Procure to Pay : définition

Le Procure to Pay, ou P2P, désigne le processus qui couvre l’ensemble du cycle d’achat, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur. Il comprend notamment la demande d’achat, les approbations, l’émission de la commande, la réception des biens ou des services, le traitement de la facture, sa comptabilisation et son règlement.

Il mobilise les équipes achats, les métiers, la comptabilité fournisseurs, la finance, la trésorerie et l’IT

Le terme en bref

• Définition : processus allant de la demande d’achat au paiement du fournisseur.
• Autres appellations : P2P, Purchase-to-Pay.
• Nature : processus transactionnel impliquant les services achats et finance.
• Objectifs principaux : maîtriser les engagements de dépenses, automatiser les traitements et respecter les délais de paiement.

Comment fonctionne le Procure-to-Pay ?

Le processus se décompose généralement en six étapes :

• Créer et approuver la demande d’achat, en respectant la politique achats et le budget disponible
• Émettre et envoyer la commande au fournisseur selon le canal approprié
• Enregistrer la réception du bien ou du service
• Capturer et contrôler la facture, en la rapprochant de la commande et de la réception
• Comptabiliser la facture selon les règles d’imputation
• Valider le bon à payer de la facture.

À quoi sert le Procure-to-Pay en entreprise ?

• Améliorer la visibilité sur les engagements de dépenses
• Limiter les achats sauvages et factures sans commandes
• Automatiser le traitement des factures conformes et concentrer les équipes sur les exceptions
• Prévenir les erreurs de saisie et de paiement
• Respecter les délais de paiement.

Exemple de processus Procure-to-Pay

Un collaborateur demande une prestation de maintenance. Son manager et le responsable budgétaire approuvent la demande, puis une commande est créée et envoyée au fournisseur. Après intervention, le demandeur enregistre la réception. La facture reçue est rapprochée automatiquement avec la commande et la réception. Si les informations correspondent, elle est validée, comptabilisée puis payée à l’échéance.

Quelle différence entre le Procure-to-Pay et le Source-to-Pay ?

Le P2P couvre l’exécution transactionnelle, de la demande au paiement. Le Source-to-Pay ajoute les étapes stratégiques en amont de l’achat : l’analyse des dépenses, le sourcing, la sélection des fournisseurs, la négociation, la gestion des contrats et la qualification du panel fournisseurs. Le P2P applique au quotidien les conditions négociées en amont.

Quels sont les principaux enjeux du Procure-to-Pay ?

• Concevoir des demandes d’achat simples qui capturent les données nécessaires au contrôle du fournisseur
• Augmenter le taux de couverture achat et d’application des conditions négociées contractuellement
• Réduire les factures sans commande et mieux gérer les exceptions
• Automatiser le rapprochement des commandes, réceptions et factures
• Concentrer les équipes comptables sur des taches plus utiles.

Pour aller plus loin

Découvrez notre expertise Procure-to-Pay, l’approche Source-to-Pay et les enjeux de contrôle des dépenses.

Notions complémentaires à explorer : Invoice-to-Pay, Rapprochement à trois voies.

FAQ

Le P2P commence-t-il toujours par une demande d’achat ?

La demande d’achat est recommandée car elle permet de vérifier le besoin, le budget, le fournisseur et les approbations avant tout engagement.
Certaines dépenses peuvent toutefois suivre un circuit spécifique. C’est notamment le cas des factures récurrentes, des abonnements, des dépenses réglementées, des frais professionnels ou des achats urgents.
Ces exceptions doivent rester encadrées afin de préserver la traçabilité et le contrôle des dépenses.

Qu’est-ce qu’une facture touchless ?

C’est une facture traitée automatiquement sans intervention humaine. Ce traitement automatisé est possible lorsque les données de la facture sont fiables, que le rapprochement avec la commande et la réception est réussi et que les règles d’approbation sont respectées.
Les factures qui présentent une anomalie, un écart de montant, une absence de commande ou un litige sont orientées vers un traitement en exception.

Quels indicateurs permettent de mesurer la performance du Procure-to-Pay ?

Suivez le taux de factures avec commande, le taux de rapprochement automatique, le délai moyen de traitement d’une facture, la part des paiements à l’heure, le coût par facture et le volume d’exceptions.

Passez à l’action

Vous souhaitez automatiser votre Procure to Pay tout en renforçant les contrôles et l’expérience utilisateur ? Fluxym vous accompagne dans le diagnostic de vos processus, la définition de votre feuille de route et le déploiement de solutions adaptées à vos enjeux achats et finance.