La dématérialisation des documents est une suite d’opérations qui transforme des documents papier en fichiers numériques.
La dématérialisation couvre de nombreux domaines, tels que les :
- Les commandes
- Les factures
- Les appels d’offres
- Les contrats
Entre dématérialisation des documents native et duplicative
Deux formes de dématérialisation coexistent. D’une part, nous avons la dématérialisation dite « native ». Celle-ci consiste pour une entreprise à recevoir ou concevoir directement des documents sous forme de données ou informations numériques. Ces fichiers numériques sont produits par les différents systèmes d’informations d’une entreprise (ERP, solutions de Source to Pay, …)
D’autre part, nous avons la dématérialisation dite « duplicative ». Elle consiste à créer une copie numérique des documents et courriers reçus au format papier. Pour se faire, on utilse des outils de numérisation et de capture de données (OCR). Dans ce cas, des opérations plus ou moins automatisées permettent de valoriser l’information et son traitement.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents permet de répondre à de nombreux enjeux de la transformation digitale des entreprises !
Couplée à l’automatisation, la dématérialisation des documents permet d’éliminer plusieurs tâches manuelles telle que la saisie des données. Cela permet, entre autres, d’éviter les erreurs de copie et les doublons. Les entreprises peuvent également réduire leurs coûts de main d’oeuvre en permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches stratégiques.
L’un des autres avantages de la dématérialisation des documents est de pouvoir mettre en place une piste d’audi fiable grâce à l’archivage à valeur probante. L’intégrité des fichiers est garantie puisque les fichiers numérique sont stockés de manière sécuritaire et toute action effectuée dessus est enregistrée. Il est aussi plus facile de trouver ses documents via la recherche de mots clefs.
En outre, le changement de la règlementation lié à la facure électronique en 2024 contraindra les entreprises françaises à passer à la dématérialisation des factures. Pourquoi ne pas en profiter pour digitaliser les processus de votre entrepise ?