À compter du 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra la norme pour toutes les entreprises françaises. Cette réforme structurante transforme en profondeur la manière dont les organisations échangent et traitent leurs factures.
Si son objectif premier est de renforcer la conformité fiscale et la traçabilité des transactions, ses impacts vont bien au-delà : la facture électronique est avant tout un levier de modernisation de la fonction finance.
Elle oblige les entreprises à revisiter leurs processus, à fiabiliser leurs données et à repenser la collaboration entre les directions financières et les autres directions opérationnelles (achat, informatique, commerce, etc.)
Réussir cette transition ne se limite donc pas à un choix de plateforme ou d’outil : il s’agit de conduire un projet d’entreprise transversal, structuré et piloté dans la durée.
Pour vous aider à aborder cette évolution avec méthode, nous avons identifié les 10 chantiers prioritaires à lancer dès aujourd’hui.
Cartographier, analyser, comprendre : le secret d’un projet bien lancé
1. Cartographiez l’existant pour bâtir un socle fiable et exploitable
Il est important de commencer par un état des lieux de l’existant pour analyser vos flux de facturation. Les principaux critères à étudier sont :
- la volumétrie de factures entrantes et sortantes ;
- les formats de vos fichiers (facture papier, EDI, PDF…) ;
- les typologies de clients et de fournisseurs (B2B, B2C, B2G, international) ;
- les niveaux de criticité des fournisseurs et des clients ;
- l’estimation des flux domestiques et internationaux ;
- la part des factures non assujetties à la TVA…
Cela vous permettra d’estimer le volume de factures concernées par la réforme.
Il sera également essentiel d’analyser le rôle de vos outils informatiques dans le traitement des factures (ERP, logiciel OCR, solution Procure to Pay ou Order to Cash, GED…). Cette analyse vous donnera une vue d’ensemble sur les différents systèmes qui interviennent lors de la réception et de l’envoi de factures dans votre entreprise.
Vous pourrez ainsi identifier les canaux d’acquisition et d’envoi, mais aussi les étapes de traitement : rapprochement entre les commandes et les factures, circuit d’approbation, validations de paiement…
Vous serez ainsi en mesure de connaître les processus qui sont déjà automatisés et donc d’évaluer le niveau de maturité digitale de votre organisation. Cela éclairera le choix du ou des systèmes de dématérialisation à mettre en place !
2. Identifiez vos cas d’usage pour aligner vos processus avec la réforme
Une fois votre cartographie effectuée, il faut définir les cas d’usage applicables à votre organisation.
Chaque entreprise traite des scénarios spécifiques : factures d’acompte, auto-facturation, avoirs, sous-traitance avec paiement direct, affacturage, notes de débit… Ces cas d’usage traduisent la diversité de vos processus et déterminent les données à faire transiter dans le futur dispositif.
Actuellement, 36 cas d’usage ont été recensés dans la norme AFNOR XPZ12-014, répartis en 3 grandes catégories :
- Les cas d’usage liés aux données de facturation ;
- Les cas d’usage impliquant des tiers ;
- Les cas d’usage ayant un impact sur le cycle de vie.
Les formaliser permet d’anticiper leur gestion par la Plateforme Agréée et de s’assurer que vos processus actuels pourront être intégrés sans rupture.
3. Sélectionnez votre Plateforme Agréée (PA), un choix stratégique avant tout.
La sélection de votre PA (ex PDP) est une étape stratégique : elle deviendra le maillon central entre votre entreprise, vos partenaires et le Portail Public de Facturation (PPF).
Selon votre périmètre, elle pourra couvrir vos flux sortants, entrants, ou les deux. L’objectif est de sélectionner un partenaire capable d’assurer la conformité, la fluidité et la pérennité de vos échanges.
Avant de lancer votre consultation, formalisez un cahier des charges qui intègre vos besoins métiers (cas d’usage, volumes, périmètre international), vos contraintes techniques (ERP, systèmes de gestion, P2P, O2C) et vos objectifs de transformation.
Pour choisir le bon partenaire, évaluez la plateforme selon huit critères incontournables :
- sa capacité à gérer vos flux et cas d’usage ;
- son interopérabilité avec vos systèmes internes et le PPF ;
- son évolutivité face aux changements réglementaires ;
- son ergonomie et son adoption par les équipes ;
- la richesse fonctionnelle qu’elle offre au-delà de la conformité ;
- sa conformité internationale, si vous opérez à l’étranger ;
- la clarté de son modèle tarifaire ;
- et la qualité de son accompagnement projet.
