Les projets VMS qui réussissent ont au moins un point commun : ils ont été bien préparés en amont. La phase de cadrage conditionne l’ensemble du déploiement. C’est là que se joue la différence entre un VMS qui transforme les pratiques achats et un outil qui reste sous-utilisé.
Grâce aux expertises communes de Fluxym et Eleven VMS, leader européen du Vendor Management System, nous proposons une méthode en quatre étapes structurantes pour aborder votre projet avec les bonnes bases.
Évaluer sa maturité achats et sa maturité projet
Cette évaluation de l’existant porte sur deux dimensions :
- La maturité achats couvre le volume de dépenses en prestations intellectuelles et le nombre de fournisseurs référencés, le niveau de digitalisation des processus existants, la cartographie des parties prenantes internes et leurs attentes, et les besoins à court, moyen et long terme.
- La maturité projet est tout aussi déterminante. Elle évalue la capacité réelle de l’organisation à conduire un projet de transformation : disponibilité et expérience des équipes projet, clarté de la gouvernance, niveau de risque identifié, et identification des gains attendus (ROI).
Cette évaluation intègre six critères opérationnels : maturité achat, nombre d’entités, nombre d’utilisateurs, nombre de process, nombre de fournisseurs, et maturité projet. C’est la combinaison de ces variables qui détermine la durée et la complexité réelles du déploiement.
Eleven VMS propose un outil d’auto-évaluation de la maturité achats qui permet d’objectiver ce diagnostic en quelques étapes.
Définir le périmètre, les objectifs et les prérequis du projet
Le scoping définit le périmètre projet concret et repose sur quatre questions :
- Quel périmètre fonctionnel ? Les catégories d’achats concernées (IT, ingénierie, conseil, marketing), les modes d’engagement (régie, forfait, CDS), les géographies. Le principe est de commencer sur un périmètre restreint mais représentatif, pour créer des quick wins mesurables dès les premiers mois, avant d’étendre par vagues.
- Quelles parties prenantes ? Le sponsor projet doit être identifié dès cette étape : un profil Direction Achats ou IT, disponible et capable de prendre des décisions. Les key users, eux aussi, doivent être désignés et disponibles avant le go-live et tout au long du projet.
- Quels prérequis sont-ils réunis ? Avant de lancer un déploiement, cinq conditions doivent être vérifiées : une équipe projet dédiée, et disponible (project leader, sponsor, key users) ; les processus achats cibles clairement identifiés ; un périmètre prioritaire défini ; une revue des éléments existants (ERP, contrats, données) réalisée ; les risques projet identifiés ; et les bénéfices [MB37.1]attendus formalisés.
- Quels objectifs mesurables ? Chaque objectif doit être formulé avec un KPI concret : économies sur les TJM, réduction du temps moyen de sourcing, réduction du temps de gestion des prestations intellectuelles, taux de conformité aux grilles tarifaires, taux d’adoption des prescripteurs, réduction des délais de facturation. Ces indicateurs deviendront les critères de succès du business case et les KPI de suivi post-déploiement.
Construire un business case chiffré
Le business case est l’outil central pour convaincre en interne et sécuriser le budget. Bien construit, il répond à deux questions : pourquoi avons-nous besoin d’un VMS ? Et pourquoi cette solution en particulier ?
Pour démontrer le besoin, le business case s’appuie sur les enjeux identifiés lors du diagnostic : manque de visibilité sur les dépenses, coûts cachés de la non-digitalisation (double saisie, erreurs manuelles, délais de sourcing), et risques juridiques liés à une gestion fragmentée des prestataires. Les chiffres projetés viennent justifier que le VMS permet en moyenne de diviser par deux le temps de sourcing, de réduire de 30 % les tâches administratives liées à la gestion des achats de prestations, et de générer en moyenne 11 % d’économies sur les coûts de prestations intellectuelles grâce à la mise en concurrence systématique (données Eleven VMS).
Le second volet compare les solutions envisagées sur des critères précis : coût total, couverture fonctionnelle, ergonomie, capacité d’intégration avec l’ERP et les outils existants, qualité de l’accompagnement au changement. Eleven VMS met à disposition un calculateur de ROI du VMS qui permet d’estimer ces gains en fonction du périmètre et du volume de dépenses de l’organisation.
Choisir sa solution VMS avec les bons critères
Cinq critères sont importants pour choisir son VMS :
- La couverture du cycle S2P complet : du sourcing à la facturation, avec des tableaux de bord de pilotage en temps réel.
- La capacité d’intégration avec l’ERP, les outils d’e-procurement et le SIRH existants : c’est ce qui élimine la double saisie et garantit la fiabilité des données.
- L’ergonomie : une interface intuitive réduit les besoins en formation et conditionne directement le taux d’adoption.
- La qualité de l’accompagnement au changement : la technologie ne suffit pas. La capacité du partenaire à accompagner le déploiement et gérer les résistances est un critère aussi important que les fonctionnalités.
- La protection juridique : sur le marché français, certains VMS intègrent nativement des mécanismes de prévention des risques liés aux prestations intellectuelles (délit de marchandage, requalification, prêt illicite de main-d’œuvre).
Un point de vigilance souvent sous-estimé lors de la sélection : un VMS est une solution structurée, pas un outil 100 % sur-mesure. Les organisations qui abordent le projet avec l’idée de tout paramétrer selon leurs habitudes existantes se heurtent rapidement à une réalité : trop de solutions de contournement entravent l’adoption. Le bon réflexe est plutôt d’utiliser le projet VMS comme une opportunité de standardiser et simplifier les processus
La méthode compte autant que la technologie
Un projet VMS réussi est souvent une question de préparation. Les organisations qui investissent dans cette phase de cadrage en amont repartent avec un périmètre validé, un sponsor engagé, un business case chiffré et des parties prenantes alignées.
C’est ce qui fait en sorte qu’un VMS devient un levier stratégique. Pour évaluer où vous en êtes, diagnostiquez vos processus achats avec Fluxym ou calculez dès maintenant le ROI de votre futur VMS.