour bénéficier de leur retour d’expérience.
En route vers la conformité !
Le chemin vers la conformité réglementaire est devant nous. Mais pour arriver à destination avant le 1er septembre 2026, vous devez choisir le bon moyen de transport : une ou plusieurs voitures, électrique ou diesel, et choisir les bons équipements : des airbags pour la sécurité, le pilotage automatique pour gagner du temps, un toit ouvrant pour plus de visibilité… 😉
En d’autres termes, il est essentiel de savoir où vous voulez aller et ce qu’il y a sous le capot de votre PDP !
Chez Fluxym, nos consultants experts de la dématérialisation des factures peuvent vous aider à analyser vos besoins, sélectionner les meilleures PDP en fonction de vos objectifs et piloter l’implémentation de la solution retenue.