La bonne plateforme ne se limite pas à transmettre des factures : elle devient un partenaire stratégique, garant de la fiabilité de vos flux et de la performance durable de votre fonction finance.
De la stratégie à l’exécution : les bons choix pour un projet réussi
4. Structurez votre projet autour d’une planification rigoureuse et partagée
La mise en place de la facture électronique dépasse largement la simple dimension technique, comme l’explique Sandrine Le Péru, Directrice de Projets chez VINCI Construction :
« Ce n’est pas un projet informatique, ni un projet métier, ni un projet fiscal, c’est un projet qui rassemble toutes ces compétences. La dématérialisation ne consiste pas simplement à recevoir ou émettre une facture en PDF. C’est une approche transverse et il convient de ne pas sous-estimer son impact sur les processus opérationnels. »
Cette transversalité implique une planification rigoureuse, fondée sur une gouvernance claire et une coordination étroite entre les directions concernées : finance, achats, IT.
Il s’agit de structurer un plan de déploiement progressif, intégrant les étapes clés du projet : cadrage, conception, pilote, recette, puis déploiement généralisé.Lancer un pilote sur un périmètre limité permet de tester les interfaces, de valider les flux et d’ajuster les processus avant le déploiement global.
Le succès repose sur la capacité à prioriser les actions à mettre en oeuvre et à aligner les ressources internes avec celles de vos partenaires technologiques. Il est crucial d’anticiper la charge de travail et les disponibilités des acteurs du marché : intégrateurs, éditeurs ERP et Plateformes Agréées seront fortement sollicités à mesure que l’échéance de 2026 approchera.
Les organisations qui auront planifié et engagé leur projet dès 2025 disposeront d’un avantage décisif : celui d’un déploiement fluide, testé et sécurisé.
5. Assurez la compatibilité de votre ERP avec votre future Plateforme Agréée
La réussite de votre projet dépend en grande partie de la capacité de votre ERP à s’interfacer efficacement avec la Plateforme Agréée que vous aurez choisie. Ce n’est pas l’ERP qui échangera directement les factures avec le Portail Public de Facturation, mais il doit pouvoir communiquer de manière fluide et sécurisée avec la plateforme chargée de le faire.
Concrètement, cela implique de :
- Vérifier que votre ERP peut générer et recevoir les nouvelles mentions obligatoires nécessaires à la création d’une facture électronique conforme (SIREN/SIRET, adresse de livraison, catégorie de commande, TVA sur les débits, etc.) ;
- Configurer les connecteurs, API ou interfaces pour permettre d’échanger les données avec la PA en temps réel ou par lots, selon votre organisation.
- Créer ou mettre à jour les champs de données de votre ERP pour qu’ils correspondent à ceux de la Plateforme Agréée, et ainsi faciliter le mapping entre les deux systèmes.
Ce travail doit être pensé dès la phase de cadrage, car il conditionne la fluidité des échanges.
Cela représente également une opportunité d’harmoniser les pratiques entre vos différents ERP ou entités, voire de simplifier votre architecture applicative.
Enfin, la mise à niveau de l’ERP n’est pas qu’un chantier technique : elle implique une réflexion sur la gouvernance des données ainsi qu’une coordination étroite entre les équipes IT, finance et achats pour garantir la cohérence du modèle cible.
6. Nettoyez et fiabilisez vos référentiels avant qu’il ne soit trop tard
C’est l’un des chantiers les plus critiques du projet, et souvent celui qu’on découvre trop tard. Dans le cadre de la réforme 2026, les numéros SIREN / SIRET remplaceront l’adresse postale. C’est sur ces identifiants que reposera l’acheminement des factures.
Autrement dit, une donnée erronée ou manquante empêchera la facture d’arriver à destination et nuira à votre conformité.
Avant toute mise en production de votre PA, il est donc essentiel de fiabiliser vos référentiels clients et fournisseurs. Cela passe par un audit approfondi pour mesurer le taux de complétude des données, corriger les doublons et mettre à jour les informations obsolètes. Chez fluxym, nous constatons qu’en moyenne près de 40 % des fiches fournisseurs sont concernées par ces problémes.
C’est aussi l’occasion de mettre en place une politique de Data Gouvernance : qui crée la fiche fournisseur / client ? Qui la valide ? Comment les données sont-elles synchronisées entre l’ERP, les outils achats/finance et la PA ?
Ce travail de fond permettra non seulement d’assurer la bonne transmission des factures électroniques, mais aussi d’améliorer durablement la qualité de vos analyses, vos délais de paiement et vos relations fournisseurs.
