automatisez-procesuss-reduire-delais-paiement
Accueil Bienvenue sur le blog Ressources to Pay Articles Automatisez vos processus pour réduire vos délais de paiement

Automatisez vos processus pour réduire vos délais de paiement

, par Fluxym

En France, 82 % des entreprises ont subi des retards de paiement au cours des 12 derniers mois selon une étude menée par Coface.  

Comment expliquer de tels retards ? Quelles conséquences engendrent-ils ? Et quelles solutions faut-il mettre en place pour remédier à cet enjeu majeur ? Les experts de Fluxym vous guident pas à pas !   

I. Délais de paiement : plusieurs causes à un mal bien connu

À une époque où les évènements géopolitiques façonnent de plus en plus l’économie mondiale, les entreprises ont été heurtées de plein fouet par la hausse de l’inflation et l’augmentation des taux d’intérêts au cours de ces dernières années.

Pour se prémunir des imprévus en cette période d’incertitude, les entreprises utilisent tous les moyens à leur disposition pour maîtriser la gestion de leur trésorerie et constituer des réserves. Cela passe notamment par la renégociation et l’allongement des délais de paiement, quitte parfois même à les outrepasser, comme le souligne Coface dans son étude.

Par ailleurs, la constitution de réserves de trésorerie passe également par le gel des investissements et donc l’annulation ou le report des projets d’automatisation. Indirectement, cela contribue aux retards de paiement.

Le manque d’automatisation des directions comptables et financières est un réel vecteur d’allongement des délais de paiement et ce pour plusieurs raisons :

  • Les processus manuels de collecte et de validation des factures, qui se révèlent complexes et chronophages, ralentissent considérablement les temps de traitement des factures.  
  • La saisie des données qui est sujette aux erreurs humaines (informations de facturation, montants, dates) et qui peuvent entraîner des retards dans la validation et le traitement des paiements.
  • Le manque de visibilité sur le statut des factures : sans automatisation, il peut être difficile de suivre l’état des factures. En l’absence d’alerte ou de notification, les entreprises peuvent perdre de vue les échéances de paiement.
  • Validation et approbation décentralisées : dans de nombreuses entreprises, le processus de validation et d’approbation des factures peut impliquer plusieurs départements ou niveaux hiérarchiques. Si les rôles et responsabilités ne sont pas explicitement définis, cela entraîne des délais de réponse, des malentendus et des goulots d’étranglements.
  • Obsolescence et qualité : On estime que 30 % des données fournisseurs essentielles pour le règlement des factures (comme les RIB par exemple) deviennent obsolètes chaque année. A cela il faut ajouter les données manquantes, incomplètes, erronées ou en double. Ce sont autant de facteurs qui peuvent rallonger les processus de traitement et de ce fait les délais de paiement.
  • Mentions obligatoires : Par ailleurs, il est indispensable que les factures envoyées aux clients comportent des informations obligatoires, comme le détaille le Gouvernement Français, qui seront complétées par 4 nouvelles mentions avec l’arrivée de la facture électronique : le n° SIREN ou SIRET du client / l’adresse de livraison (si elle est différente de l’adresse de facturation) / la catégorie de la commande (biens ou prestation de services) / la mention : « option pour le paiement de la TVA d’après les débits » (si applicable).

Si ces mentions sont absentes ou non renseignées, la facture risque d’être refusée par le client. Le temps passé à l’ajout et la correction de ces mentions et les différents allers-retours entre le client et le fournisseur rallongera de facto, le délai de paiement.

On parle de réception décentralisée lorsque les factures fournisseurs sont envoyées à différents interlocuteurs ou différents départements d’une entreprise cliente. L’oubli, la perte, la non-transmission ou le manque de communication en interne contribuent alors aux retards de paiement.

Les contrats et CGV établissent des conditions de paiement standardisées, ce qui offre une compréhension claire et uniforme entre les parties. Sans eux, des malentendus ou des divergences sur les délais de paiement peuvent naître, entraînant des retards.

Par ailleurs, ils simplifient le processus d’approbation interne à l’entreprise en spécifiant des termes prédéfinis. Sans eux, chaque nouvelle transaction peut nécessiter des approbations multiples, retardant ainsi le processus de paiement.

II. Les conséquences des délais de paiement non respectés

Les raisons de l’allongement des délais de paiement sont donc variées et multiples. Qu’ils soient intentionnels ou non, leurs conséquences n’en sont pas moins significatives, pour les fournisseurs comme pour les clients « mauvais payeurs ».

