Order to Cash : définition

L’Order to Cash (ou O2C) est le processus complet qui couvre l’ensemble du cycle client , de la prise de commande client jusqu’à la livraison, la facturation, l’encaissement et la clôture de la créance.

Il coordonne les équipes commerciales, l’administration des ventes, le crédit client, les opérations, la facturation, la comptabilité clients, le recouvrement, la trésorerie et les systèmes d’information autour d’un même objectif : transformer une commande en revenu effectivement encaissé.

Comment fonctionne l’Order to Cash ?

La performance de l’Order-to-Cash repose sur trois priorités : sécuriser le chiffre d’affaires, améliorer l’expérience client et accélérer les encaissements. Il se décompose généralement en quatre étapes principales :

1. Capturer et valider la commande, les prix, les conditions commerciales et les limites de crédit
2. Préparer et exécuter la commande pour produire une preuve de livraison
3. Émettre et transmettre la facture, avec les justificatifs nécessaires, par le canal approprié
4. Suivre l’encaissement, rapprocher et lettrer le paiement, gérer les litiges et recouvrer les montants échus.

À quoi sert l’Order to Cash en entreprise ?

L’Order to Cash permet de :

• Réduire les erreurs qui retardent la facturation, le rapprochement ou le paiement
• Améliorer la visibilité sur les commandes, les revenus, les encaissements et les prévisions de trésorerie
• Coordonner la résolution des litiges entre le commerce, les opérations et la finance.
• Piloter le risque client, le DSO et le besoin en fonds de roulement
• Améliorer l’expérience client grâce à des factures fiables et à un suivi plus transparent.

Exemple de processus Order to Cash

Un client souscrit une prestation annuelle. Lors de la commande, le système vérifie les conditions contractuelles, les tarifs applicables et la limite de crédit du client. La preuve de réalisation du service déclenche la facturation. Si le client conteste une option non prévue, le commerce, les opération et la comptabilité analysent le dossier et émettent si nécessaire une facture rectificative. Une fois perçu, paiement est rapproché avec la facture correspondante et lettré.

Quelle différence entre l’Order to Cash et le Quote-to-Cash ?

Le Quote-to-Cash commence dès la configuration de l’offre et inclut le devis ainsi que la négociation commerciale. L’Order to Cash commence généralement à la commande acceptée. Le Q2C ajoute donc les étapes commerciales qui déterminent le prix, la configuration et le contrat.

Quels sont les principaux enjeux de l’Order to Cash ?

Les principaux enjeux de l’O2C sont les suivants :

• Éviter les ruptures de données entre le CRM, l’ERP, les outils logistiques, la facturation et les systèmes bancaires
• Aligner les conditions commerciales avec les règles de crédit et de facturation.
• Produire rapidement les preuves de livraison ou de réalisation nécessaires à la facturation client
• Améliorer la visibilité sur le cash prévisionnel et les risques d’impayés
• Partager les litiges avec les bons interlocuteurs et suivre leur résolution
• Automatiser le rapprochement et le lettrage des paiements
• Mesurer la performance du processus de bout en bout, pas uniquement pour chaque service.

Pour aller plus loin

Pour approfondir, découvrez notre expertise Order-to-Cash, nos conseils sur la gestion du poste client et les enjeux de la facturation électronique.

Notions complémentaires à explorer : Invoice to cash, Credit Management, Cycle de facturation client.

Sources utiles

• Fluxym – Lancement de l’expertise Order-to-Cash
• Esker – Order-to-Cash

FAQ

Quelles équipes participent à l’O2C ?

L’Order-to-Cash mobilise généralement les équipes commerciales, l’administration des ventes, le crédit client, les opérations, la logistique, la facturation, la comptabilité clients, le recouvrement, la trésorerie et l’IT.

Quel est le début du processus ?

Le plus souvent le processus commence lorsqu’une commande est validée, même si certains modèles élargissent le périmètre au devis et au contrat.

Quels indicateurs permettent de mesurer la performance de l’Order-to-Cash ?

Le DSO est important mais insuffisant. Pour obtenir une vision complète de la performance O2C, il est également pertinent de suivre D’autres indicateurs comme le délai entre la livraison et l’émission de la facture , le nombre et le montant des litiges ou le taux de rapprochement et de lettrage automatique

Pourquoi digitaliser l’O2C ?

La digitalisation de l’Order to Cash permet de réduire les ressaisies, de fiabiliser les données et d’automatiser les tâches répétitives. L’objectif est de fluidifier l’ensemble du cycle client pour éviter les retards de paiements et simplifier la gestion du cash.

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