Voici un retour d’expérience sur la mise en œuvre d’une solution de Source to Pay. L’adage de La Fontaine « rien ne sert de courir, il faut partir à point » y trouve tout son sens et ce quelle que soit la solution choisie. Voici pourquoi :
Avancer sûrement
Comme le disait Alexander Graham Bell, la préparation est la clé du succès et nous n’avons de cesse que de le répéter lors de chaque projet, chaque phase d’avant-vente et dans notre méthodologie. Se préparer signifie :
- Définir clairement ses processus cibles
- Aligner toutes les parties prenantes sur ces processus
- Un programme de transformation solide soutenu par le top management
- La stratégie mise en place est basée sur des objectifs de ROI (efficience, productivité, gains…)
- Le service informatique est informé et préparé car il devra intervenir (interfaces, SSO…)
- Les données sont enfin prêtes ! C’est véritablement un point noir.
En réalité, le fait que les données soient clés n’est plus à démontrer. Particulièrement lorsque l’on s’oriente vers une nouvelle ère de la digitalisation (Intelligence artificielle, Robotic Process Automation, analyse prédictive…)
Voyons les choses de façon positive : » quality in, quality out ». C’est pourquoi, il est essentiel de commencer à minima par nettoyer votre base de données fournisseurs, en particulier s’il existe dans votre entreprise plusieurs bases qui seront consolidées dans un outil de Source to Pay.
Avancer lentement
Chaque organisation recherche la solution la plus puissante pour couvrir l’ensemble des processus d’achats, voire même au-delà. Il est effectivement important de choisir un système qui puisse grandir en même temps que la maturité de votre entreprise. Mais cela ne signifie pas pour autant tout déployer simultanément. Aucune organisation, même les plus structurées, ne sont en mesure d’absorber le déploiement global d’une solution de Source to Pay.
Il est donc obligatoire de découper le projet en plusieurs phases selon les objectifs de ROI et les axes stratégiques de l’entreprise. Toujours la fameuse méthode « crawl, walk, run « .
Il est également nécessaire d’accepter que certaines tâches ne puissent pas être automatisées, ou du moins que le coût de leur automatisation soit bien supérieur aux gains attendus.
En conclusion, les fondements d’une solution stable et fiable qui apporte les bénéfices attendus sont obtenus par un travail de préparation approfondi et la stratégie de développement appropriée.