Les délais de paiement non respectés représentent un risque majeur pour les fournisseurs, notamment pour les PME et les TPE. 50 % d’entre elles déclarent qu’ils ont un impact très important ou critique sur leur trésorerie, pouvant les amener jusqu’au dépôt de bilan. On estime d’ailleurs que sur l’ensemble des défaillances d’entreprises enregistrées, une sur quatre est liée à des défauts de paiement. A cela s’ajoute plusieurs autres conséquences :

  • L’effet domino : bien souvent, les entreprises victimes des retards de paiement se retrouvent à leur tour dans l’impossibilité de respecter les délais de paiement imposés par leurs fournisseurs comme le confirme la Commission Européenne. Selon elle, 70 % des entreprises déclarent être confrontées à cet enjeu.
  • Le ralentissement de l’activité : la part des ressources financières bloquées pour compenser un besoin en fonds de roulement contraint également les entreprises à réviser, reporter ou annuler les différents investissements prévus et les actions de recrutement, pourtant indispensables pour le développement et la pérennité de leur activité.
  • La qualité et la continuité des biens ou des services : dans une optique de réduction des coûts, les fournisseurs peuvent être contraints de diminuer la qualité de leurs produits ou services, ou même de réduire leurs effectifs, ce qui peut affecter leur capacité à répondre aux demandes de leurs clients.
  • La gestion des créances : le suivi des paiements, les relances, et éventuellement les démarches de recouvrement, peuvent être coûteuses en temps et en argent.

Des conséquences financières importantes et une trésorerie fortement perturbée

Pour lutter contre les retards de paiement et dissuader leurs clients d’outrepasser les délais prescrits par la loi, les fournisseurs sont en droit d’appliquer des pénalités de retard aux « mauvais payeurs ». Cela suppose que les conditions d’application aient été précisées dans le contrat et acceptées par les deux parties. Ces dîtes pénalités sont calculées à partir d’un pourcentage du montant global de la facture, et évoluent régulièrement en suivant le taux directeur fixé par la BCE.

Paralèllement, le Gouvernement français peut condamner les entreprises débitrices, par des amendes  d’un montant maximal de 2 000 000 € (et 4 000 000 € dans le cas d’une récidive).

Par ailleurs, le non-respect des délais de paiement peut affecter la notation de crédit d’une entreprise, rendant plus difficile et coûteux l’accès à des financements externes.

Ces conséquences financières peuvent avoir un effet direct sur la trésorerie et le BFR des entreprises et handicaper ces dernières dans leur volonté d’investissement, recrutement et développement.

Vers une dégradation de la relation fournisseurs

Au-delà de ces pénalités financières, les organisations coupables de retards de paiement sont publiquement reconnues pour leurs manquements sur le site de la DGCCRF. Leur réputation et leur crédibilité sont donc mises à mal auprès de leurs fournisseurs, clients, et partenaires.

L’entreprise débitrice risque alors de voir la relation avec ses fournisseurs se détériorer et de fait, affecter son activité de plusieurs manières :

  • Difficulté d’approvisionnement :  Les fournisseurs peuvent décider de limiter ou de suspendre leurs livraisons auprès d’une entreprise ne respectant pas les délais de paiement imposés. Cela peut être particulièrement problématique, notamment lorsque l’entreprise débitrice est dépendante de certains fournisseurs stratégiques. Elle risque alors de voir sa chaîne d’approvisionnement et sa capacité de production affectées.
  • Perte d’avantages commerciaux : la perte de confiance des fournisseurs peut amener ses derniers à revoir les avantages commerciaux préalablement accordés. Les délais de paiement peuvent par exemple être raccourcis, les futurs escomptes refusés et les conditions de paiement renforcées.
  • Réduction de la performance économique : Les fournisseurs, en réponse aux retards de paiement, peuvent refuser de fournir des innovations stratégiques à l’entreprise concernée, ce qui peut nuire à la performance, au développement et à la réputation de cette dernière.

III. Les solutions pour répondre à l’allongement des délais de paiement

Comme évoqué, les retards de paiement ne sont profitables à aucune des parties. Il est donc essentiel de mettre en place des solutions qui permettront de répondre à cet enjeu majeur.

Dès le 1er septembre 2026, la réglementation imposera à toutes les entreprises françaises de recevoir des factures au format électronique. Les Grandes entreprises et ETI seront également dans l’obligation d’émettre leurs factures électroniques, tandis que les PME et TPE seront concernées par cette dernière obligation à partir du 1er septembre 2027. 