Déployer, accompagner, piloter : la clé d’une transition réussie
7. Planifiez et pilotez efficacement le déploiement de votre PA
Choisir sa Plateforme Agréée (PA) n’est pas une fin en soi : le déploiement de la facture électronique est avant tout un projet informatique et organisationnel, qui nécessite du temps, des ressources et une forte implication des équipes internes.
Une fois le partenaire sélectionné, le projet entre dans une phase structurée en plusieurs étapes clés :
- La définition des spécifications techniques et fonctionnelles, pour cadrer les besoins métiers et les règles d’intégration ;
- La conception de la solution, qui traduit ces spécifications dans l’environnement technique choisi ;
- La configuration des interfaces entre la Plateforme Agréée, l’ERP et les autres systèmes d’information de l’entreprise ;
- Puis la recette, étape cruciale de validation avant le passage en production.
Cette phase de test permet de vérifier que les fonctionnalités standards et spécifiques de la plateforme sont pleinement opérationnelles : rapprochement automatique commande/facture, workflows de validation, intégration avec les systèmes comptables et financiers…
Un déploiement réussi repose sur une coordination étroite entre la PA, les équipes internes et les prestataires d’intégration, ainsi qu’un pilotage rigoureux du planning.
Les entreprises qui auront anticipé le lancement du projet disposeront d’un temps précieux pour tester, ajuster et former leurs équipes avant la généralisation du dispositif.
8. Sensibilisez et impliquez vos collaborateurs dans la transformation
Le passage à la facture électronique obligatoire transforme les pratiques quotidiennes : moins de saisie, plus de contrôle, de traçabilité et d’analyse.
Pour en tirer parti, il faut accompagner le changement. Les équipes comptables, achats ou finance doivent comprendre les nouveaux outils, mais aussi les nouvelles responsabilités qui leur incombent.
Cela nécessite l’implication des équipes en interne, et dans certains cas la mise en place d’une cellule « projet ».
Un plan de formation et de communication à chaque étape du projet limite les erreurs, renforce l’adoption et favorise l’appropriation du projet par tous les acteurs concernés.
L’objectif est d’offrir une visibilité optimale à tous les collaborateurs sur :
- les modalités de la réforme ;
- les processus de création, réception et transmission des factures ;
- leur intégration dans les outils comptables et dans le SI ;
- le fonctionnement de l’archivage ;
- …
9. Mobilisez vos partenaires pour garantir la fluidité des échanges
Vos fournisseurs et clients seront eux aussi impactés par la réforme et il faudra les accompagner dans cette transition :
- Communiquer en amont sur les changements à venir (formats, circuits, délais).
- Fournir un guide pratique ou un portail d’information dédié.
- Tester les échanges avec les fournisseurs stratégiques avant la bascule officielle.
Cette démarche collaborative évitera les blocages liés à des factures rejetées ou non reconnues, tout en renforçant la qualité de la relation fournisseur.
10. Structurez la gouvernance de la conformité dans la durée
Enfin, la mise en conformité n’est pas un état figé : c’est un processus vivant.
Les réglementations évolueront, les formats changeront, de nouvelles obligations verront le jour (ViDA – 2030)
Il est donc indispensable de mettre en place un dispositif de pilotage continu : indicateurs de suivi, contrôle de qualité des données, supervision des flux, reporting des anomalies et gestion des mises à jour légales.
Certaines entreprises créent un comité de conformité facture électronique, chargé de coordonner les actions entre la finance, les achats, l’IT et les partenaires externes.
En maintenant cette gouvernance dans la durée, vous garantirez la pérennité de la conformité, tout en tirant pleinement parti des gains d’efficacité et de traçabilité que permet la réforme.
La facture électronique : une réforme au service de la performance
La réforme de la facture électronique ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité de performance, synonyme d’efficacité, de fiabilité et de transparence.
Pour réussir, les entreprises doivent aborder cette transition comme un véritable projet d’entreprise. Les directions financières ont ici un rôle clé à jouer : celui de chef d’orchestre de la transformation, garantissant la cohérence entre les processus métiers, les outils et la stratégie globale du groupe.
Les organisations qui anticiperont dès maintenant ces 10 chantiers auront un avantage décisif. Elles pourront tester, ajuster et sécuriser leurs choix avant l’entrée en vigueur de la réforme, tout en tirant parti des bénéfices concrets de la dématérialisation : réduction des coûts, maîtrise des risques, amélioration de la trésorerie et pilotage renforcé de la performance.