Lettrage des comptes clients

Lettrage des comptes clients : définition

Le lettrage des comptes clients consiste à rapprocher un encaissement des factures, des avoirs ou des autres écritures qu’il règle, afin de mettre à jour le solde du client.

Il transforme un mouvement bancaire en information comptable affectée, indispensable pour connaître les créances réellement ouvertes. Ce sujet mobilise principalement les équipes suivantes : Comptabilité clients, trésorerie, recouvrement, finance et IT. La valeur recherchée peut se résumer ainsi : soldes fiables, relances exactes et visibilité du cash.

Le terme en bref

• Définition : Le lettrage des comptes clients consiste à rapprocher un encaissement des factures, des avoirs ou des autres écritures qu’il règle, afin de mettre à jour le solde du client.
• Autres appellations : cash application, rapprochement des encaissements.
• Nature : opération de rapprochement comptable.
• Équipes concernées : Comptabilité clients, trésorerie, recouvrement, finance et IT.
• Valeur principale : soldes fiables, relances exactes et visibilité du cash.

Comment fonctionne le lettrage des comptes clients ?

Les relevés bancaires et les avis de paiement sont collectés. Le système recherche les correspondances à partir du client, du montant, des références, des dates et de l’historique. Les propositions fiables sont appliquées automatiquement ; les ambiguïtés sont traitées par un gestionnaire.

1. Importer les encaissements et les informations de remise disponibles.
2. Identifier le payeur et rechercher les écritures ouvertes compatibles.
3. Appliquer les règles de lettrage total, partiel, groupé ou avec écart.
4. Traiter les exceptions et mettre à jour les soldes, relances et prévisions.

À quoi sert le lettrage des comptes clients ?

Le lettrage des comptes clients permet notamment de :

• Éviter de relancer un client qui a déjà payé.
• Réduire les comptes d’attente et les recherches manuelles.
• Fiabiliser les balances âgées et les indicateurs de recouvrement.
• Accélérer la clôture et la prévision de trésorerie.

Exemple de lettrage des comptes clients

Un virement de 9 950 euros mentionne trois numéros de facture pour un total de 10 000 euros. Le système identifie les factures et signale un écart de 50 euros. Le gestionnaire constate une retenue convenue, enregistre le motif et solde les écritures selon la règle comptable définie.

Quelle différence entre le lettrage des comptes clients et le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire vérifie la cohérence entre les écritures de banque en comptabilité et le relevé bancaire. Le lettrage client affecte un encaissement précis aux créances ouvertes du client. Les deux opérations sont liées, mais ne répondent pas à la même question.

Quels sont les principaux enjeux du lettrage des comptes clients ?

Les principaux enjeux dépassent la seule dimension technologique. Ils concernent également l’organisation, les données, les responsabilités, les contrôles et l’adoption des processus :

• Obtenir des références de paiement riches et cohérentes.
• Gérer les paiements groupés, partiels, déductions et devises.
• Éviter les faux rapprochements automatiques lorsque plusieurs scénarios sont possibles.
• Partager immédiatement le résultat avec le recouvrement et le service client.
• Analyser les causes d’exception pour améliorer les règles et données en amont.

Pour aller plus loin

Quelques notions complémentaires à explorer : AR Automation, Invoice to cash, Recouvrement de créances.

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