Cette réforme permettra aux entreprises de réduire significativement leurs délais de paiement et ce pour plusieurs raisons :

  • Le caractère nativement électronique des factures : les données présentes sur les factures sont automatiquement reconnues et lisibles par un ordinateur, supprimant par la même occasion les traitements manuels et les éventuelles erreurs pouvant être commises, ainsi que les étapes de scan et vidéo-codage, responsables en partie de l’allongement des délais de paiement.  
  • Le statut des factures : dans le cadre de la réforme, le cycle de vie de la facture est représenté par un statut dans le PPF (portail public de facturation), amené à évoluer au fil du temps : déposée, rejetée, refusée, prise en charge, approuvée, paiement transmis, encaissée, etc… Ce statut, visible par le fournisseur comme par le client, permet d’améliorer la transparence et la communication entre les deux parties, et permet à la direction financière d’avoir une visibilité claire et en temps réel sur les factures en attente de paiement qui doivent être traitées en priorité.

Pour autant, la facturation électronique seule, n’est pas suffisante. Pour lutter efficacement contre les retards de paiement, il est essentiel de l’accompagner d’une solution Procure to Pay, qui permet d’automatiser intégralement le traitement des factures.

A titre d’exemple, l’éditeur de solution P2P Basware déclare que ses clients traitent 89 % de leurs factures sans aucune intervention manuelle, ce qui permet à 93 % d’entre elles d’être prêtes à être payées avant la date d’échéance.

Le déploiement d’une solution Procure to Pay au sein de votre organisation offre de nombreux leviers pour réduire de manière drastique vos délais de paiement :

  • La création et la gestion des engagements de dépenses : L’absence de bon de commande rend impossible le traitement automatisé des factures car aucun rapprochement automatique ne peut être fait. L’équipe comptable doit traiter manuellement ce qui est alors considéré comme « une exception ». Un contrôle et une vérification approfondis doivent être menés auprès de l’auteur de l’acte d’achat, pour s’assurer notamment qu’il ne s’agit pas d’une tentative de fraude. Ces étapes supplémentaires peuvent être à l’origine d’un paiement hors délai. A contrario, les solutions P2P permettent de créer des engagements de dépenses dès le début du processus d’achat et de les rattacher automatiquement aux factures correspondantes.
  • Centralisation de la réception des factures : de nombreuses solutions Procure to Pay sont dotées d’un « portail fournisseurs » sur lequel ces derniers peuvent directement déposer leurs factures que viendront récupérer les équipes comptables ou financières du client. Fini le temps perdu à envoyer des documents par email ou par voie postale, sans compter le temps alloué à retrouver des documents égarés.
  • Tracabilité et visibilité de bout en bout : les solutions P2P permettent de digitaliser et d’automatiser l’ensemble de vos processus de traitement. D’une part, les tâches manuelles et les erreurs humaines, régulièrement responsables de l’allongement des délais de paiement sont supprimées.

    D’autre part, ces solutions offrent une traçabilité globale depuis l’acte d’achat jusqu’à l’ordonnacement du paiement des factures. Vos équipes comptables bénéficient ainsi d’une visibilité en temps réel sur le statut de chaque facture, ce qui leur permet de prioriser celles à valider et payer en priorité.
  • Mise en place et suivi des KPI : c’est une mesure essentielle à prendre, dans une logique de contrôle et de vérification des processus. En un clin d’œil, ils permettent de détecter les éventuels goulots d’étranglement au sein de l’organisation, afin de prendre les mesures adéquates pour les résoudre. Pour éviter les retards de paiement, il est important de régulièrement vérifier 3 KPI spécifiques : les délais de paiement fournisseurs, les délais de traitement et le taux de factures payées dans les délais. Quand bien même ils peuvent être calculés manuellement, il est préférable de s’appuyer sur des solutions d’automatisation pour une meilleure précision et fiabilité.
  • Intégration avec les systèmes comptables ou les ERP pour automatiquement transmettre le bon à payer afin de garantir un règlement des échéances dans les temps.

Enfin, il est essentiel de sensibiliser et former vos collaborateurs sur les enjeux et sur les risques encourus en cas de retards de paiement, car ce sont eux qui sont garants du respect des délais de paiement au sein de votre entreprise. Cela peut passer par des sessions de formations, l’analyse de cas pratiques ou la formation sur des solutions logicielles dédiées.

Lorsqu’ils ne sont pas maîtrisés, les délais de paiement peuvent devenir une véritable bête noire pour vos Directions Comptables et Financières et engendrer des conséquences néfastes pour votre organisation.

Les solutions d’automatisation des processus Procure to Pay apparaissent aujourd’hui comme l’une des meilleures leviers pour répondre à cet enjeu majeur. Cependant, la mise en place d’un tel projet n’est pas toujours facile et peut faire l’effet d’une réelle disruption au sein de votre organisation, affectant vos équipes et vos processus. Pour assurer l’efficacité et la réussite de cette transition, les experts de fluxym, fort de plus de 20 années d’expertise, vous accompagnent à chaque étape de votre projet.