E-invoicing

E-invoicing : définition

L’e-invoicing est l’émission, la transmission et la réception d’une facture dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique par les systèmes du fournisseur et du client.

Une facture électronique ne se résume pas à un PDF envoyé par e-mail : ses données doivent être exploitables, acheminées et contrôlées selon le cadre applicable. Ce sujet mobilise principalement les équipes suivantes : Finance, comptabilité, fiscalité, achats, ventes, IT et sécurité. La valeur recherchée peut se résumer ainsi : conformité, automatisation et accélération des échanges.

Le terme en bref

• Définition : L’e-invoicing est l’émission, la transmission et la réception d’une facture dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique par les systèmes du fournisseur et du client.
• Autres appellations : facturation électronique, electronic invoicing.
• Nature : échange structuré de factures électroniques.
• Équipes concernées : Finance, comptabilité, fiscalité, achats, ventes, IT et sécurité.
• Valeur principale : conformité, automatisation et accélération des échanges.

Comment fonctionne l’e-invoicing ?

La facture est créée à partir des données de vente, convertie dans un format structuré accepté, contrôlée puis transmise par le canal prévu. Le destinataire l’intègre dans son système et renvoie des statuts de traitement.

1. Créer une facture exacte avec les données et mentions requises.
2. Générer un format structuré ou hybride conforme au scénario d’échange.
3. Acheminer la facture via la plateforme ou le réseau approprié.
4. Intégrer, contrôler, traiter et conserver la facture et ses statuts.

À quoi sert l’e-invoicing en entreprise ?

L’e-invoicing permet notamment de :

• Supprimer la ressaisie des données de facture.
• Réduire les erreurs, doublons et délais de traitement.
• Automatiser le rapprochement et les workflows financiers.
• Respecter les obligations de facturation électronique et de transmission associée.

Un exemple d’e-invoicing

Un fournisseur émet une facture Factur-X depuis son ERP. La plateforme agréée contrôle les données structurées, identifie la plateforme du client et transmet le flux. Le client intègre les données sans saisie, rapproche la facture de la commande et renvoie un statut de traitement

Quelle différence entre l’e-invoicing et la dématérialisation d’une facture ?

La dématérialisation peut simplement remplacer le papier par un PDF ou une image. L’e-invoicing repose sur des données structurées qui permettent un échange et un traitement automatiques. Un PDF simple n’apporte donc pas le même niveau d’interopérabilité.

Quels sont les principaux enjeux de l’e-invoicing ?

Les principaux enjeux dépassent la seule dimension technologique. Ils concernent également l’organisation, les données, les responsabilités, les contrôles et l’adoption des processus :

• Adapter les données et processus aux formats et règles applicables.
• Choisir une plateforme agréée et clarifier son articulation avec les outils existants.
• Traiter les cas complexes : acomptes, avoirs, auto-facturation, international et secteur public.
• Sécuriser l’identité, les accès, l’intégrité et l’archivage.
• Transformer l’obligation en amélioration réelle des processus AP et AR.

Pour aller plus loin

Voici quelques notions complémentaires à explorer : E-reporting, Plateforme agréée, Cycle de vie d’une facture électronique.

Sources utiles

• Commission européenne – What is eInvoicing
• DGFiP – Facturation électronique

FAQ