Entreprises, administrations publiques… La transformation digitale concerne tout le monde. Les échanges numérisés deviennent monnaie courante et la facture électronique (ou e-invoicing) s’impose comme un incontournable pour faciliter la gestion d’entreprise. Mais qu’est-ce qu’une facture électronique, pour commencer ? Quels sont les changements à prévoir ? Quels sont ses avantages ? Décryptage.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon le Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise, reçue et archivée sous une forme numérique. La version électronique a un format standardisé, ce qui permet à ses données d’être traitées par toutes les parties concernées.
La facture au format électronique n’est pas totalement une nouveauté, puisqu’elle est déjà obligatoire pour toutes les entreprises françaises qui envoient des factures à des entités publiques via le portail Chorus Pro. Avec la réforme de la facturation électronique, elle va progressivement remplacer le traditionnel format papier à partir de 2026. Attention à ne pas confondre la facture électronique avec la facture dématérialisée, qui est simplement la version électronique d’un document original au format papier.
Bon à savoir
Une facture au format PDF simple n’est pas une facture électronique, et n’est donc pas reconnue par l’administration fiscale !
Comme pour la version papier, la facture électronique doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires (Source : Ministère de l’Economie et des Finances):
- La date d’émission de la facture
- Un numéro de facture unique
- La date de la vente des produits ou services
- L’identité du vendeur ou du prestataire de services
- L’identité de l’acheteur ou du client
- Le numéro du bon de commande
- Le numéro d’identification de TVA
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
- Le prix catalogue des biens ou services
- Le taux de TVA légalement applicable
- Les éventuelles réductions de prix appliquées
- Les sommes HT et TTC à payer
- L’adresse de facturation
- Les informations liées au paiement
- L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (pour certains biens).
Quels formats pour une facture électronique ?
Vous avez le choix entre :
- Différents types de formats structurés comme l’EDI (Échange de Données Informatisé), UBL (Universal Business Language) ou encore CII (Cross Industry Invoice);
- Les factures mixtes au format Factur-X, cette dénomination tient au fait que ce format est composé d’un PDF/A-3, lisible et compréhensible par les humains ; et des données au format XML pouvant être analysées, traitées et automatisées par un ordinateur et des solutions logicielles
En plus de correspondre aux nouvelles exigences de l’administration fiscale, la facture électronique permet de fournir plus facilement une piste d’audit fiable aux services fiscaux en cas de contrôle.
Généralisation de la facture électronique : une obligation pour toutes les entreprises françaises et étrangères
La facture électronique dans le monde : une nouvelle norme ?
À l’international, les factures électroniques seront bientôt la norme pour l’échange d’informations entre fournisseurs et clients. Certains pays ont d’ores et déjà généralisé les échanges par voie électronique :
- Le Mexique
- Le Brésil
- L’Italie
- Les pays scandinaves.
Cependant, la complexité et la disparité des réglementations entre les pays reste un véritable défi pour les entreprises…
La directive ViDA en Europe : l’e-invoicing et l’e-reporting obligatoires
La Commission européenne envisage de mettre en place le projet ViDA (VAT in the Digital Age) qui vise à rendre obligatoire l’e-invoicing – c’est-à-dire la facturation électronique – dans toute l’Union européenne. À compter de 2024, les États membres pourront donc imposer la facturation électronique sur leur territoire pour toutes transactions en B2B.
Le projet ViDA rendrait l’e-invoicing et l’e-reporting obligatoires pour les flux intracommunautaires à partir de 2028, ce qui favoriserait les rentrées fiscales. Et ce n’est pas tout : en ce qui concerne les flux domestiques, les États membres pourraient imposer une obligation de reporting pour bénéficier d’une meilleure collecte d’informations fiscales. Les contrôles transactionnels en continu (CTC) deviendront donc la norme dans les échanges inter-communautaires.
La réforme de la facture électronique en France : l’obligation de facturation électronique pour tous
La réforme indique que toutes les entreprises devront être capables de recevoir les factures en format électronique. Les grandes entreprises auront également une obligation d’émission, qui sera étendue progressivement à toutes les entreprises.
Le PPF, ou le Portail Public de Facturation, sera la plateforme que toutes les entreprises devront utiliser pour déposer et recevoir des factures électroniques. La transaction directe entre les clients et les fournisseurs n’existera donc plus.Alors, facture papier ou électronique ? La question ne se posera plus : l’e-invoicing sera de mise pour tout le monde !
Facture électronique : ses avantages par rapport au format papier
Une rapidité à toute épreuve …
Le traitement d’une facture électronique est bien plus rapide que celui d’une facture au format papier, qui prend en moyenne 15 jours. Voici le détail de son cycle de vie.
- L’entreprise prestataire crée la facture et l’envoie à son client : 4 à 5 jours.
- L’entreprise cliente réceptionne la facture et la transfère au service comptabilité : 1 à 2 jours.
- Elle valide la facture : 3 à 5 jours.
- Elle traite la facture : 2 jours.
Si cette facture avait été électronique, elle n’aurait demandé que 2 à 3 jours de traitement. La dématérialisation de la facturation permet donc de gagner du temps, mais aussi de mieux gérer les flux de données.
… Mais pas seulement !
L’e-facture comporte d’autres avantages pour les entreprises :
- diviser par 3 les coûts de traitement (papier, envoi postal, archivage physique, retard de paiement…) ;
- moderniser la fonction finance et améliorer l’efficacité opérationnelle (gain de temps, récolte de données à analyser…) ;
- réduire les délais de paiement pour éviter les pénalités de retard et être en conformité avec la législation (loi LME) ;
- offrir une meilleure visibilité sur la trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions…)
- accéder à une meilleure traçabilité des factures ;
- diminuer les risques d’erreur (doublons, erreurs de saisie, données manquantes…) ;
- sécuriser la facturation contre les fraudes.
La facture électronique est donc un véritable atout pour votre entreprise et vous permet d’améliorer votre gestion des flux de facturation. Pour en profiter au maximum, misez sur une solution de Procure to Pay, entièrement intégrée et conçue pour prendre en charge l’ensemble de la chaîne de valeur P2P – de la demande d’achat de biens/services à l’émission d’une instruction de paiement envoyée au système de comptabilité fournisseurs.
Et maintenant que vous savez tout de la facture électronique, vous pouvez passer à l’étape suivante : la mise en place !